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Crear y asignar accesos a aplicaciones operaciones y reportes - Usuarios roles y permisos Novohit HotelRSV

Control de los Accesos a las Aplicaciones de novohit.

Debe Asignarle Permisos de Acceso a un Usuario que ya este definido a traves de la creacion de un ROL, en novohit, gracias a los algorimos inteligentes de nuestras aplicaciones, crear un ROL se realizan TRES SIMPLES PASOS:

1) Definir un Rol que representará las funciones que los usuarios realizarán.
    O bien modificarlo, es probable que el rol haya sido definido durante la puesta en marcha, verifique entre los roles existentes.
2) Asignar al Rol los permisos de accesos a menus y reportes.
3) Asignar "al" o a "los" Usuarios el Rol que le corresponda.

El resultado será que las opciones en los menús quedarán activas para los roles que tengan permiso y desactivas para los que no.

Para Agregar un Usuario nuevo a novohit:

Manual de usuario: https://novohit.atlassian.net/wiki/display/NVHDOCES/Define+Usuarios

Entrar en la opción Configuraciones > Define Usuario

La contraseña debe tener un mínimo de 8 caracteres y un máximo de 14.

1) En Tipo de usuario seleccionar la opción "Empresa"

2) En nivel de acceso deben seleccionar "Definicion" si tiene acceso a los parametros y "Operacion" si solo está en el área operativa * Nota 2

3) Si su usuario debe de tener acceso remoto (físicamente fuera del Hotel), debe de solicitar mediante help.novohit.com la asignación de acceso remoto. La solicitud debe provenir de la Dirección General o representante legal en carta membretada y firmada y debe incluir:

3.1) El username

3.2) La IP o el rango de IP de la cual dicho usuario deberá acceder.

3.3) Justificación del acceso remoto.

3.4) El siguiente texto:

"Entiendo que asignar permisos remotos a usuarios significa que dicho usuario puede realizar operaciones y extraer información privilegiada fuera del ambiente de trabajo. Nuestra empresa asume toda la resposabilidad al asignar acceso remoto a los usuarios del sistema."

Nota: Solo se podrán asignar un número limitado de usuarios remotos.

4) Tipo-Cargo de Funcionario: Seleccione el valor que corresponda al tipo de funcionario.

5.a) Si usted tiene una sola pripiedad u oficina de atencion, seleccione por defecto la unica presente o selecione la Oficina de Atención que corresponda.

5.b) Si el usuario debe acceder a más de una propiedad, para otorgarle los permisos correspondientes, debe solicitar mediante nuestra mesa de ayuda:

5.b.1) El username

5.b.2) a que hoteles debe acceder

Para dar de alta Tipos de Funcionario: 

Configuraciones→Configuración Back Office→ Funcionarios y Empleados→ Define Cargo o Puesto del Funcionario

Para desactivar un usuario

Deberá seleccionarlo con el ícono lápiz y quitar el checkbox "Activo"

Después de crear al usuario, deben asignarle su rol de permisos entrando en la opcion

Configuraciones > Configuraciones Roles Operación > Asigna usuarios a los roles

1) En la ventana del lado izquierdo seleccionar el usuario de la lista y el rol que le desean asignar y presionar el boton "Agregar", no es necesario asignar la compañia. 

2) El usuario con su rol asignado aparecerá en la ventana del lado derecho.

Para modificar Roles

Configuraciones > Configuraciones Roles Operación > Define Roles

1) En la ventana del lado derecho, seleccionar con el lápiz su rol (para conocer su rol, vea el paso anterior).
2) Aparecera una pantalla con todos los accesos, debe seleccionar el portal de operaciones
3) Dar click en Grabar Autorizaciones
4) Dar click en Guardar
5) Salir y entrar nuevamente al sistema.

Esta explicación es válida para cualquier rol y es importante que conozca este procedimiento ya que usted puede autorizar o quitar accesos a aplicaciones para mantener el control y seguridad del sistema.

Verificar las autorizaciones específicas del usuario en función del área operativa a la cual tendra acceso

Eventos y Banquetes

Verificar operaciones de reservaciones asignadas a cada usuario: 

  • Configuraciones > Configura control areas-eventos-equipos > Asigna usuario para control de áreas y eventos

Verificar permisos de autorizaciones para operaciones controladas en reservaciones de espacios: 

  • Configuraciones > Configura control áreas-eventos-equipos > Define puestos y los asigna a usuarios


Operacion de Puntos de Venta

1. Verificar Puestos de Trabajo (roles o permisos) de usuario de puntos de venta:

  • Configuraciones-->Configuración POS-->Define puestos trabajo de POS

2. Verificar Puestos de Trabajo (roles o permisos) asignados a cada usuario de puntos de venta:

  • Configuraciones-->Configuración POS-->Asigna rol a usuario

3. Verificar en cuáles puntos de venta puede trabajar cada usuario:

  • Configuraciones-->Configuración POS-->Asigna Punto de Venta a usuarios


Autorizaciones en Almacen (recepcion de mercancia y Ordenes de compra)

Verificar los roles de usuario que autorizaran las operaciones en almacén:

  • Configuraciones > Configuración Roles de Operación > Define Roles que Autorizan

Verificar las autorizaciones de cada rol por cada area:

  • Configuraciones > Configuración Roles de Operación >Define Autorizaciones de roles por Área

Para más detalles, ver Autorización Inventarios y Autorización por Areas en Roles que Autorizan

*Nota: durante las capacitaciones viene explicada la Definición de Puestos y los roles de autorización según función. Para más información, remítase al manual de uso del módulo dentro de los manuales de novohit®.

 
* Nota 2: Recientemente se realizó una modificación el programa que define y/o modifica usuarios que se encuentra en el menú de configuración para que los usuarios con acceso a esa opción no puedan asignar el nivel de administrador, este nivel solamente lo podrá asignar nuestro departamento de soporte a solicitud de la gerencia de nuestros clientes.

En general los niveles de Administracion, Operacion, Definicion y Consulta son niveles para jerarquizar a los usuarios en función de que puedan o no realizar ciertas operaciones dentro del sistema, p.ej. crear y/o modificar roles de acceso.

Algunas funcionalidades del sistema pueden ser parametrizadas para indicar el nivel de usuario que pueden ejecutarlas, p.ej. extensión de estadías a huéspedes registrados aún cuando no haya disponibilidad de habitaciones, modificación manual de tarifas a reservas o habitaciones registradas, etc.

Disclaimer

Es responsabilidad del Cliente la creación, suspensión, asignación de roles y permisos de sus usuarios. Novohit no es responsable por el uso, permisos asignados y accesos a operaciones y/o información a la cual cada usuario registre en el sistema o información a la cual tenga tenga acceso.

Novohit no es responsable por contraseñas extraviadas o mal uso de las mismas.

Novohit se reserva el derecho de negar la creación de un usuario por motivos de, y no limitado a: potencial problema de seguridad, conflicto de intereses, o incorrecto uso de licencia.

Al crear un usuario o solicitar la creación del mismo, al crear, asignar, modificar roles, otorgar accesos remotos o a múltiples compañias, asignar autorizaciones o solicitar dichas acciones mediante mesa de ayuda; el cliente asume la responsabilidad sobre las operaciones y accesos a información que dichos usuarios tengan. El cliente deberá suspender las cuentas de usuarios que ya no laboren o estén relacionados a Novohit, hotelRSV, y sus servicios asociados analytics.novohit.com, help.novohit.com, etc.