Web Check-In o Fast Check-In (FCI)
Novohit Fast Check-in, le permite a sus huéspedes realizar Web Check-in en linea desde su móvil o PC desde cualquier lugar. El huésped no requerirá descargar ninguna App.
Esta es una funcionalidad adicional, verifique si cuenta con este módulo en la plataforma de ayuda help.novohit.com
¿Cómo Funciona el Proceso de Web Check-In con Novohit FCI?
Novohit envía un email automáticamente al huésped invitándolo a hacer check-in. El huésped también puede hacer check-in desde su Apple Wallet (Passbook) registrado en durante el proceso previo de reserva.
El huésped puede realizar Check-in desde cualquier dispositivo móvil, iPhone, iPad, Android, PC, Mac o Linux, sin descargar ninguna App. En la Web de Fast Check-in el huésped revisa y confirma sus datos y realiza check-in.
El huésped recibe un correo de confirmación Instantánea, incluyendo un mapa dinámico que le indica cómo llegar al Hotel.
El Hotel y las camaristas asignadas reciben un correo electrónico que incluye los detalles del huésped, el número o nombre de habitación y las notas.
El hotel recibe una copia a todos los correos definidos en el campo eMail que recibe en el Hotel (*) de la opción Hotel Actualiza Información.
La camarista recibe una copia del correo al email configurado en el usuario Novohit.
Opcionalmente y sujeto a integración con Hardware Específico con la tecnología Beacons o NFC el huésped puede ir directo a su habitación y abrir su puerta con la llave electrónica digital con su Apple Watch, iPhone o Android device.
Requisitos de Configuración Previa
Siguiendo la guía Hotel Actualiza Información, debe configurar:
La fotografía Principal (campo Foto Principal) de su hotel.
El correo del remitente (campo Email Remitente)
El correo electrónico para que el huésped pueda responder en caso de dudas (campo Email para que Respondan).
Debe configurar los textos del correo electrónico según la siguiente guía: Define Información y Texto Fast Check-In con Novohit.
Los Estatus Ama de Llaves para Fast Check-in deben estar configurados correctamente.
Al menos una de las Camaristas debe tener asignado el parámetro FCI en sus configuraciones.
El correo se enviará automáticamente durante el proceso de auditoria nocturna.
FCI es una funcionalidad adicional que requiere activación de la licencia correspondiente. Consulte en help.novohit.com
Condiciones Generales de Emisión de Fast Check-In
Las siguientes condiciones se deben verificar en una reservación para que Novohit pueda emitir o enviar automática o manualmente las notificaciones Fast Check-in a los huéspedes:
Reserva con llegada el día actual (reserva con check-in para “hoy”).
Email del huésped principal o del huésped asignado al Rooming List no debe estar vacío (ver Reserva Habitaciones)
Pueden haber varios tipos de habitaciones diferentes en una misma reserva, pero solo debe haber 1 habitación de cada tipo.
Quedan pendientes de check-in al menos una habitación del tipo reservado.
La preasignación no es necesaria para emitir el correo, pero es recomendada cuando sea posible.
Las habitaciones preasignadas no deben estar desocupadas al momento de la preasignación, pero si al momento en el que el huésped hará fast check-in vía Web (ver Condiciones para completar un Fast Check-in)
Check-In de Reservas con Múltiples Habitaciones
Por lo pronto no es posible realizar Fast Check-in a reservas que tienen más de una habitación del mismo tipo, seguir los pasos a continuación para resolver esta situación.
Es posible que un huésped realice Fast Check-in de múltiples habitaciones, siempre y cuando las Habitaciones Solicitadas de una Reserva tengan una (1) sola habitación por cada Request.
Concepto de Request
Es un grupo de habitaciones del mismo tipo dentro de una reserva. Los Request se visualizan y editan en la ventana Habitaciones Solicitadas. Cuando se realiza una reserva, se realiza al menos un Request (una habitación) para dicha reserva.
Rooming List
Novohit FCI tomará la información de Rooming si esta se encuentra cargada por el hotel previo al envío de la notificación, de lo contrario enviará la notificación al huésped principal.
Si el Rooming List se realiza posterior al envío, puede re-emitir la notificación; de lo contrario, la información que aparecerá en pantalla al momento del Check-in será la del Rooming List.
Si el Rooming List se realiza posterior al envío, puede re-emitir la notificación; de lo contrario, la información que aparecerá en pantalla al momento del Check-in será la del Rooming List.
Condiciones para Completar un Fast Check-In
Estas condiciones se deben verificar para que un Novohit complete el proceso de Fast Check-in cuando un huésped presione el botón CheckIn de la Webapp de Fast Check-in.
La habitación debe estar preasignada sobre una habitación disponible. La preasignación se puede realizar en cualquier momento siempre y cuando sea antes que el huésped realice Fast Check-In desde su dispositivo.
El servidor Novohit (caso on-premise) debe estar disponible.
Las habitaciones preasignadas no deben estar desocupadas al momento de la preasignación, pero si al momento en el que el huésped hará fast check-in vía Web.
Estas condiciones se deben verificar para poder completar el Check-in independientemente que las Notificaciones de Fast Check-in (correo/SMS) se hayan emitido.
Casos de Emisión de Fast Check-In
Si se cumplen las Condiciones para la Emisión de Fast Check-in, Novohit enviará una notificación al huésped en los siguientes casos:
Auditoría Nocturna (Automático)
Automáticamente durante la Auditoría o Cierre de Día sólo para los huéspedes que hayan cumplido con los requisitos de configuración previa. Este caso cubre los check-in con llegada al día siguiente (reserva con check-in “mañana”).
Reservas con Llegada el mismo día (Envío Manual)
Se puede realizar la emisión durante el proceso de Preasignación de habitaciones. Este caso cubre los check-in con llegada el día actual (reserva con check-in para “hoy”)
El proceso de Walk-in no emite ni inicia proceso Fast Check-in. Esto es porque el Walk-in es en sí un check-in (llegada sin reserva).
Estatus de Habitación y Registro Posterior a Fast Check-In
Una vez completado el Fast Check-In, automáticamente será actualizada la información en PMS Novohit con estatus Ocupada.
Preguntas Frecuentes Acerca del Funcionamiento del Check-In Web
Una vez que el cliente hace Web Check-in, ¿que sucede en Novohit?
En Novohit aparecerá como Check-in, o en casa. Además, le llega un correo de alerta a la Ama de Llaves, a Recepción y a cualquier otro departamento indicado con las notas e información relevante correspondiente.
En Novohit aparecerá como Check-in, o en casa. Además, le llega un correo de alerta a la Ama de Llaves, a Recepción y a cualquier otro departamento indicado con las notas e información relevante correspondiente.
¿El huésped debe pasar a Recepción?
Esto depende de las reglas operativas del Hotel. Normalmente requieren pasar a recepción para buscar la llave de la habitación. Sin embargo, si el hotel cuenta con tecnología Beacon para cerraduras electrónicas y el huésped tiene dispositivos compatibles, Novohit envía una llave electrónica virtual automática abrir la puerta de la habitación del hotel de manera segura y encriptada.
Cualquier instrucción al huésped ustedes pueden incluirlas en:
Esto depende de las reglas operativas del Hotel. Normalmente requieren pasar a recepción para buscar la llave de la habitación. Sin embargo, si el hotel cuenta con tecnología Beacon para cerraduras electrónicas y el huésped tiene dispositivos compatibles, Novohit envía una llave electrónica virtual automática abrir la puerta de la habitación del hotel de manera segura y encriptada.
Cualquier instrucción al huésped ustedes pueden incluirlas en:
En el texto que aparece en pantalla al hacer Check-in.
El texto del correo de confirmación de Check-in que se le envía al huésped
¿Puedo solicitar que el huésped adjunte una fotografía de su pasaporte?
Si. Es posible solicitar que el huésped saque una foto y la adjunte al proceso de Web Check-in. Y cumple con normas GDRP.
Si. Es posible solicitar que el huésped saque una foto y la adjunte al proceso de Web Check-in. Y cumple con normas GDRP.
¿Requiero de Aparatos Especiales o Software Especial?
No. El hotel no debe adquirir ningún dispositivo para permitir a sus huéspedes hacer Web check-in con Novohit FCI ya que todo es vía Software Cloud.
Si el hotel desea activar la opción adicional de abertura de puertas con Beacons, se requiere una interface especial.
¿Es compatible con HotelRSV?
Si, Novohit FCI es compatible con HotelRSV.
No. El hotel no debe adquirir ningún dispositivo para permitir a sus huéspedes hacer Web check-in con Novohit FCI ya que todo es vía Software Cloud.
Si el hotel desea activar la opción adicional de abertura de puertas con Beacons, se requiere una interface especial.
¿Es compatible con HotelRSV?
Si, Novohit FCI es compatible con HotelRSV.
¿El huésped necesita descargar alguna App?
No. Novohit FCI es 100% Web, por lo tanto, es Web Check-in y el huésped no requiere más que de plan de datos o Wifi y un Smartphone moderno. Ver Webapp de Fast Check-in
¿Es Multi idioma?
Si, Novohit FCI detecta automáticamente el idioma del Navegador del usuario y muestra los textos y opciones en su idioma. Ver Webapp de Fast Check-in
Si, Novohit FCI detecta automáticamente el idioma del Navegador del usuario y muestra los textos y opciones en su idioma. Ver Webapp de Fast Check-in
Webapp de Fast Check-In
La WebApp (Web application) de Fast Check-in permite realizar el check-in del huésped y de sus acompañantes para la reserva del día.
El check-in se realiza en una página Web hospedada en su servidor o instancia Novohit (on-premise o cloud).
El huésped recibe el link a la página desde la notificaciones de FCI que se emiten automática o manualmente según el caso.
El huésped puede realizar Check-in desde cualquier dispositivo móvil, iPhone, iPad, Android, PC, Mac o Linux. No es necesario descargar ninguna App.
Datos Solicitados
Pasaporte o Documento de Identidad, solicitando subir una fotografía de dicho documento.
Teléfono de Contacto.
Dirección completa del huésped.
Indicar si requiere asistencia especial.
Notas adicionales que el huésped requiera comunicar al hotel.
Personalizable y Multi-Idioma
La WebApp de Fast Check-in es personalizable y multi idioma. Según el idioma del dispositivo o del navegador, la App se mostrará en Alemán, Español, Francés, Inglés, Italiano y Portugués.
Los textos pueden definirse en: Define Información y Texto Fast Check-In.
Notificaciones de Fast Check-In
Las notificaciones generadas de Novohit son diferenciadas por cada momento del Flujo y según el tipo de usuario.
Por defecto, las notificaciones se enviarán por correo electrónico. Si cuenta con el servicio SMS Transaccional activo, se podrán enviar también por SMS.
Para que estas notificaciones se envíen, se deben cumplir las Condiciones para Emisión de Fast Check-in.
Notificaciones al Huésped
A continuación, se muestran ejemplos de notificaciones a huéspedes a través de Fast Check-In:
Invitación a realizar Fast Check-In vía Web
Confirmación de Fast Check-In Completado
Notificaciones al Hotel
A continuación, se muestran ejemplos de notificaciones al hotel por cada huésped que haya realizado su check-in a través de Fast Check-In.
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