Preasignación de Habitaciones
La preasignación de habitaciones permite asignar habitaciones a una reserva previo a su llegada. La preasignación de habitaciones favorece la operación en los siguientes aspectos:
Agiliza el registro del huésped mejorando el servicio de Check-In.Incrementa la posibilidad de satisfacer requerimientos especiales de la reservación.Maximiza el tiempo de entrada para Grupos.Permite tener una visualización completa de la disponibilidad en el Control de Habitaciones.Permite realizar Fast Check-in.
Para realizar la preasignación de habitaciones ingrese en: Front Office → Recepción → Preasignación de Habitaciones.
Se mostrará una pantalla con dos secciones:
- Selección de Reserva
- Reservaciones
Selección de Reserva
Es la sección de búsqueda de reservaciones donde podrá usar uno o más de los siguientes parámetros como filtros:
Campo | Descripción |
Reserva | Escriba el código de la reserva a buscar. |
Huésped | Podrá introducir el Apellido y/o el Nombre del pasajero. |
Agencia | También podrá buscar las reservaciones de una Agencia o Empresa. |
Fecha de Llegada | Permite definir el rango de fechas de ingreso de las reservaciones que se desean consultar. Por default mostrará la fecha actual. |
Botón Buscar | Una vez introducido los parámetros de búsqueda, haga clic en este botón para realizar el filtrado, los resultados se mostrarán en la sección Reservaciones. |
Reservaciones
Esta sección, por defecto muestra todas las reservaciones a futuro partiendo de la fecha actual. En esta lista se mostrará la reserva buscada como se ha indicado en el paso anterior y podrá seleccionarla para preasignar una habitación haciendo clic en el icono Lápiz.
Se abrirá la sección de Preasignación donde podrá realizar lo siguiente:
Buscar habitaciones por sus características:Se mostrarán las habitaciones disponibles para el tipo de habitación reservado.En el área de características seleccione la característica deseada y haga clic en el botón Características, se resaltarán la o las habitaciones que tengan esa característica.
Preasignar una Habitación a la Reserva
Para preasignar la habitación seleccione la casilla de la columna Sel y luego haga clic en el botón Asignar que se encuentra en la parte superior.
La habitación preasignada se mostrará en la sección derecha llamada Hab. Preasignada.
Al preasignar una habitación, ésta ya no estará disponible para asignar o preasignar en fechas similares a la estadía de la reserva, lo que significa que si puede ser preasignada a otras reservas mientras no coincidan en fechas.En caso de coincidencia en la fechas de estadía con otra reserva o Walk-In deberá primero Eliminar la preasignación realizada en primera instancia. La habitación asignada o preasignada queda liberada luego de realizarse el check out de la reserva.
Al preasignar una habitación, ésta ya no estará disponible para asignar o preasignar en fechas similares a la estadía de la reserva, lo que significa que si puede ser preasignada a otras reservas mientras no coincidan en fechas.En caso de coincidencia en la fechas de estadía con otra reserva o Walk-In deberá primero Eliminar la preasignación realizada en primera instancia. La habitación asignada o preasignada queda liberada luego de realizarse el check out de la reserva.
Eliminar una Preasignación
Para Eliminar la habitación preasignada (para cambiarla por otra dejar la reserva sin preasignación), deberá seleccionarla de la sección derecha Hab. Preasignadas y hacer clic en el botón Eliminar, de esta forma liberará la habitación dejándola disponible para ser utilizada en otra preasignación o Walk-In.
En la columna Hab, donde se muestra el número de habitación, si el fondo de la celda aparece en color gris, indica que la habitación tiene estatus "Vacío Sucio" por lo que no será recomendable utilizar esa habitación.
Una vez preasignada la habitación haga clic en el botón Salir.
En caso de cambio de asignación regresará a la ventana inicial y podrá ver que la reservación ya tiene preasignada la habitación en la columna llamada Asignadas.
Igualmente, podrá ver la habitación preasignada en el Control de Habitaciones (Front Office → Control de Habitaciones) .
Fast Check-in
Al momento de Preasignar una reserva, Novohit puede enviar automáticamente el correo electrónico según los casos considerados en Proceso de Emisión de Fast Check-In.
Los casos Reservas del Día (automático) y Envío Manual, se emiten desde la Aplicación de Preasignación de Habitaciones.
Emisión Automática para Reservas del Día (Automático)
Al preasignar una habitación de una reservación, si la reserva cumple con las Condiciones Generales de Envío FCI, Novohit enviará automáticamente la invitación de FCI al momento de preasignar una habitación con llegada en fecha actual (reservas con check-in previsto par a ”hoy”).
Envío Manual para Reservas del Día
Novohit permite el envío o emisión manual del correo para Fast Check-in. Para esto, diríjase a: Front Office → Recepción → Preasignación de Habitaciones
Seleccionar una reserva con llegada del día de hoy.
Si la reserva cumple con las Condiciones Generales de Envío FCI, podrá visualizar el botón Enviar Fast Checkin en la sección Hab. Preasignadas.
Seleccionar una reserva con llegada del día de hoy.
Si la reserva cumple con las Condiciones Generales de Envío FCI, podrá visualizar el botón Enviar Fast Checkin en la sección Hab. Preasignadas.
Los huéspedes/reservas que son elegibles para enviar el correo de Fast Check-in.
Requisitos
Ver Proceso de Emisión de Fast Check-In.
FCI es una funcionalidad adicional que requiere activación de la licencia correspondiente. Consulte en help.novohit.com
Preasignación y Rooming List.
En casos de reservas de varias habitaciones donde se hayan agregados los datos de los huéspedes ( Roomign List) de la reserva , se podrá asignar cada huésped a la habitación desde la sección Habitaciones Preasignadas , presionando el botón Rooming List.
Este botón se activa si previamente se agregaron los datos del Rooming List en el módulo Reserva Habitaciones. para más información vea la
sección Rooming List del manual Reserva Habitaciones.
sección Rooming List del manual Reserva Habitaciones.
Al ingresar al Rooming List podrá asignar la habitación para cada cliente registrado.
Para ello , debe seleccionar el tipo de habitación por cada cliente que se muestre registrado.
Luego presione Modificar y posteriormente Regresar para volver a la sección de preasignación.
La preasignación de habitaciones no es un paso obligatorio por sí mismo, pero sí es requisito para asignar titulares al distribuir el Rooming List de una reserva.
Una vez completada la preasignación, podrá asignar titulares durante la distribución de huéspedes, puede apoyarse en la sección Rooming List del manual Reserva Habitaciones. En esta sección se muestra otra alternativa para a través del Rooming List, asignar las habitaciones preasignadas a cada huésped.