Reservas de Habitaciones

Esta es la aplicación principal para realizar reservas de habitaciones, modificar reservas anteriores y Verificar la Bitácora de Cambios de una reservación: se podrán revisar todas las transacciones sobre la reserva desde que esta se capturó en sistema.

Para Novohit, vea: https://help.novohit.com/portal/es/kb/articles/reserva-habitaciones

Se accede en: Reservaciones → Reserva de Habitaciones

En la pantalla inicial encontrará las siguientes secciones:

-Selección de Reserva: Podrá buscar las reservas ya ingresadas o podrá capturar nuevas reservas a través del sistema.

-Reservaciones: Muestra el resultado de búsqueda de reservas ingresadas.

Captura o Ingreso de Reservación de habitación

-En la sección Habitaciones Solicitadas se irán mostrando las habitaciones o bloques de habitaciones que se vaya agregando a la reservación.

-En la sección Búsqueda de Tarifas se debe ingresa la información de los siguientes campos para   encontrar la tarifas y disponibilidad actual:

-Tipo de habitación: lista de todos los tipos de habitaciones que tiene el hotel.

-TOT+SV: indica el total (TOT) de habitaciones por cada tipo más la cantidad de sobreventa (SV),

-Disp: muestra las habitaciones que están disponibles al momento de la búsqueda, estarán resaltadas en verde cuando la disponibilidad sea mayor o igual al 89%, cuando las habitaciones rebasan el 90% de venta se resaltarán en rojo.

-En cada fecha aparecerá la tarifa de la agencia ya sea en moneda nacional o en USD.

-Las tarifas se podrán modificar manualmente si fuera necesario.

-Se recomienda ampliamente verificar el tipo de moneda que aplicará en la reservación ya que un cambio manual a la tarifa podría generar un cargo de renta erróneo.

-En la parte superior encontrará una sección Habitaciones Solicitadas la que mostrará el resumen del paso anterior (habitación tomada indicando número de noches, fechas de entrada y salida, cantidad de habitaciones, personas y total a pagar).

-En la parte inferior habrá otra sección Información de Reservas donde se ingresarán los datos de la reserva:

-Huésped: Para capturar la información o consultar el histórico de huéspedes hacer click en el botón Huésped con las siguientes opciones:

-Buscar por nombre, apellidos, e-mail, etc. Escribiendo cualquiera de estos datos deberá hacer clic en el botón Buscar Cliente en Histórico, si este cliente ya tuvo al menos una estancia aparecerá en el histórico lo cual facilitará para traer todos sus datos e incrustarlos en la reservación.

-Si el cliente es nuevo no estará en el Histórico de Clientes, entonces deberá capturar todos los datos y hacer clic en el botón Grabar Datos de Nuevo Cliente.

-Si el huésped seleccionado no es el que buscaba podrá cambiarlo o editarlo haciendo clic en el botón Huésped.

-Fecha Límite (*): Esta fecha indica hasta cuándo se podrá mantener esta Reserva activa sin Confirmación (ver Confirmada). Por default Novohit calcula esta fecha al día de llegada del huésped. Si se cumple la fecha sin Confirmar la reserva (ver Confirmada), el sistema anulará (cancelará) la reserva durante la auditoría nocturna de esa fecha.

-Fecha de Verificación: es la fecha en la que podrán verificar que reservaciones están garantizadas y cuáles no, esto le permite al departamento de reservación llamar o mandar un correo electrónico a los clientes para garantizar sus reservaciones, esta fecha normalmente es dos días antes de la llegada y también puede ser modificada manualmente. Cuando la reservación se hace para llegar el mismo día la fecha límite y la fecha de verificación será también la misma del día de llegada.

-Solicitante: es la persona que está solicitando la reservación al hotel, puede ser el huésped pero no necesariamente ya que puede ser un asistente, un agente de viajes o un acompañante quien esté reservando.

-Garantía: es para indicar el tipo de garantía que está proporcionando el cliente y puede ingresar un monto (si aplicara) e indicar cómo es su pago (Tarjeta de crédito, débito, depósito, etc), estas garantías las define el hotel.

-Comprobante: si el pago fue directo en el hotel se deberá anotar el número de comprobante o recibo del depósito en garantía, en caso de tarjetas de crédito se puede ingresar el número de la tarjeta o los últimos cuatro dígitos, esto lo define el hotel.

-Confirmada: Seleccione esta casilla para indicar al sistema que la Garantía capturada que respalda la reserva está Confirmada (validada) según las políticas del Hotel. Una reserva puede estar en Estatus Garantizada o No Garantizada e independientemente estar Confirmada o No Confirmada. Cuando el sistema corra la Auditoría, anulará todas las reservas cuya Fecha Límite coincida con el día de la auditoría y la casilla Confirmada esté desactivada. Si la reservación tiene la casilla Confirmada activa, el sistema ignorará la Fecha Límite durante la auditoría, manteniendo la reserva activa.

-Origen de Venta: son los canales a través de los cuales venden y son definidos por el hotel.

-Categoría de Atención: son los tipos de atención que deberá recibir el huésped (VIP, Reward, Preferencial, etc) estas categorías las define el hotel.

-Plan: indica el plan de alimentos que aplicará para la reservación.

-Tipo de huésped: indica el tipo de huésped (normal, uso casa, cortesía, etc.).

-Notas: en este espacio podrá escribir las notas adicionales para la reservación.

-En la parte inferior de esta sección se registrará al usuario que haya hecho la última modificación a esta reserva junto con quién la generó al inicio.

-En la parte derecha de la pantalla se encuentra la sección Solicitudes Especiales donde se mostrarán las características generales de las habitaciones que pueden ser incluidas en la reservación como preferencias pero quedarán sujetas a la disponibilidad al momento de la llegada del huésped una vez seleccionadas deberá dar click al botón Aceptar, también tiene un campo para notas adicionales que tengan que ver con dichas solicitudes especiales.

-Una vez ingresada toda esta información deberá hacer clic en el botón Grabar Reserva.

Todas las reservas se sincronizan con el PMS de Novohit de forma automática tras algunos segundos.

Modificar una reservación

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Para modificar una reservación deberá ingresar a: Reservaciones → Reserva de Habitaciones

Se realiza la búsqueda de la reserva a modificar en la sección Selección de Reserva, ingresando la información de los siguientes campos:

Campo	Descripción
Reserva	Código o clave de reserva.
Huésped	Capturar el nombre del huésped:  -Apellido  -Nombre
Fecha de Llegada	Captura día de llegada, dd/mm/aaaa o dar click en el calendario.
Fecha de salida	Ingresar día de salida dd/mm/aaaa o dar click en el calendario.

Hacer  click al botón Buscar Reservas. En la sección Reservaciones se mostrará la reserva que busca.

Deberá seleccionar la reserva de la lista mostrada, haciendo click en el Icono Lápiz/Modificar ubicado al lado izquierdo de la reservación con este paso se abrirá la reservación.

En la sección Habitaciones Solicitadas dar click en el Icono Lápiz/Modificar donde desplegara la sección de captura de reservas, por ejemplo:

-Tipo y cantidad de habitación (agregar o quitar).

-Número de personas (adultos y niños).

-Fecha de entrada o salida.

Para modificar los datos generales del huésped, agencia o empresa, garantía y forma de pago, así como orígenes de venta, planes de alimentos, categoría de atención y tipo de huésped vaya directo al campo correspondiente y realice sus cambios.

Una vez terminado haga clic en el botón Actualizar Reserva.

Cancelar una reservación

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Para cancelar una reservación deberá ingresar a:

      Reservaciones → Reserva de Habitaciones

En la sección Selección de Reserva podrá buscar la reserva según:

Campo	Descripción
Reserva	Código o clave de reserva.
Huésped	Capturar el nombre del huésped:  -Apellido  -Nombre
Fecha de Llegada	Captura día de llegada, dd/mm/aaaa o dar click en el calendario.
Fecha de salida	Ingresar día de salida dd/mm/aaaa o dar click en el calendario.

Una vez indicado el parámetro de búsqueda, deberá dar click al botón Buscar Reservas

Deberá seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo click en el Icono Lápiz/Modificar ubicado del lado izquierdo de la reservación con este paso se abrirá la reservación.

Una vez ingresado dentro de la reservación arriba del nombre del huésped encontrará el botón Cancelar Reserva, haga clic sobre él, se abrirá un campo de escritura en donde el sistema le solicitará un “Motivo de Cancelación”, escriba un motivo breve y vuelva a hacer click en el botón Cancelar Reserva a la derecha de este campo.

La reservación cambiará de estatus Garantizada a Cancelada y emitirá una clave de cancelación en color rojo.

Reserva Anulada

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Las anulaciones o cancelaciones NO se sincronizan automáticamente en Novohit. Para cancelar en Novohit, debe presionar la casilla Rsv Remota y presionar Enviar Reservas

Sincronizar Cancelación de Reserva con Novohit

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1.- Para sincronizar una cancelacion con Novohit, deberá ingresar a: Reservaciones → Reserva de Habitaciones

2.- En Status de la sección Selección de Reservas, seleccione Canceladas.

3.- Dar click en el botón Buscar Reservas, en la sección Reservaciones aparecerán las reservas canceladas

4.- En la casilla Rsv Remota marque el checkbox o casilla correspondiente y dar click en botón Enviar Reserva, en la casilla Rsv Remota aparecerá Reserva Enviada.

Para verificar el estatus en Novohit, puede presionar el botón Buscar Reservas y en la columna Rsv Remota aparecerá la respuesta (estatus) de la reserva en Novohit.

Consultar Bitácora de Cambios de Reservaciones

Para revisar todas las transacciones realizadas sobre una Reservación, debe ingresar a la Reserva usando el ícono de Lapiz (Editar). Una vez dentro la reservación, ir al ícono   al final de la sección INFORMACIÓN DE RESERVA:

Se abrirá una ventana que mostrará todos los cambios a la reservación desde su creación: