Allotments

En esta aplicación podrá asignar allotment por agencia, de manera particular y específica.

Obligatorio: Es indispensable definir la configuración Básica de Smart Avail para que se comiencen a distribuir sus habitaciones con hotelRSV. Si Smart Avail no está definido, no habrán habitaciones disponibles aún cuando tenga definidas temporadas y tarifas.

Con esta funcionalidad podrá limitar el número máximo de habitaciones que podrá comprar simultáneamente una agencia o una persona.

Podrá definir la cantidad de habitaciones que quiere distribuir en los canales Web; además podrá:

Smart Avail Básico: Determinar puntos de reorden para ajustar o incrementar la disponibilidad habitaciones cuando se hayan agotado online.
ReveMax: Establecer ajustes de precio (en porcentaje) según la cantidad disponible (según inventario). La tarifa aumentará o disminuirá del % definido cada vez que se llegue al punto de reorden (tal como las aerolíneas ajustan el precio de un pasaje según su inventario) o a cero.
Smart Avail Avanzado y sync con Novohit: Compara la disponibilidades de Novohit y de hotelRSV y toma la menor de ambas, esto para evitar overflow o venta indiscriminada (sin control).
Allotment específico por días.
Smart Avail: permite delimitar la cantidad de habitaciones que pueden ser vendidas para una agencia o empresa, y el porcentaje de incremento se aplicará sin importar si la tarifa se cobra en moneda nacional o extranjera.

Para entrar a esta aplicación ingrese en: Front Office → Ventas → Allotment por Agencia / Empresa

Al entrar podrá ver dos secciones:

Busca Asignación de Disponibilidad por Agencia: podrá realizar búsquedas por agencia o fecha.
Disponibilidad de Habitaciones asignadas a agencias: verá una lista de agencias con sus disponibilidades asignadas.

Asignar un Allotment a una Agencia

Para asignar un Allotment a una agencia debe hacer clic en el botón Insertar (Icono verde con signo +) ubicado en el inferior de la lista de agencias (color verde), se mostrará la siguiente pantalla:

En la Sección Define Periodo para Disponibilización de Habitaciones para Agencias / Empresas se debe indicar lo siguiente:

Concepto	Descripción
Agencia o Empresa	Seleccione de la lista desplegable la agencia o empresa a la que se le va a asignar Allotment.
Fecha Desde	Indique la fecha de inicio del uso de la disponibilidad de habitaciones.
Fecha Hasta	Indique la fecha de término del uso de la disponibilidad de habitaciones.
Descripción	Escriba una breve descripción.
Botón Agregar	Haga clic en este botón para empezar a agregar Allotment para esta agencia.
Botón Ignorar	Haga clic en este botón para ignorar los cambios y cerrar el registro.

Al hacer clic en el botón Agregar se mostrará la pantalla siguiente:

Esta sección se muestra lo siguiente:

Tipos de Habitación: Esta columna muestra todos los tipos de habitación del hotel numerados (en color azul).

Disponibilidad Base: En la lista desplegable muestra el total de habitaciones disponible para cada tipo de habitación, en esta lista podrá seleccionar el Allotment que quiere asignar a la agencia por cada uno de los tipos de habitación.

Disponibilidad Activa Incremento IBE: Indica la cantidad mínima de habitaciones disponibles que activará automáticamente las reglas configuradas para aplicar la modificación de tarifa de este tipo de habitación. Si el valor disponible alcanza o es inferior a este número, el sistema aplicará las acciones definidas subsiguientes. (Booking Engine)

% Incremento sobre Tarifa Base: Indica el porcentaje que se aplicará como incremento sobre la tarifa base cuando se alcance la disponibilidad activa definida en el campo anterior.(Booking Engine)

Disponibilidad Extra para IBE: Indica la cantidad adicional de habitaciones que el sistema pondrá a disposición cuando se alcance el valor definido en el campo "Disponibilidad Activa Incremento IBE". Si el valor es 0, no se agregarán habitaciones adicionales. Novohit validará en tiempo real la disponibilidad física del hotel para evitar sobreventas. (Booking Engine)

% Incremento sobre Tarifa con Disponibilidad Extra: Indica el porcentaje de incremento o disminución que se aplicará únicamente a las habitaciones agregadas mediante el campo "Disponibilidad Extra para IBE". Si el valor es 0, las habitaciones adicionales mantendrán la misma tarifa que las habitaciones base. (Booking Engine).

Al final hacer clic en el botón Guardar

La disponibilidad se asigna por tipo de habitación.

Solicite a nuestro Staff de soporte que verifique los parámetros RsvWeb_Avail_Control y RsvWeb_Avail_NoAllot para que los Allotment se consideren en los procesos de capturas de reservas y para verificar si los Allotment son restrictivos (si no hay Allotment asignado para una Agencia, Empresa o Canal no se podrán tomar reservas) o flexibles, para que el sistema tome la disponibilidad global del hotel si algún Allotment no está asignado.

Los campos reservados para el Booking Engine permiten tener una disponibilidad dinámica en el motor de reservaciones en la página web del hotel. Requiere tener contratado el servicio de Booking Engine.

Modificar Allotments

Si no asigna Allotment a una agencia, por default Novohit asignará la disponibilidad real.

Para modificar el Allotment deberá seleccionar la agencia desde el icono de Lápiz (Ver primera Imagen) y modifique de acuerdo a las instrucciones del punto anterior.

Allotment por día

Esta nueva funcionalidad le permite ajustar granularmente el allotment asignado para un día en particular. En la sección Allotments por Día usted puede cambiar las habitaciones que desea vender para ese día. Los campos en blanco quieren decir que el sistema tomará el allotment de base configurado en la sección anterior (Asigna Cantidad Por Tipo de Habitación).

Solamente use Allotments por Día para cambiar tarifas de días especiales. NO use la tabla para dar de alta el allotment general o de base. Para esto siga las instrucciones de Configuración Básica de Smart Avail en Asigna Cantidad Por Tipo de Habitación.

Para modificar el allotment de un día:

En la sección Allotments por Día ubique el o los días particulares que desea modificar e inserte el número (entre 0 y el máximo de habitaciones a la venta).

De click en Guardar Allotments por Día.

Ejemplo de Allotment por día

La siguiente pantalla muestra lo siguiente:

Que para la tarifa en dólares USD entre el 1 de abril y el 31 de diciembre 2028 el allotment de base es:

5 habitaciones de base para la ESTANDAR y aumenta de 2 habitaciones cada vez que queden solo a 2 disponibles.
5 habitaciones de base para la JUNIOR SUITES y aumenta de 3 habitaciones cada vez que queden solo a 3 disponibles.

Pero para los días 6, 7 8 y 9 de abril, la habitación ESTANDAR ignorará las configuraciones de base y en su lugar tendrá en allotment:

1 habitación para el 6/4
2 habitaciones para el 7/4
3 habitaciones para el 8/4
4 habitaciones para el 9/4

Ejemplos de Configuración Allotment / Smart Avail

Ejemplo de configuración básica

Observe esta imagen:

	DISPONIBILIDAD ACTIVA INCREMENTO IBE	DISPONIBILIDAD ACTIVA INCREMENTO IBE
Valor en el ejemplo	4	IGNORAR
Explicación	Se pondrán a disposición (allotment inicial) 4 Habitaciones. Se usará la tarifa base para estas habitaciones. Listo! Ya puede comenzar a vender habitaciones! En Disponibilidad Base aparecerán solo la cantidad de habitaciones que dio de alta en su inventario para ese determinado tipo.	No es necesario en configuración básica

Ejemplo de configuración Avanzada con RevMax

Observe esta imagen:

TIPO DE HABITACIÓN LUJO MATRIMONIAL (ID = 200)	DISPONIBILIDAD BASE	DISPONIBILIDAD ACTIVA INCREMENTO IBE	%INCREMENTO S/TÁRIFA BASE	DISPONIBILIDAD EXTRA PARA IBE	%INCREMENTO S/TÁRIFA CON DISPONIBILIDAD EXTRA
Valor en el ejemplo	4	2	5	1	10
Explicación	Se pondrán a disposición (allotment inicial) 4 Habitaciones. Se usará la tarifa base para estas habitaciones. En Disponibilidad Base aparecerán solo la cantidad de habitaciones que dio de alta en su inventario para ese determinado tipo.	Cuando el sistema llega a dos, se activarán las fórmulas de las columnas siguientes. Si en esta columna usted deja 0, el sistema no realizará ninguna operación. El límite del valor de esta columna está establecido por el inventario físico (real) de habitaciones de ese tipo en su hotel. También conocido como Valor de Trigger o Punto de Reorden	Las 2 habitaciones que quedan en inventario (aquellas indicadas en la columna anterior, es decir, la columna DISPONIBILIDAD ACTIVA INCREMENTO IBE) aumentarán del 5% del valor de la tarifa para este tipo de habitación para la temporada en vigor. Si en esta columna queda en 0, el sistema no aumentará ni disminuirá la tarifa para las habitaciones restantes.	Cuando el sistema llegue a 2 habitaciones (como indicado en la columna DISPONIBILIDAD ACTIVA INCREMENTO IBE), el sistema aumentará (recargará) la disponibilidad de 1 habitación (el valor indicado en esta columna). Esta habitación adicionada no aumentará/disminuirá del valor indicado en la columna precedente, si no más bien aumentará/disminuirá si es que en la siguiente columna hay un valor definido diferente de 0. Si en esta columna tiene algún valor mayor a cero, el sistema aumentará la disponibilidad equivalente al número de habitaciones indicadas en esta columna. Si usted tiene novohit, el sistema validará en tiempo real si hay disponibilidad, por lo que no pondrá más habitaciones de las que realmente tiene disponible en el hotel.	La nueva habitación adicionada en la columna anterior, aumentará de 10%. Este valor afecta únicamente la cantidad de habitaciones adicionadas de la columna anterior, es decir de DISPONIBILIDAD EXTRA INCREMENTO IBE Si en esta columna queda en 0, el sistema no aumentará ni disminuirá la tarifa para las habitaciones restantes.