Almacenamiento y Acceso Seguro de Documentos Fiscales Facturas Electronicas y Boletas Electronicas Cloud

 

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Para dar cumplimiento con los requisitos que la autoridad fiscal de cada país requiere en almacenamiento y acceso de los CFDi por al menos 5 años1 y DTE por 6 años2, Novohit® pone a su disposición el módulo EINV Cloud para almacenamiento por medio electrónico, seguro y encriptado de documentos fiscales Electrónicos (Facturas y Boletas según los documentos fiscales de cada país).

Descripción de los Servicios EINV Cloud

  1. Almacenamiento ilimitado de todas las facturas y/o boletas generadas por los módulos de Novohit que cuentan con la facturación y/o boletas electrónicas. En los formatos XML y representaciones gráficas PDF, por el tiempo obligatorio previsto por la ley de cada país.
  2. Esquema de encriptación y seguridad de facturas y/o boletas, sus facturas y/o boletas estarán almacenadas y encriptadas fuera del alcance de terceros no autorizados.
  3. Integración de Contabilidad Electrónica (solo caso México).
  4. Generar Links de descarga y enviarlos a sus clientes para que ellos a su vez puedan descargar sus facturas y/o Boletas electrónicas3
  5. Plataforma segura para que su personal autorizado pueda acceder de manera controlada a una extranet Cloud para visualizar y descargar y compartir links de todas las facturas de forma fácil e intuitiva3.

Activación del Servicio

Contactar a nuestro nuestro Equipo Administrativo para solicitar detalles al respecto, el módulo ya está listo y a su disposición para ser usado hoy mismo y respaldar sus facturas HOY!

Preguntas Frecuentes

Ahora que el SAT (México) ofrece descargar las facturas del propio portal, ¿me sirve este servicio?

El almacenamiento de CFDi de Novohit les permite cumplir con la responsabilidad que tiene el contribuyente de resguardar de forma segura todas sus facturas digitales en formato XML, PDF y bitácora de generación. El requisito de ley es independientemente de que el SAT disponiblice las facturas a través de su plataforma.

Recordando que el mínimo requerido en el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) es de 5 años y por el Código de Comercio de acuerdo a los Artículos 38 y 46 deben conservarse por un plazo mínimo de diez años. En algunos casos puede ser mayor, por ejemplo si se hubieran disminuido pérdidas fiscales, en cuyo caso, el contribuyente está obligado, por disposición legal, a proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida, lo que podría ampliar el plazo a 15 años o más.

¿Es necesario tener una IP Fija?

Sí, ya que por motivos de seguridad, la sincronización entre las boletas del servidor local y las boletas de la plataforma cloud einv.novohit.com requieren una IP WAN Fija para evitar suplantación de identidad. Si usted no puede implementar una IP Fija, contacte a nuestro staff de Soporte colocando un ticket.

¿Se pueden enviar las facturas por correo?

Si. Novohit envía correos electrónicos al receptor del documento fiscal desde los diferentes puntos de facturación: Caja recepción, Caja POS y Cuentas por Cobrar.

NOTA: Usuarios Novohit en Chile, ver esta página.


¿Afecta en algo el rendimiento de Novohit en cuanto al tiempo de búsqueda y re-facturación de Folios en Cuentas por Cobrar, cuentas en Front Office o Puntos de Venta?

No, el backup es transparente a estas operaciones. Es decir, no afecta en el rendimiento.

¿Cómo funciona y cada cuando realizaría el backup de los CFDIs, DTEs o Boletas Electrónicas?

Se realiza automáticamente un backup de los archivos de CFDi, DTE o Boletas cada 24 horas en nuestro servidor Cloud seguro durante la noche cuando hay poca actividad en su compañía.

En su servidor local no se almacenarán documentos electrónicos, por lo que en caso de requerir una copia, por ejemplo, debido a una auditoria, podrán solicitarlos el rango de fecha vía ticket y nuestro equipo les facilitará un archivo con todas las facturas de este rango de fechas, esto podrá incurrir en costo adicional en caso no cuente con el servicio EINV Cloud.

Tendrán acceso a una plataforma segura Cloud para que ustedes mismos entren a consultar y descargar facturas y compartir links de descarga para sus clientes, en el caso de Chile, esto es obligatorio por ley.

¿Hay alguna solución para que el almacenamiento sea local, por ejemplo con más discos duros en nuestro servidor?

Por motivos de seguridad de ustedes y de estabilidad del sistema, NO se realizarán almacenamientos en discos duros locales ni externos (periféricos) ya que pueden afectar el rendimiento y/o estabilidad del sistema.

Adicionalmente, los discos duros tienen un limite de capacidad, en el caso Cloud no es así.

Además, teniendo un disco duro externo los expone a extracciones no deseadas de las facturas electrónicas (p.ej. que alguien tome el disco duro con todas sus facturas).

¿Podré acceder a mis facturas desde un Explorador de archivos?

Si, con la plataforma EINV Cloud podrán acceder, descargar y generar a todos sus facturas pasadas desde un explorador de archivos pero en la nube o Cloud.

¿Está integrado a la Contabilidad Electrónica?

Si, nuestra plataforma Cloud está integrada a las Boletas Electrónicas, Facturación Electrónica que a la Contabilidad Electrónica.

¿En que países puedo usar el Módulo de Almacenamiento de Documentos Fiscales, Boletas y Facturas Electrónicas?

En todos aquellos donde exista cualquiera de estos requerimientos de Ley

  • Facturación Electrónica
  • Contabilidad Electrónica (México)
  • Boletas Electrónicas (Chile)

¿Cuáles son los beneficios de este servicio?

  • Cumplir con la responsabilidad que tiene el contribuyente de resguardar de forma segura todas sus facturas digitales en formato XML, PDF y bitácora de generación
  • Liberación automática del espacio de memoria permanente (disco HD) de su servidor por facturas que generan en la operación diaria de los módulos PMS (Front Office) y POS
  • Tiene a su disposición las facturas por mes y año, solicitándolos por ticket.
  • Esquema listo para cualquier novedad que los órganos fiscales impongan a futuro

Términos Comerciales Universales

Para los términos comerciales, ver help.novohit.com > SLA Español > Términos Comerciales Universales


1) Legislación Mexico: http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/preguntas_frecuentes/Documents/PregFrecTec.pdf  PREGUNTA 23

2) Legislación Chile: http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_2356.htm

3) Los backups cloud están disponibles inmediatamente. La plataforma de links para boletas electrónicas es obligatorio en el caso de Chile.

Por motivos de seguridad de los clientes, NO se realizarán almacenamientos en discos duros locales y externos (periféricos).


Novohit Help Desk