Reserva Habitaciones

Reserva Habitaciones

Esta es la aplicación principal para realizar reservas de habitaciones, modificar reservas anteriores y Verificar la Bitácora de Cambios de una reservación: se podrán revisar todas las transacciones sobre la reserva desde que esta se capturó en sistema.
Para ingresar, seleccione el menú Front Office → Reservaciones → Reserva Habitaciones

Al entrar al módulo podrá ver las secciones:
  1. Selección (Búsqueda) de Reserva
  2. Sección de Reservaciones

Selección (Búsqueda) de Reserva

Es la ventana de búsqueda en la que podrá realizar búsquedas de habitaciones con base en diferentes parámetros que se aprecian a continuación:

Campo
Descripción
Reserva
Ingrese el código de la reserva a buscar.
En este campo también puede ingresar:
  1. El código de reserva del Booking Engine HotelRSV®.
  2. El código de reservas de las OTAs (Booking, Expedia, Despegar, GDS) recibidas a través del Channel Manager SiteMinder™.
  3. El código de cualquier reserva Novohit, y si existen reservas asociadas o relacionadas a través de un código de reserva OTA o GDS, también aparecerán en los resultados.
ID Fiscal (RFC o RUT)
Puede realizar búsquedas por RFC (México) o RUT (Chile).
Huésped
Apellido: Ingrese al menos un apellido del cliente de la reserva.
Nombre: Ingrese el nombre del cliente de la reserva.
Agencia
Puede realizar búsqueda de reservas para una Agencia o Empresa en específico.
Status
Las búsquedas se pueden realizar por el estatus de la reserva (presupuesto, no garantizada, garantizada, activa, cancelada).
Al capturar una reserva, el estatus por defecto es Presupuesto, definido por el parámetro Rsv_Attempt_Def (Presupuesto/No Presupuesto). El usuario puede activar/desactivar la casilla de Presupuesto.
 
Solicite a nuestro staff de soporte que verifique el parámetro Rsv_Attempt_Def según sus requerimientos.
Fecha Llegada
(Desde / Hasta)
Puede realizar búsquedas en un rango de fechas de llegada indicando la Fecha Desde y la Fecha Hasta.
Fecha Límite
Indique una fecha para que la consulta muestre sólo las reservas que tienen esa fecha límite.
Fecha de Verificación
Indique una fecha para que la consulta muestre sólo las reservas que tienen esa fecha de verificación.
Botón Registrar Reserva
Haciendo clic en este botón se iniciará el proceso de reservación de habitaciones (individual o grupo).
Buscar en todos los Hotels
Cuando aplicado, dentro del resultado de la búsqueda, se indicará el hotel al que pertenece la reserva y no permitirá seleccionar la reserva para consultarla a detalle y/o modificarla, ya que algunos datos maestros dentro de las reservas dependen del hotel seleccionado y esto podría generar inconsistencias en las reservas.
Cuando seleccionen la opción de búsqueda proximo:
  1.  Agencia
  2. Tipo de garantía
  3. Tipo de habitación
Se ocultarán los filtros de búsqueda por, ya que estos datos maestro's son diferentes en cada hotel.
Fecha de reserva Hasta/Desde
Indique una fecha para que la consulta muestre sólo las reservas que tienen esa Fecha de reserva Hasta/Desde.
Fecha de modificación Hasta/Desde.
Indique una fecha para que la consulta muestre sólo las reservas que tienen esa Fecha de modificación Hasta/Desde.

Las búsquedas se pueden realizar con los datos de un sólo campo.
No es necesario ingresar datos en todos los campos.

Fecha Límite: La fecha límite es la fecha en que el sistema cancelará (anulará) la reserva.
Por default Novohit utiliza la fecha de llegada como la fecha límite.
Si el pasajero no llega por default la reserva se anulará durante el proceso de auditoría nocturna.
Esta fecha se utiliza para las reservas que no tienen garantía, el usuario podrá indicar una fecha límite para que el pasajero garantice su reserva, si no se cumple el sistema la anulará en la noche de esa fecha.
Fecha de Verificación: Esta fecha se utiliza en conjunto con la anterior y normalmente es una fecha anterior a la fecha límite:
Se utiliza para indicar cuándo se debe hacer un seguimiento al pasajero para que garantice su reserva antes de llegar a la fecha límite.
El proceso de búsqueda permite revisar cada día a qué reservas se tiene que hacer un seguimiento al pasajero para que garantice su reserva.

Sección Reservaciones Existentes

Es la lista de reservaciones que inicia por aquellas que tienen llegada en la fecha actual y muestra la siguiente información:


Columna
Descripción
Sel
El icono Lápiz es para seleccionar la reserva y poder editarla (modificar o cancelar).
Reserva
Muestra el código de la reserva al registrarse en Novohit.
Status
Indica el estado de la reserva (No garantizada, Garantizada, Cancelada).
Imprimir
Haciendo clic en el botón podrá imprimir la ficha de registro de la reserva.
Huésped
Muestra el nombre del titular de la reserva.
Agencia
Indica el nombre de la Agencia o Empresa asociada a la reserva.
Garantía
Indica el monto con el que está garantizada la reserva.
Vencimiento
Muestra la fecha de Vencimiento de la reserva.
Estadía
Indica las fechas de entrada y salida de la reserva.
Habitación
Indica el Tipo de habitación asociada a la reserva
  1. 10(0) indica que la reserva es por 10 habitaciones y ninguna ha ingresado.
  2. 1(1) indica que la reserva es por 1 habitación y el número entre paréntesis indica que ya se registró.
  3. 6(4) indica que la reserva es por 6 habitaciones y el número entre paréntesis indica que ya ingresaron 4 de las 6.
Asignadas
Esta columna mostrará la o las habitaciones preasignadas a la reserva.
Personas
Indica la cantidad de personas en la reserva con la siguiente sintaxis (separados por diagonales):
  1. 2 / 0 / 0: indica que la reservación tiene 2 adultos, 0 niños pagando y 0 niños gratis.
  2. 2 / 1 / 0: indica que la reservación tiene 2 adultos, 1 niño pagando y 0 niños gratis.
  3. 2 / 1 / 1: indica que la reservación tiene 2 adultos, 1 niño pagando y 1 niño gratis.
Total
Indica el valor total de la estadía para cada reserva según la moneda en que se haya realizado la reserva.
Reserva Remota
Esta columna muestra la clave de reservación de las reservas remotas (HotelRSV, Booking, Expedia).

La última línea de la tabla acumula en páginas la lista de reservaciones la cual puede navegar haciendo clic en el número de página contiguo o en el enlace Sig.

Reservar una habitación (Nueva Reservación)

Para realizar una reservación seleccione:
Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación luego haga clic en el botón Nueva Reserva.

El botón de reserva se encuentra en la sección Reservaciones:

Al presionar el botón Nueva Reserva, aparecerá en pantalla una nueva sección:

Concepto de Request

El Request es un grupo de habitaciones del mismo tipo dentro de una reserva. Los Request se visualizan y editan en la ventana Habitaciones Solicitadas. Cuando se realiza una reserva, se realiza al menos un Request (una habitación) para dicha reserva.
En el punto Nº1 , Seleccione la Fecha de llegada.
En el punto Nº2, Seleccione la Fecha de Salida.
En el punto Nº3, Seleccione la Agencia, Empresa o Tarifa Pública, abajo de esta se mostrará el Tipo de Moneda asociado a la tarifa seleccionada.
En el punto Nº4, Seleccione el Tipo de Tarifa, puede ser Sencilla, Doble, Triple; cualquier otra opción dependerá de la parametrización específica del hotel.
En el punto Nº5, Seleccione la Aplicación de la tarifa, la cual dependerá de la parametrización específica del hotel, Novohit puede manejar las tarifas:
  1. Por Habitación.
  2. Por Persona.
  3. Ambos (por Habitación y por Persona)
En el punto Nº6, En caso de tener un código de promoción debe ingresarlo en este campo o bien dejarlo vacío.
En el punto Nº7, Haga clic en el botón Buscar Tarifas y se actualizará la información en la sección inferior llamada Selección de Habitaciones.


Columna
Descripción
Tipo de Habitación
Muestra todos los tipos de habitación del hotel.
TOT
Indica el total del inventario para cada tipo de habitación.
Disp
Indica la disponibilidad para cada tipo de habitación.
La disponibilidad en esta consulta muestra las cantidades de habitaciones que cumplen con la estadía.
Esta disponibilidad puede ser diferente a la obtenida en la consulta global, donde no se tiene la restricción de la estadía.
# Hab
En este campo debe indicar la cantidad de habitaciones a reservar, puede ser desde uno hasta el total del inventario disponible.
Adultos
Indique la cantidad de adultos permitidos en el tipo de habitación, esta cantidad puede variar debido a la parametrización particular de cada hotel.
Niños Pagan
Indique la cantidad de niños que pagarán tarifa.
Niños Gratis
Indique la cantidad de niños que no pagarán.
Fechas de Consulta
Se mostrará la tarifa para cada día, por columnas, del rango de fachas consultadas.
Las tarifas mostradas en esta sección son las tarifas asignadas a la Agencia o Empresa.
Las tarifas pueden cambiar por temporadas, fin de semana, entre semana o por día.
Para modificar o actualizar las tarifas, podrá hacerlo en las Temporadas de la Agencia o Empresa en cuestión.
Botón Acepta Selección
Haga clic en este botón para aceptar los cambios y empezar a ingresar los datos de la reserva.

Rate Mixer: selección de tarifas en temporadas que se superponen con fechas coincidentes

El Rate Mixer de Novohit permite seleccionar automáticamente la tarifa más baja (económica), más alta (cara) o manual. 
Al momento de reservar, el Rate Mixer de Novohit permite seleccionar una, dos o más Temporadas que apliquen para el periodo que se está reservando.
Si tiene Temporadas (planes tarifarios) para cada una de las agencias o empresas partner, estas Temporadas  pueden seleccionarse al momento de hacer reservación por medio del Rate Mixer que se observa a la derecha de los calendarios al reservar.


Si el Rate Mixer está configurado en modo min, designará automáticamente la tarifa más baja entre todas las tarifas de todas las temporadas para ese día específico, que cumpla con las restricciones.
Si el Rate Mixer está configurado en modo max, designará automáticamente la tarifa más alta entre todas las tarifas de todas las temporadas para ese día específico, que cumpla con las restricciones.
Si el Rate Mixer está configurado en modo manual (''), designará la tarifa (en modo indeterminado) de la primer temporada que cumpla con las restricciones. 
Avanzado: Si requiere imponer (override) una temporada manualmente, puede indicar la prioridad de la temporada que quiere aplicar con mayor relevancia. Por ejemplo:
  1. Puede indicar una temporada con la prioridad número 1 para priorizar sobre las demás tarifas.
  2. Puede continuar colocando el número 2, 3, etc. y así sucesivamente para priorizar manualmente las tarifas de otras temporadas.
Como resultado final, podrá ver que las tarifas a utilizar marcarán en color verde las fechas que aplicará:


Rsv_Season_Sel_Rates: Selección de la tarifa más barata o más cara

Por default, el Rate Mixer de Novohit está en modo manual, es decir, Novohit seleccionará la primer temporada que cumpla con todas las restricciones, pero si existen más temporadas, el usuario deberá seleccionarlas manualmente.
Es posible configurar el Rate Mixer para que Novohit seleccione la temporada con tarifas más baratas o más caras gracias al parámetro Rsv_Season_Sel_RatesSi usted requiere parametrizar que automáticamente seleccione la tarifa más baja (modo min) o más alta (modo max), puede ingresar un ticket en help.novohit.com. La configuración del Rate Mixer es a nivel del hotel, es decir, aplica para todas las agencias y temporadas de un hotel. 
Si el Rate Mixer está en modo min o max (Rsv_Season_Sel_Rates), Novohit dará prioridad primero a la temporada más barata que cumpla con todas las restricciones. Esto es importante sobre todo en los casos en los que haya que comparar temporadas sin restricciones vs aquella que tengan MinStay. Si la temporada sin restricciones tiene la tarifa más cara o más barata y esto coincide con la parametrización de Rsv_Season_Sel_Rates, se tomará la temporada sin restricciones vs. la que tenga restricciones.

Sobreventa

Novohit permite manejar sobreventa y se puede parametrizar según las políticas del hotel.
La sobreventa se controla de forma independiente por tipo de habitación.
Por default Novohit se parametriza sin sobreventa, esta sólo se parametriza bajo solicitud del hotel vía help.novohit.com.

Allotment

La columna Allot aparecerá en la ventana Selección de Habitaciones si el parámetro RsvWeb_Avail_Control está en modo 1.


Verifique que los Allotment estén correctamente asignados a cada Agencia.
Solicite a nuestro staff de soporte que verifique el parámetro RsvWeb_Avail_NoAllot para que los allotment sean restrictivos (si no existe allotment asignado para una Agencia, Empresa o Canal no se podrán tomar reservas) o flexibles, para que el sistema tome la disponibilidad global del hotel si algún allotment no está asignado.

Grabar Reservación

Para ingresar los datos de huésped se debe consultar el histórico de huéspedes haciendo clic en el botón Huésped, se mostrará la siguiente pantalla:


Para realizar la búsqueda de un huésped en el histórico de huéspedes es necesario ingresar alguno de los datos del formulario, tradicionalmente con el nombre y/o apellidos es suficiente y hacer clic en el botón Buscar Cliente en el Histórico.
Para una búsqueda más precisa se puede realizar con los campos del RFC / RUT y/o Pasaporte.
No es necesario ingresar todos los datos para realizar una búsqueda, se recomienda utilizar todos los campos para registrar un nuevo huésped o actualizarlo. A continuación, se describe cada uno:

Campo
Descripción
RFC/RUT
Puede realizar la búsqueda del huésped por RFC (México) RUT (Chile).
Pasaporte
Ingrese el número de pasaporte para realizar la búsqueda.
Nombres
Ingrese el o los nombres del huésped.
Apellidos
Ingrese el o los apellidos del huésped.
Email
Ingrese el correo electrónico del huésped.
Dirección
Ingrese la dirección del huésped.
Ciudad
Ingrese la ciudad del huésped.
Estado / Región
Puede ingresar el estado o región del huésped.
CP
Puede ingresar el código postal del huésped.
País
Puede ingresar el país del huésped.
Cod - Teléfono
Puede ingresar el código (país y ciudad) y número telefónico.
Fecha de Nacimiento
Puede ingresar la fecha de nacimiento.
Notas
Puede agregar notas.
Botón Actualizar Datos del Cliente
Este botón se utiliza para actualizar los datos cuando se modifican en un registro existente.
Botón Capturar Datos de Nuevo Cliente
Este botón se utiliza para crear un nuevo cliente. Si tiene un registro abierto, al hacer clic en este botón cerrará el registro sin guardar cambios y dejará el formulario limpio para iniciar una nueva captura.
Botón Buscar Cliente en el Histórico
Este botón se utiliza para realizar consultas en la base de datos del histórico de huéspedes.

Al realizar la búsqueda de un huésped en la base de datos aparecerá una lista con las coincidencias, mostrando dos secciones:
  1. Buscar Huésped: contiene los datos de la búsqueda recién realizada y que podrá modificar para hacer otra búsqueda.
  2. Seleccione Huésped: aparecerá la lista de huéspedes que coinciden con los datos de la búsqueda:


Columna
Descripción
Sel
Hacer clic en el icono de Lápiz seleccionará el registro y lo ingresará en la reserva.
Info
Hacer clic en el icono de Lupa le permite consultar su histórico de ese huésped como se muestra en la siguiente imagen.
Huésped
Muestra los nombres de los huéspedes enlistados.
Email
Muestra el correo electrónico de los huéspedes de la lista para enviar notificaciones.
Dirección
Muestra la dirección de los huéspedes de la lista.

Al hacer clic en el icono de Lupa se mostrará del lado derecho dos secciones adicionales:
  1. Histórico de Reservas del pasajero seleccionado.
  2. Histórico de Estadías del pasajero seleccionado.




Campo
Descripción
Huésped
Se ingresa los datos del huésped consultando la base de datos del histórico de huéspedes según lo explicado en el punto anterior.
Fecha de Reserva
El registro de esta fecha lo hace el sistema automáticamente.

El parámetro de control Rsv_Level_Mod_Dt_Rsv permite determinar el Nivel de Usuario que pueda editar o no la Fecha de Reservación. Por definición el Nivel de Usuario es DEFINICION, pero esta configuración se establece caso por caso. 
Fecha de Llegada
El registro de esta fecha lo hace el sistema automáticamente y lo toma de la fecha indicada como fecha de llegada.
Fecha Límite
Esta fecha indica hasta cuándo se podrá mantener esta Reserva activa sin Confirmación (ver Confirmada).
Por default Novohit calcula esta fecha al día de llegada del huésped.

Si se cumple la fecha sin Confirmar la reserva (ver Confirmada), el sistema anulará (cancelará) la reserva durante la auditoría nocturna de esa fecha.
Fecha de Verificación
  1. Esta fecha le indica al usuario cuándo debe hacer un seguimiento comercial (de ventas) con el pasajero para Confirmar o Garantizar su reservación.
  2. Esta fecha debiera ser inferior a la fecha límite.
Nombre Grupo
En caso de aplicar, seleccione de la lista desplegable el grupo al que pertenece la reserva.
Garantía
Monto: Indique la cantidad de la garantía de la reserva.
Tipo: Seleccione de la lista desplegable el tipo de forma de pago utilizada para garantizar la reserva.
Comprobante: En caso de tener el folio de un comprobante o número de operación ingréselo en este campo.
Confirmada
Seleccione esta casilla para indicar al sistema que la Garantía capturada que respalda la reserva está Confirmada (validada) según las políticas del Hotel.

Una reserva puede estar en Estatus Garantizada o No Garantizada e independientemente estar Confirmada o No Confirmada.

Cuando el sistema corra la Auditoría, anulará todas las reservas cuya Fecha Límite coincida con el día de la auditoría y la casilla Confirmada esté desactivada. Si la reservación tiene la casilla Confirmada activa, el sistema ignorará la Fecha Límite durante la auditoría, manteniendo la reserva activa.
Presupuesto
El estatus Presupuesto puede afectar disponibilidad y acumular ingresos dependiendo del valor del parámetro  Rsv_Attempt_Accum.
Activado: las reservas en estatus Presupuesto si toman disponibilidad y acumulan para estadísticas de ingresos.
No Activo: Las reservas presupuestos no afectan disponibilidad ni estadísticas de acumulación de ingresos.
Solicite a nuestro staff de soporte que configure el parámetro Rsv_Attempt_Accum según sus requerimientos.
Al capturar una reserva, el estatus por defecto es Presupuesto y el usuario puede cambiar el estatus a Reservada o Garantizada.
Origen de Venta
Seleccione de la lista desplegable el canal por medio del cual se originó la reserva.
Categoría de Atención
Seleccione de la lista desplegable el tipo de categoría de atención que debe recibir el huésped.
Plan
Seleccione de la lista desplegable el tipo de plan de alimentos asociado a la reserva.
Tipo de Huésped
Seleccione de la lista desplegable la categoría de huésped.
Notas
Ingrese notas adicionales a la reserva, estas notas se enviarán al cliente al momento de grabar la reserva.
Es recomendable evitar ingresar datos sensibles para la empresa y el cliente en estas notas por ejemplo, números de tarjetas de crédito, teléfonos, correos electrónicos u otros datos que no debieran ser públicos.
Botón Grabar
Este botón se encuentra en la parte superior de la sección Información de Reserva, al hacer clic en él se grabará la reserva, generará un código y enviará un correo electrónico al huésped.
El correo electrónico de confirmación de la reserva se enviará sólo si el registro del Huésped tiene ingresado un correo electrónico.
Recuerde que las Notas de la reserva también se enviarán en la confirmación por correo electrónico. Evite colocar información sensible para la empresa y para el cliente en las notas.


Solicitudes Especiales

En la parte derecha de la pantalla verá otra ventana de Solicitudes Especiales:
En esta ventana se mostrarán las características generales de las habitaciones que pueden ser incluidas en la reservación como preferencias pero quedarán sujetas a la disponibilidad al momento de la llegada del huésped.
También tiene un campo para notas adicionales que tengan que ver con dichas solicitudes especiales.

Modificar una Reservación

Para modificar una reservación deberá seleccionar: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación
Verá la sección con la búsqueda y lista de reservaciones descrita arriba donde podrá:

Buscar la reservación.
Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono Lápiz ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.
Para modificar:
Fechas de entrada y salida.
Tipo y cantidad de habitación (agregar o quitar).
Número de personas (adultos y niños).
Seleccione la ventana superior llamada Habitaciones Solicitadas y haga los cambios de la misma forma como se indicó anteriormente. Nota: Siempre deberá buscar disponibilidad refrescar y actualizar la información real.
Para modificar los datos generales del huésped, agencia o empresa, garantía y forma de pago, así como orígenes de venta, planes de alimentos, categoría de atención y tipo de huésped puede realizarlo directo en el campo correspondiente y ejecutar sus cambios.
Una vez terminado, haga clic en el botón Actualizar.

Reenviar copia de correo de Confirmación de Reservación

Puede reenviar una copia del correo de confirmación de una reservación al huésped o cualquier otro destinatario ingresando en la reservación Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Busque la reservación.
Seleccione la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de Lapiz ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.
En el campo de texto que aparece al lado de Enviar Email de Confirmación puede ingresar cualquier correo electrónico del destinatario. Por default, aparecerá el correo del huésped titular si es que está dado de alta. Puede enviarlo nuevamente a dicho destinatario o puede substituir temporalmente el correo en ese campo y dar clic en Enviar Email de Confirmación.
El correo que se ingrese en este campo no se almacenará en la ficha del cliente. Si desea modificar el correo de cliente debe modificar la ficha del huésped.

Recuerde que el sistema enviará una copia a todos los correos del hotel dados de alta en:
Configuraciones → Front Office → Hotel Actualiza Información.
Como se ha revisado en pasos anteriores, al crear una reserva, el sistema enviará un correo de confirmación de una reservación al huésped titular dado de alta al momento de capturar la reservación si es que se capturó el correo en su ficha de huésped.

Cancelar o Anular una Reservación

Para cancelar una reservación seleccione: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Verá la sección descrita anteriormente y podrá realizar una búsqueda o bien seleccionar la reservación de la lista mostrada.
Abra la reservación haciendo clic en el Icono de Lápiz.
Una vez abierta la reservación, arriba del nombre del huésped verá un botón Cancelar, debe hacer clic sobre él.
El sistema le solicitará un motivo de cancelación, escríbalo en el campo y vuelva a hacer clic en el botón Cancelar a la derecha.
La reservación cambiará de estatus Cancelada y emitirá una clave de cancelación en color rojo.

La cancelación de habitaciones no cancela (no anula, no devuelve) Anticipos.

Reservar un Paquete

Para reservar un paquete el procedimiento es el mismo que la reservación de una habitación, seleccione:  Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Haga clic en el botón Registrar Reserva.
Seleccione la fecha de entrada y salida.
Seleccione la agencia o empresa y el tipo de tarifa.
Haga clic en el botón Buscar Tarifas.
Escriba en número de habitaciones a reservar y haga clic en Aceptar Selección.
      Borre la tarifa del tipo de habitación en las fechas en que aplicará el paquete, más adelante se seleccionarán las tarifas de             paquete para las fechas requeridas.


En la Sección Habitaciones Solicitadas se mostrará la información general de la reserva, del lado derecho existe un Icono llamado PQT (paquete) haga clic en él.


Se abrirá la sección con las tarifas de paquetes, mostrando la siguiente información:
Paquetes: aparecerán en una lista todos los paquetes vigentes.
Aplica: Indica si el paquete se cargará Por Día o Por Estadía.
#Paquetes: deberá seleccionar la cantidad de paquetes que va a reservar Por Día o Por Estadía, normalmente es uno por Estadía, pero esto dependerá de la configuración del hotel por que puede ser por persona.
Las siguientes columnas mostrarán la tarifa que aplicara por cada fecha a reservar.
Indique la cantidad de paquetes a reservar en el Paquete deseado y en las fechas en que se aplicará


En caso aparezcan dos columnas por cada día, la primera columna es el valor de la tarifa del paquete para Adulto y la segunda columna es el valor de la tarifa del paquete para Niño o Infante.



Regresará a la pantalla donde mostrará el valor del paquete asignado a la reserva



El valor de la tarifa por las noches que no incluye el paquete más el valor de la noche con el paquete hacen el total de la reserva.


Los demás pasos son los mismos indicados en la reserva de habitación.

Reservar un Grupo

Para reservar un Grupo el procedimiento es el mismo de la reservación de una habitación, seleccione:
Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Haga clic en el botón Registrar Reserva.
Seleccione la fecha de entrada y salida del grupo.
Seleccione la agencia o empresa y el tipo de tarifa.
Haga clic en el botón Buscar Tarifas para obtener las Tarifas y disponibilidad.
Escriba en número de habitaciones a reservar y haga clic en Aceptar Selección, podrá seleccionar el número de habitaciones que desee y que haya disponibles para cada tipo de habitación.
Llene la información general de la reserva, esta información será la información titular y podrá ser una persona o una empresa.
Haga clic en Grabar Reserva.
Las reservaciones de grupo pueden llevar cualquier tipo de habitación y hasta la cantidad que esté disponible para cada tipo en las fechas de estadía. Debe observar lo siguiente:
  1. Se recomienda agrupar habitaciones que tengan la misma fecha de entrada.
  2. Evitar hacer reservaciones que tengan diferentes fechas de entrada.
  3. Todas las habitaciones de una reserva podrán tener diferentes fechas de salida.

Agregar más habitaciones a una Reservación

Concepto de Request

El Request es un grupo de habitaciones del mismo tipo dentro de una reserva. Los Request se visualizan y editan en la ventana Habitaciones Solicitadas.
Para agregar más habitaciones a una reservación, deberá realizar un nuevo Request. Para esto, ingrese a: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

De la lista de reservas Seleccione la reservación del grupo.
En la sección Habitaciones Solicitadas haga clic en el botón Agregar Habitación.
Esto lo llevará a la pantalla de búsqueda de disponibilidad:
Seleccione fechas de entrada y salida, se recomienda que sea la misma Fecha de Entrada que tiene la reservación, si varían por más de un día la mejor práctica será crear otra reserva.
Verifique la agencia o empresa, tipo de tarifa y tipo de habitación, haga clic en el botón Buscar Tarifas.
Seleccione la o las habitaciones a agregar y haga clic en el botón Aceptar Selección.
Podrá revisar en la ventana superior todas las habitaciones que contenga la reservación.

Rooming List

Concepto de Request

El Request es un grupo de habitaciones del mismo tipo dentro de una reserva. Los Request se visualizan y editan en la ventana Habitaciones Solicitadas.
Cuando se hace una reservación de Grupo ésta queda a nombre de un Titular que es la persona que hace el bloqueo de las habitaciones; en el caso de Grupos se puede ingresar el Rooming List el cual podrá ser distribuido en las habitaciones del Grupo haciendo que cada habitación del Grupo esté a nombre de cada huésped. Para ingresar el Rooming List haga lo siguiente, Seleccione:  Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación.



Abra la reservación de grupo.
En la sección Habitaciones Solicitadas aparecerán los Request haga clic el botón Rooming ubicado en el extremo derecho.
Si tuviera diferentes líneas de habitaciones deberá agregar el Rooming List en cada una dependiendo de la cantidad de habitaciones y personas.
En esta sección ingresará los huéspedes en la sección Rooming List, haga clic en el botón Datos del Huésped, esto abrirá la consulta del histórico de huéspedes:
Podrá agregar un nuevo huésped o recuperarlo del histórico.
Podrá indicar si es adulto o menor como se muestra en la siguiente imagen.
Podrá colocar observaciones o notas para cada uno.
Cuando haya seleccionado un huésped observará que aparecerá registrado en la ventana del lado derecho.
Repita este proceso hasta terminar de ingresar el total del Rooming List.
Para concluir haga clic en el botón Salir.




El Rooming List siempre quedará asociado a la reserva en la que se ingresó, cualquier modificación se hace dentro de la reserva.
Luego de ingresar el Rooming List, en Recepción deberán preasignar las habitaciones y distribuir el Rooming List.
Una buena práctica es preasignar habitaciones y distribuir el Rooming List antes de la Fecha de llegada del Grupo.       

Consultar Bitácora de Cambios de Reservaciones

Para revisar todas las transacciones realizadas sobre una Reservación, debe ingresar a la Reserva usando el ícono de Lapiz (Editar). Una vez dentro la reservación, ir al ícono   al final de la sección INFORMACIÓN DE RESERVA:


Se abrirá una ventana que mostrará todos los cambios a la reservación desde su creación:



    • Related Articles

    • Expiración de Reserva

      Para cambiar el status de una habitación reservada a expirada o volverla a activar se realiza los siguientes pasos: Ingresar en Front Office → Reservaciones → Reserva Habitaciones En la sección Selección de Reserva realice la búsqueda de la reserva ...
    • Control de Habitaciones

      Para entrar al control de habitaciones seleccione:  Front Office → Control de Habitaciones   El control de habitaciones es una pantalla de consulta en la que podrá ver en tiempo real: Habitaciones Ocupadas. Habitaciones Disponibles. Habitaciones que ...
    • Conteo de Habitaciones

      El conteo de habitaciones es una consulta en línea del estado del hotel al momento de la consulta (fecha y hora), ingrese en:  Front Office →Recepción →Conteo de Habitaciones Se mostrará la consulta del Conteo de Habitaciones: Columna Descripción ...
    • Disponibilidad de Habitaciones

      Para realizar una consulta de disponibilidad global entre en: Front Office → Reservaciones → Disponibilidad de Habitaciones La aplicación mostrará dos secciones: Busca Disponibilidad de Habitaciones: permite filtrar la disponibilidad de acuerdo a los ...
    • Preasignación de Habitaciones

      La preasignación de habitaciones permite asignar habitaciones a una reserva previo a su llegada. La preasignación de habitaciones favorece la operación en los siguientes aspectos: Agiliza el registro del huésped mejorando el servicio de Check-In. ...