Importación masiva de Movimientos de Reembolsos / Gastos de sistema externo en Cuentas por Pagar (Mexico)

Importación masiva de Movimientos de Reembolsos / Gastos de sistema externo en Cuentas por Pagar (Mexico)

En algunas ocasiones, se pueden importar los movimientos detallados registrados en sistemas externos de Comprobaciones de Gastos/Reembolsos en los movimientos de Cuentas por Pagar de Novohit, generando:
  1. El asiento contable correspondiente (Registro del movimiento y su cancelación).
  2. Generar el archivo para la DIOT.
La importación de movimientos se puede realizar mediante importación de un archivo o de API. En este FAQ se documenta el formato que debe llevar el archivo.

Características del archivo

A continuación se describe el formato que Novohit espera para procesar automáticamente la inserción en Cuentas por Pagar y generar la cancelación correspondiente.
  1. CSV con separador de campos punto y coma (;). Esto para evitar conflictos con comas que suelen aparecer en nombres de proveedores o descripciones.
  2. Codificación recomendada: UTF-8 (sin BOM preferentemente).
  3. Extensión: .csv
  4. No usar comillas dobles salvo que un campo contenga el delimitador (;); en ese caso, encerrar el campo completo entre comillas.

Estructura básica: Encabezado (H) e Item/Detalles (I)

El archivo debe tener al menos dos lineas por cada movimiento: una linea para el encabezado (H), seguido de una o más lineas para los para ítems/detalles (I). 

Estructura de la linea de Encabezado

Campos del registro de la factura/gasto. Una linea por cada gasto/reembolso.

IDENTIFICACION DEL CAMPO

DESCRIPCION CAMPO

TIPO DATO

FORMATO

LONGITUD

REQUISITO

H
Indicador de Encabezado
Alfa
H
1 caracter obligatorio
Obligatorio, debe ser siempre H

id_fiscal_supplier

RFC del Proveedor

Alfanumérico


13 caracteres maximo

Obligatorio

supplier

Nombre del Proveedor

Alfanumérico

100 caracteres maximo

Obligatorio

id_tp_document

Tp Documento

Numérico

01

2 digitos Obligatorio

Obligatorio, debe ser siempre 01 (01 = factura)

no_document_supplier

No Document Supplier

Alfanumérico


20 caracteres maximo

Obligatorio

dt_document

Fecha Documento

Numérico

YYYYMMDD

8 digitos Obligatorio

Obligatorio, Formato ISO 8601-numeric

mn_subtotal

Monto Sub Total

Numérico

nn.nn

12 digitos maximo

Obligatorio, con Punto Decimal y DOS decimales

observations

Observaciones

Alfanumérico


60 caracteres maximo

Opcional

id_c_branch 

ID de la Sucursal. Ver tabla de Sucursales

Numérico

00

2 digitos Obligatorio

Obligatorio, Relleno ceros Izquierda. Ver Tabla de Sucursales.

original_string

UUID

UUID RFC 9562

xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

36 caracteres Obligatorio

Obligario Formarto RFC 9562

acc_xp_m

Cuenta Contable Novohit del Gasto (Cta Mayor)

Numérico

nnnnnnnn

8 digitos Obligatorio

Obligatorio

acc_xp_a

Cuenta Contable AUXILIAR Novohit del Gasto (Cta Auxiliar)

Numérico

000n

4 digitos Obligatorio

Obligatorio, Relleno ceros Izq

acc_py_m

Cuenta Contable Novohit de la Cancelacion del Gasto (Cta Mayor)

Numérico

nnnnnnnn

8 digitos Obligatorio

Obligatorio

acc_py_a

Cuenta Contable AUXILIAR  Novohit de la Cancelacion del Gasto (Cta Auxiliar)

Numérico

000n

4 digitos Obligatorio

Obligatorio, Relleno ceros Izq

Notes
En caso de quer requieran incluir otros campos (ej. forma de pago) favor notificar por ticket para indicar detalles del formato y requerimientos.

Tabla de Sucursales

id_c_branch (*)

Descripcion

02

Parque Observatorio

03

Club Playa

04

Munba Museo

05

City Tour

06

Farolesa

07

Munba Expeditions

01

SIN U.Negocio

00

Mazalife

Estructura de Linea de Item (detalle)

Campos de impuestos del registro de la factura/gastos. Una linea por cada impuesto de cada linea de encabezado.
IDENTIFICACION DEL CAMPO
DESCRIPCION CAMPO
TIPO DATO
FORMATO
LONGITUD
REQUISITO
I
Indicador de Item de impuesto
Alfa
I
1 caracter obligatorio
Obligatorio, debe ser I para cada linea de impuesto

id_tax

ID TAX (**)

Numerico

00

2 digitos Obligatorio

Obligatorio, Relleno ceros Izquierda. Ver Tabla de Impuestos

mn_tax

monto Impuesto

Numerico

nn.nn

12 digitos maximo

Obligatorio, con Punto Decimal y DOS decimales

mn_subtotal

sub total afecto al impuesto

Numerico

nn.nn

12 digitos maximo

Obligatorio, con Punto Decimal y DOS decimales

Tabla de Impuestos

id_tax (**)

Descripcion

01

IVA 

03

TASA 0 

05

EXENTO 

16

IVA Fronterizo 

07

ISR Arrendamientos 

08

IVA de Retención Arrendamientos 

09

ISR Honorarios 

10

IVA de Retención Honorarios 

11

IVA RETENIDO s/FLETES 

13

IVA Retencion 3% Servicios 

15

IVA Retencion 6% Servicios 

17

ISR RETENIDO 1.25% RESICO 

19

Impto S/Nomina 8.4 % 

20

Impto S/Nomina 12.53%  


Ejemplo

A continuación el contenido de un archivo CSV con 3 lineas de encabezado:

En el adjunto de este articulo encontrará un archivo CSV con el ejemplo.

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