Registro de Agencias o Empresas con Convenio

Registro de Agencias o Empresas con Convenio

En esta aplicación se buscan, registran o modifican las Agencias y Empresas con las que el hotel tiene convenios comerciales de tarifas. Antes de poder registrar tarifas se debe registrar la agencia o empresa a la que se le cargarán las tarifas del convenio.
Para buscar, modificar o registrar una agencia o empresa debe ingresar en: Front Office → Ventas → Registra Agencias o Empresas con Convenio

Búsqueda de Agencias o Empresas con Convenio:

Para realizar la búsqueda, se mostrarán dos secciones:
  1. Busca Agencias o Empresas con Convenio: Esta sección permite realizar búsquedas por Nombre de la Agencia o Empresa, por el D Fiscal (RUT / RFC), por Segmento y por Moneda.
  2. Agencia o Empresas con Convenio: Se muestra la lista de todas las Agencias o Empresas con Convenio ordenadas alfabéticamente.



Creación de Agencias o Empresas con Convenio

Para insertar un nuevo registro haga clic sobre el ícono Insertar que se muestra en la parte inferior de la imagen anterior en color verde, los campos que se visualizarán en la siguiente imagen, se detallan a continuación:



Nombre del Campo
Descripción
Agencia o Empresa
Escriba el nombre de la agencia o empresa a registrar.
Tip Sincronización con Siteminder y/o HotelRSV:
Sugerimos que en Novohit la agencia para HotelRSV se denomine HOTELRSV USD (es decir, el nombre “HOTELRSV” seguido por la moneda de la tarifa). Mientras que las agencias para Siteminder sugerimos que lleven el nombre del Canal, seguido por la moneda de la tarifa.
Cód. de Agencia Remota
Este campo se utiliza para conectar con HotelRSV. Aquí se debe seleccionar la Agencia de HotelRSV que corresponda.
Si va a utilizar la sincronización entre HotelRSV y Novohit, debe solicitar a través de un ticket para que nuestro Staff realice este mismo enlace en app.hotelrsv.com.
Inactivo
Al seleccionar esta casilla se está desactivando el registro, se utiliza cuando una Agencia o Empresa que ya no trabaja con el hotel se puede desactivar para evitar que en Reservaciones y Recepción les aparezca los datos de esta agencia o empresa.
Canal Propio de Internet
Esta casilla sólo se debe activar para conectarse a los canales propios de Internet tales como el motor de reservaciones para la página web del hotel (se requiere HotelRSV Booking Engine) o para conectarse con OTAS a través de SiteMinder™ Channel Manager (se requiere el servicio de SiteMinder™ y la licencia de Novohit Channel Manager).
Walkin
•    Se debe seleccionar esta casilla para hacer que la Agencia o Empresa esté disponible en los módulos de Reservaciones y Recepción.
•    Walkin Default: seleccionar esta casilla determina cuál será la tarifa por default para el hotel, sólo se debe seleccionar una tarifa (la principal del hotel - Rack, Pública, Directos).
Id Fiscal
Debe ingresar el RFC para el caso de México o el RUT para el caso de Chile.
Giro
Escriba el giro de la Agencia o Empresa a la que pertenece.
Razón Social
Es el nombre del registro de la Empresa ante las autoridades fiscales (SAT para México, SII para Chile).
Tipo de Tarifa
Debe seleccionar de la lista desplegable el Tipo de Tarifa de aplicación de cargo por noche/renta a utilizar cuando se configurarán Temporadas (no aplica para Paquetes), se cuenta con tres opciones:
•    Por Habitación: indica que las tarifas que se cargarán para esta Agencia o Empresa se cargarán por Tipo de Habitación.
•    Por Persona: Indica que las tarifas que se cargarán para esta Agencia o Empresa serán por persona.
•    Por Ambos: Permitirá utilizar las dos opciones anteriores de forma simultánea permitiendo vender tarifas por Habitación y por Persona.
Tax / Tarifas

Los campos a continuación de Tax/Tarifas a nivel de Agencia solo aplican para las reservas sincronizadas con Siteminder o con HotelRSV.
Tax/Tarifas: esta casilla le indica al sistema si las tarifas para esta agencia o canal estarán sujetas a los impuestos definidos en el sistema.
  1. Activado: el sistema asumirá que las tarifas de las reservas de Siteminder u HotelRSV capturadas para esta agencia aplicarán impuestos, y aplicará la lógica definida en los campos Incluido y %.
  2. Desactivado: el sistema asumirá que las tarifas de las reservas de Siteminder u HotelRSV no están sujetas a impuestos. Verifique con su asesor contable ya que la mayoría de los países aplican algún tipo de impuesto en las tarifas de estadía.
Incluido: esta casilla le indica al sistema que la tarifa cargada para esta agencia o canal de las reservas de Siteminder u HotelRSV ya incluyen los Impuesto(s).
  1. Activado: el sistema asumirá que las tarifas capturadas para esta agencia incluyen impuestos, por lo que al monto capturado en la tarifas al momento de sincronización con Siteminder, o la sincronización de HotelRSV, el sistema asumirá que el porcentaje de impuestos es aquel cargado en la casilla % y deducirá automáticamente el porcentaje de impuestos definido en la casilla % al momento del check-out si es que la casilla Tax/Tarifas está activo.
  2. Desactivado: el sistema asumirá que las tarifas capturadas para esta agencia aplican impuestos pero estos no están incluidos en las tarifas cargadas, al momento de sincronización con Siteminder, o la sincronización de HotelRSV; por lo que el monto capturado se asume neto y podrá sumar el porcentaje de impuestos definido en la casilla % al momento del check-out si es que la casilla Tax/Tarifas está activo.
% (Porcentaje): en esta casilla se debe indicar el porcentaje del impuesto que se aplicará a la tarifas al momento de sincronización con Siteminder, o la sincronización de HotelRSV.
Cuando una reserva llega de Siteminder hacia Novohit, este último realiza un mapeo entre el campo que llega desde Siteminder siguiendo la lógica a continuación:
  1. Toma el campo que llega desde SiteMinder, este campo puede ser AmountBeforeTax (monto antes de impuestos) o AmountAfterTax (monto después de impuestos).
  2. Verifica la configuración de impuestos de la Agencia de destino en Novohit.
  3. Calcula si agregar los impuestos, desglosarlos o no realizar nada sobre la tarifa antes de ingresar la reserva.
Por ejemplo, si la agencia está configurada como Impuestos en Tarifas y están Incluidos (es decir, la tarifa tiene impuestos incluidos) y el valor que llega a Novohit es AmountBeforeTax, el algoritmo concluye lógique debe sumarle impuestos a la tarifa que llega para mantener coordinación y concordancia, generando una disparidad entre el valor de Siteminder y el valor de Novohit. 

Cuando una reserva llega desde HotelRSV hacia Novohit, este último realiza un mapeo o conversión automática de las tarifas siguiendo la lógica a continuación:
  1. Toma los valores de HotelRSV que pueden ser antes de impuestos o después de impuestos.
  2. Verifica la configuración de impuestos de la Agencia de destino en Novohit.
  3. Calcula si agregar los impuestos, desglosarlos o no realizar nada sobre la tarifa antes de ingresar la reserva.
Por ejemplo, si la agencia está configurada como Impuestos en Tarifas y están Incluidos (es decir, la tarifa tiene impuestos incluidos) y el valor que llega a Novohit es Sin Impuestos, el algoritmo concluye lógicamente que debe sumarle impuestos a la tarifa que llega para mantener coordinación y concordancia, generando una diferencia entre el valor de Siteminder y el valor en Novohit.
Se debe verificar que el manejo de los impuestos sean iguales en Novohit que en SiteMinder y en HotelRSV.
Ejemplo: si en SiteMinder la tarifa es con impuestos incluidos en Novohit también debe ser así. De lo contrario, cuando lleguen las reservas podrán tener diferencias de valores.
Si una agencia no llevará Impuestos sobre las tarifas o no están incluidos en la tarifa, entonces se recomienda desactivar el/los checkbox de impuestos, no colocar el valor 0, ya que esto puede generar confusión e inconsistencia ("0 impuestos incluidos").
Segmento
Seleccione de la lista desplegable el segmento que le corresponda a la Agencia o Empresa que se esté registrando.
Moneda
Seleccione el tipo de moneda que se incluyó en el convenio de tarifa. Si el convenio incluye más de un tipo de moneda, por ejemplo, Pesos y Dólares, entonces deberá crear un nuevo registro (nueva Agencia) para cada tipo de moneda.
Tipo de Moneda
Este tipo de moneda es el que Novohit utilizará para realizar los cargos de Renta en la cuenta del huésped, cuando se trata de moneda extranjera utilizará el tipo de cambio definido en el sistema.
Se utiliza el tipo de moneda de la agencia equivalente en Novohit y los montos de las tarifas se convierten a este tipo de moneda si los tipos de moneda que trae la reserva son diferentes.
Al realizar este registro, se debe verificar que las agencias tengan el mismo tipo de moneda que SiteMinder.
Dirección
Escriba el domicilio de la Agencia o Empresa que se está registrando.
Ciudad
Ingrese el nombre de la ciudad donde se encuentra la empresa o donde se factura.
Estado / Comuna
Ingrese el nombre del estado o comuna donde se encuentra la ciudad de la Agencia o Empresa.
País
Indique el país de la Agencia o Empresa.
Teléfono
Ingrese un número telefónico de su contacto de ventas en esta Agencia o Empresa.
Fax
Ingrese un número de fax de su contacto de ventas en esta Agencia o Empresa.
eMail
Ingrese correo electrónico de su contacto de ventas en esta Agencia o Empresa.
Web Site
Ingrese la página web (URL) de su contacto de ventas en esta Agencia o Empresa.
Contacto
Ingrese nombre de su contacto de ventas en esta Agencia o Empresa.
% Comisión
Este campo se usa para indicar el porcentaje de comisión que puede obtener el ejecutivo vendedor asignado a esta cuenta.
Comisionista
Seleccione de la lista desplegable el nombre del vendedor asignado a esta cuenta. Para que el vendedor aparezca en esta lista se deberá registrar al empleado en el Catálogo de Funcionarios y Empleados, lo cual lo podrá hacer su personal de administración.
Comisión
Los ejecutivos vendedores los registra el área de administración en el módulo de Funcionarios y Empleados.
Botón Agregar
Guarda los cambios realizados en cualquier campo.
Botón Ignorar
Elimina cualquier cambio realizado y cierra el registro.

Modificar o Editar un registro de Agencia o Empresa

Cuando requiera modificar un registro existente, deberá encontrar la empresa a modificar y seleccionar el ícono Lápiz.
Se abrirá el registro en el formulario descrito arriba y podrá modificar cualquiera de los campos mencionados.
Cuando haya terminado de editar el registro deberá hacer clic en el botón Agregar de la parte inferior.
Campos con asteriscos
Todos los campos que contengan un asterisco (*) son campos obligatorios.
Es recomendable que ingrese los datos en todos los campos, esto le ayudará a mantener toda la información de contactos de ventas en el sistema, información que puede ser útil para otras gerencias.
Al concluir el registro de la agencia o empresa con convenio, se debe crear las temporadas correspondientes para cargar las tarifas.
Conexión con SiteMinder
Para asociar las agencias con OTAS deberá continuar en la sección Conexión de Novohit con SiteMinder Channel Manager.
Conexión con HotelRSV
Para asegurar que la sincronización a dos vías entre Novohit PMS y HotelRSV IBE funcione correctamente, ver Sincronización entre HotelRSV y Novohit PMS.


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