Registra e Imprime Ordenes de Compra

Registra e Imprime Ordenes de Compra

Ordenes de Compra

Son documentos donde se registra la solicitud de Productos/Artículos a comprar a los proveedores con los precios ya pactados.
Esta aplicación permite ingresar, modificar,  borrar, imprimir, autorizar, actualizar y buscar las Ordenes de Compras de mercancías.
Se requiere que los Productos/Artículos estén ingresados con anterioridad en el Catalogo de Producto/Artículos, también los proveedores en el Catalogo de Proveedores.
Se debe tener seleccionado el almacén en el cual se realizaran las ordenes de compras.
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
La pantalla inicial muestra las siguientes secciones:
Busca Ordenes de Compras Registradas: permite realizar la búsqueda de ordenes de compras ya registradas.
Ordenes de Compra Registradas: despliega las ordenes de compras registradas, permitiendo mostrarlos de acuerdo a los filtros de Proveedor, Fecha OC, Centro Costo y Estatus. Además, se pueden realizar acciones masivas ejecutando los botones Imprimir, Autorizar, Actualizar y Autorizaciones Pendientes a las ordenes de compras.

Estatus de Ordenes de Compras

Nuevo: solo está capturado el encabezado de las ordenes de compra, no tiene registrado detalles.
Captura: la orden de compra está a nivel de registro, se puede imprimir, modificar o borrar.
Autorizado: la orden de compra está a nivel de registro, se autorizó y está lista para ser actualizada. Se puede imprimir, modificar o borrar.
Actualizado: la información de la orden de compra no se puede modificar porque se realizó la afectación al producto y el saldo del proveedor.

Buscar Ordenes de Compras

Se puede realizar búsquedas de Ordenes de Compras ya registradas, realizando los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
En la sección Buscar Ordenes de Compra Registradas, capture uno, varios o todos los campos siguientes:
Campo
Descripción
Proveedor
Seleccione el proveedor del inbox o todos.
Centro de Costo
Seleccione un centro de costo en particular o todos.
Solicitado por
Ingrese el nombre o departamento que solicitó los productos.
Usuario Capturó
Seleccione un usuario en especial o todos.
Fecha
Capture día de la orden de compras en formato dd/mm/aaaa, o seleccione la fecha desde el calendario.
Estatus
Seleccione un estatus en particular o todos.
Presione el botón Buscar.

En la sección Ordenes de Compra Registradas, se mostrará las ordenes de compras registradas o el mensaje "No Hay Registros". 

Ingresar, Alta de Ordenes de Compra

Para dar de alta o ingresar una orden de compra de mercancías, siga los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
En la sección Ordenes de Compra Registradas, presione el ícono Insertar.
En la sección Registra Orden de Compra, capture el encabezado de la orden de compra de las mercancías, ingresando la información correspondiente de los siguientes campos:
Campo
Descripción
Proveedor*
Identifique el proveedor y seleccione el que corresponda.
Fecha*
Capture día de la orden de compras con formato dd/mm/aaaa o seleccione la fecha desde el calendario.
% Descuento
En caso que proceda, indique el porcentaje aplicable de descuento de forma general a todos los productos capturados.
# Cotización
Despliega las cotizaciones actualizadas que tiene el proveedor, al seleccionar la cotización los productos registrados en la cotización automáticamente integran la orden de compra.
Centro de Costo*
Seleccione el centro de costo o departamento el cual solicita las mercancías. En caso de seleccionar una cotización Actualizada se puede modificar el centro de costo, realizando la modificación en este campo.
Solicitado por
Ingrese el nombre o departamento que solicitó los productos.
Comentario
Capture información referente a la orden de compra.
Para desplazarse entre los campos utilice la tecla Tab o posicionese en el campo con el mouse.
Presione el botón Agregar.

Capture el detalle de la orden de compra en la sección Registra Detalle de la Orden de Compra No ### digitando la información correspondiente de los siguientes campos:
Campo
Descripción
Tipo*
Seleccione el tipo de inventario al que pertenece el producto que se le realizará la entrada de mercancía.
Producto*
Ingrese nombre del producto al que se le realizará la entrada de mercancía.
Descripción Adicional del Producto
Capture especificaciones del producto solicitado en la orden de compra.
Cantidad*
Cantidad de producto que está mencionado en la orden de compra.
Precio*
Costo unitario del producto.
% Descuento
En caso que proceda, indique el porcentaje aplicable de descuento de forma específica al producto que se está capturando.
Presione el botón Agregar.
En la sección Detalle de la Orden de Compra No ### se muestran los productos ya capturados en la orden de compra.

Repita los pasos anteriores por cada producto que se ingresa a la orden de compra.
* Campos Obligatorios

Modificar Ordenes de Compra

Se puede modificar el encabezado y los detalles de la orden de compra de mercancías si tiene el Estatus de Captura. Realice los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
Encabezado:
En la sección Ordenes de Compra Registradas, haga clic en el ícono Editar de la orden de compra de mercancía que desea modificar en la columna Sel.
Modifique el campo que corresponda en la sección Captura Orden de Compra.
Presione el botón Guardar.
Detalles:
En la sección Detalle de la Orden de Compra No ### haga clic en el ícono Editar del producto que desea modificar en la columna Editar.
Modifique el campo que corresponda en la sección Registra Detalle de la Orden de Compra No ###.
Presione el botón Guardar.

Borrar Ordenes de Compra

Se puede borrar la orden de compra de mercancías si tiene el estatus de captura. Realice los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.

Orden de compras de mercancía:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
En la sección Ordenes de Compra Registradas, haga clic en el ícono Editar de la orden de compra de mercancía que desea eliminar en la columna Sel.
Presione el botón Borrar en la sección Registra Orden de Compras.
Confirme borrar la orden de compra de mercancías presionando el botón Ok, o en el botón Cancel para no efectuar la eliminación de la entrada de mercancía.

Detalles de orden de compras:
En la sección Detalles de la Orden de Compra No ### haga clic en el ícono Editar del producto que desea modificar en la columna Editar.
Modifique el campo que corresponda en la sección Registra Detalle de la Orden de Compra No ###.
Presione el botón Guardar.

Imprimir Ordenes de Compra

Se puede imprimir la orden de compra de mercancías de dos formas distintas, siguiendo los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.

Ingresando en la orden de compras:
En la sección Ordenes de Compra Registradas, haga clic en el ícono Editar de la orden de compra de mercancía a imprimir en la columna Sel.
Presione el botón Imprimir.
Presione el botón Ignorar para regresar a la pantalla de la aplicación.

Desde la sección Ordenes de Compra:
Presione el botón Imprimir en la sección Ordenes de Compra Registradas.
Se desplegará la sección Reporte Ordenes de Compra, en la sección Defina Valores para los Parámetros del Reporte capture la información de los siguientes campos:
Campo
Descripción
Fecha Desde
Indica la fecha de inicio con formato dd/mm/aaaa o seleccione la fecha desde el calendario.
Fecha Hasta
Indica la fecha de término con formato dd/mm/aaaa o seleccione la fecha desde el calendario.
Proveedor
Seleccione un proveedor o todos.
Centro de Costo
Seleccione un centro de costo en particular o todos.
Presione el botón Mostrar.


En la sección Reporte Ordenes de Compra, presione el botón Regresar para volver a la pantalla de la aplicación.

Autorizar Ordenes de Compra

Es necesario realizar la autorización de las ordenes de compras de acuerdo a las configuraciones de cada empresa para definir el "Rol que autoriza".
La autorización puede realizarse de manera individual (una sola orden de compra) o por grupos (varias o todas las ordenes de compras de una sola vez).
Para autorizar una orden de compras ya registrada, siga los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
En la sección Ordenes de Compra Registradas, presione el botón Autorizar.

Se desplegará la sección Reporte Ordenes de Compra, seleccione la o las ordenes de compras que se autorizarán haciendo clic en el check box de la columna Sel o en el check box de "Seleccionar Todos".
Confirme la autorización de la orden de compras presionando el botón Autorizar.
En la sección Reporte Ordenes de Compra presione el botón Regresar para volver a la pantalla inicial.

Actualizar Ordenes de Compra

Una vez realizada la actualización de la orden de compras no se puede realizar ninguna modificación. Es necesario que esté autorizada la orden de compras para realizar la actualización de la orden de compra.
La actualización puede realizarse de manera individual (una solo Deuda) o por grupos (varias o todas las deudas de una sola vez)
Para actualizar las Ordenes de Compras, realice los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra.
Presione el botón Actualizar en la sección Ordenes de Compra Registradas.
Se desplegará la sección Ordenes de Compra, seleccione la o las ordenes de compra que desea actualizar haciendo clic en el check box de la columna Sel o en el check box "Seleccionar todos".
Confirme la actualización de la orden de compra presionando el botón Actualizar.
En la sección Ordenes de Compra, presione el botón Regresar para volver a la pantalla inicial.
También se puede realizar búsqueda de ordenes de compra a autorizar y actualizar siguiendo los siguientes pasos:
En la sección Ordenes de Compra, muestra la sección Búsqueda de Documentos, para realizar la búsqueda se puede llenar uno, varios o todos los campos que se detallan a continuación:
Campo
Descripción
Proveedor
Seleccione el proveedor.
Fecha
Ingrese fecha del documento en formato dd/mm/aaaa.
Centro de Costo
Seleccione un centro de costo en particular o todos.
Número Orden
Número de la orden de compras registrada.
Presione el botón Buscar.
En la sección Ordenes de Compra se mostrarán las ordenes de compra o se desplegará el mensaje "No hay Registros".
En la sección Ordenes de Compra presione el botón Regresar para volver a la pantalla inicial.


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