Preasignación de Habitaciones

Preasignación de Habitaciones

La preasignación de habitaciones permite asignar habitaciones a una reserva previo a su llegada. Esta aplicación favorece la operación en los siguientes aspectos:
Agiliza el registro del huésped mejorando el servicio de Check-In.
Incrementa la posibilidad de satisfacer requerimientos especiales de la reservación.
Maximiza el tiempo de entrada para Grupos.
Permite tener una visualización completa de la disponibilidad en el Control de Habitaciones.
Permite realizar Fast Check-in.
Para realizar la preasignación de habitaciones ingrese en: Front Office → Recepción → Preasignación de Habitaciones.

Se mostrará una pantalla con dos secciones:
  1. Selección de Reserva
  2. Reservaciones

Selección de Reserva

Es la sección de búsqueda de reservaciones donde podrá usar uno o más de los siguientes parámetros como filtros:



Campo
Descripción
Reserva
Escriba el código de la reserva a buscar.
Huésped
Podrá introducir el Apellido y/o el Nombre del pasajero.
Agencia
También podrá buscar las reservaciones de una Agencia o Empresa.
Fecha de Llegada
Permite definir el rango de fechas de ingreso de las reservaciones que se desean consultar. Por default mostrará la fecha actual.
Botón Buscar
Una vez introducido los parámetros de búsqueda, haga clic en este botón para realizar el filtrado, los resultados se mostrarán en la sección Reservaciones.

Reservaciones

Esta sección, por defecto muestra todas las reservaciones a futuro partiendo de la fecha actual. En esta lista se mostrará la reserva buscada como se ha indicado en el paso anterior y podrá seleccionarla para preasignar una habitación haciendo clic en el icono Lápiz.


Se abrirá la sección de Preasignación donde podrá realizar lo siguiente:
Buscar habitaciones por sus características:
Se mostrarán las habitaciones disponibles para el tipo de habitación reservado.
En el área de características seleccione la característica deseada y haga clic en el botón Características, se resaltarán la o las habitaciones que tengan esa característica.

Preasignar una Habitación a la Reserva

Para preasignar la habitación seleccione la casilla de la columna Sel y luego haga clic en el botón Asignar que se encuentra en la parte superior.

La habitación preasignada se mostrará en la sección derecha llamada Hab. Preasignada.
Al preasignar una habitación, ésta ya no estará disponible para asignar o preasignar en fechas similares a la  estadía de la reserva, lo que significa que si puede ser preasignada a otras reservas mientras no coincidan en fechas.En caso de coincidencia en la fechas de estadía con otra reserva o Walk-In deberá primero Eliminar la preasignación realizada en primera instancia. La habitación asignada o preasignada queda liberada luego de realizarse el check out de la reserva.

Eliminar una Preasignación

Para Eliminar la habitación preasignada (para cambiarla por otra dejar la reserva sin preasignación), deberá seleccionarla de la sección derecha Hab. Preasignadas y hacer clic en el botón Eliminar, de esta forma liberará la habitación dejándola disponible para ser utilizada en otra preasignación o Walk-In.


Alert
En la columna Hab, donde se muestra el número de habitación, si el fondo de la celda aparece en color gris, indica que la habitación tiene estatus "Vacío Sucio" por lo que no será recomendable utilizar esa habitación.
Una vez preasignada la habitación haga clic en el botón Salir.
En caso de cambio de asignación regresará a la ventana inicial y podrá ver que la reservación ya tiene preasignada la habitación en la columna llamada Asignadas.


Igualmente, podrá ver la habitación preasignada en el Control de Habitaciones (Front Office → Control de Habitaciones) .


Fast Check-in

Al momento de Preasignar una reserva, Novohit puede enviar automáticamente el correo electrónico según los casos considerados en Proceso de Emisión de Fast Check-In.
Los casos Reservas del Día (automático) y Envío Manual, se emiten desde la Aplicación de Preasignación de Habitaciones.

Emisión Automática para Reservas del Día (Automático)

Al preasignar una habitación de una reservación, si la reserva cumple con las Condiciones Generales de Envío FCI, Novohit enviará automáticamente la invitación de FCI al momento de preasignar una habitación con llegada en fecha actual (reservas con check-in previsto par a ”hoy”).

Envío Manual para Reservas del Día

Novohit permite el envío o emisión manual del correo para Fast Check-in. Para esto, diríjase a: Front Office → Recepción → Preasignación de Habitaciones
Seleccionar una reserva con llegada del día de hoy.
Si la reserva cumple con las Condiciones Generales de Envío FCI, podrá visualizar el botón Enviar Fast Checkin en la sección Hab. Preasignadas.

Los huéspedes/reservas que son elegibles para enviar el correo de Fast Check-in.

Requisitos

Ver Proceso de Emisión de Fast Check-In.
Notes
FCI es una funcionalidad adicional que requiere activación de la licencia correspondiente. Consulte en help.novohit.com

Preasignación y Rooming List.

En casos de reservas de varias habitaciones donde se hayan agregados los datos de los huéspedes ( Roomign List) de la reserva , se podrá asignar cada huésped a la habitación desde la sección Habitaciones Preasignadas , presionando el botón Rooming List. 
Notes
Este botón se activa si previamente se agregaron los datos del Rooming List en el módulo Reserva Habitaciones. para más información vea la 
sección Rooming List del manual Reserva Habitaciones.




Al ingresar al Rooming List podrá asignar la habitación para cada cliente registrado.
Para ello , debe seleccionar el tipo de habitación por cada cliente que se muestre registrado.
Luego presione Modificar y posteriormente Regresar para volver a la sección de preasignación.


Info
La preasignación de habitaciones no es un paso obligatorio por sí mismo, pero sí es requisito para asignar titulares al distribuir el Rooming List de una reserva.

Una vez completada la preasignación, podrá asignar titulares durante la distribución de huéspedes, puede apoyarse en la sección Rooming List del manual Reserva Habitaciones. En esta sección se muestra otra alternativa para a través del Rooming List, asignar las habitaciones preasignadas a cada huésped. 


Reserva en uso por otro usuario

Al seleccionar una reserva en la aplicación Preasignación de Habitaciones para asignarle una habitación, es posible que el sistema indique que la reserva está siendo utilizada por otro usuario. Esto ocurre porque Novohit bloquea la reserva mientras alguien la tiene abierta, evitando que dos usuarios la modifiquen al mismo tiempo y se generen inconsistencias.

En ese caso, antes de desbloquear la reserva, siga estos pasos:

Revise en el mensaje qué usuario tiene la reserva abierta.
Comuníquese con ese usuario y confirme si todavía está trabajando en ella. Si es así, solicite que guarde sus cambios y cierre la reserva, y luego vuelva a seleccionarla en Preasignación de Habitaciones.
Si el usuario no está disponible, o la reserva quedó abierta por un cierre inesperado del sistema, presione Desbloquear Reserva.
Si no cuenta con el nivel de acceso necesario, el sistema le solicitará la autorización de un supervisor.

Para más detalle, consulte la sección Advertencia: Control de Acceso Simultáneo en Procesos Operativos FAQ. 

Warning
Desbloquear una reserva que otro usuario está utilizando puede provocar la pérdida de los cambios que ese usuario no haya guardado. Desbloquee solo después de haber verificado que la reserva realmente no está en uso.