Reserva de Espacios

Reserva de Espacios

Este documento explica cómo realizar reservas en el módulo Spaces Management.
Debe dirigirse a: Spaces → Reserva de espacios
NotesLa ruta también se puede encontrar como: Areas-Eventos→ Reservas de Espacios y/o Equipos
Se abrirá una nueva ventana que le permitirá comenzar con la aplicación de reservas de Espacios, con la opción de seleccionar el "Tipo de Operación" que se quiera utilizar, solo en caso de tener mas de un tipo:


Al haber seleccionado la operación, en pantalla encontrará la lista de reservaciones a partir de la fecha actual y hasta 15 días a futuro:

  1. Botón para Iniciar Nueva Reservación: es el botón "+ Crear nueva reserva"
  2. Búsqueda de Reservaciones Realizadas: "ícono de lupa" situado a la parte superior izquierda de la pantalla, debajo del ícono Home, esta opción le permitirá ver y buscar cualquier reservación a futuro con parámetros específicos.
En la parte superior derecha de su pantalla encontrará el nombre e ícono con las iniciales del usuario.
  1. Cambio de operación: en caso de tener más de un "Tipo de Operación" en la propiedad, podrá hacer clic en las iniciales del usuario para realizar el cambio desde este selector, sin tener que cerrar la aplicación y volver a ingresar.
Para reservar un evento tendrá que observar las siguientes reglas:
  1. Agregar espacios por día y horario.
  2. Agregar equipos por día y horario.
  3. Agregar servicios por día y horario.
  4. Agregar productos por día y horario.
Esto quiere decir que si un espacio con un equipo se va a usar dos días o más deberá agregarlos por cada día, esto le permitirá al sistema tener la disponibilidad real permitiendo hacer reservaciones de los mismos espacios en diferentes horarios; igualmente le permitirá colocar notas de manera individual para cada concepto lo que resultará en una pauta de servicio detallada.

Reservar un Espacio


Flujo de Reservación

Entre a la aplicación de SPACES
Seleccione el Tipo de operación donde desea Ver o Crear la reserva 
Seleccione el botón Crear nueva reserva
Se abrirá la ventana de Búsqueda de Disponibilidad con los siguientes parámetros:
  1. (Opcional) Asociado: en caso de asociar el evento alguna Agencia/Empresa lo puede buscar por nombre o por Rut/ID (no es un campo obligatorio)
  2. Fecha y hora de inicio (Opcional) del evento
  3. (Opcional) Fecha y hora de término del evento
  4. (Opcional)  Número de personas que asistirán al evento
Haga clic en el botón del ícono de la Lupa (Buscar).
El sistema mostrará los Espacios disponibles de acuerdo a los parámetros anteriores.


Seleccione un espacio haciendo clic en el selector de la tarifa del espacio seleccionado y haga clic en el botón Agregar.
Del lado derecho de la pantalla aparecerá una ventana con las opciones del espacio seleccionado, donde encontrará:
  1. Espacio seleccionado
  2. Tarifa elegida
  3. Cantidad de personas
  4. Espacio para agregar Notas del evento, las cuales podrán ser usadas en la pauta de servicio
  5. Selección del Tipo de Evento
Haga clic en el botón Crear Reserva.
Se abrirá la pantalla con 3 columnas:
  1. Lado izquierdo: histórico de reservas para acceder directamente a ellas.
  2. En medio: los metadatos de la reserva creada donde podrá consultar, seleccionar y/o modificar.
    1. Clave de confirmación del evento o Código de reserva del evento: para cada evento se entregará un código alfa-numérico, este no es lo mismo que el código de reserva de habitaciones
    2. Estatus de la reserva: Presupuesto, Reservado, Confirmado, Anulado, En casa.
    3. Fechas y horarios reservados: muestra la fecha y hora de inicio y término del evento.
    4. Tipo de Evento: Permite clasificar el evento según categorías definidas por el hotel. 
    5. Fecha de seguimiento: permite registrar una fecha para dar seguimiento comercial al evento.
    6. Fecha límite: permite establecer una fecha límite para la confirmación del evento. 
    7. Fecha de reserva: indica la fecha y hora en que se creó la reserva en el sistema.
    8. Cancelar Reserva: opción para cancelar la reserva del evento.
    9. Cotización: permite consultar, imprimir y enviar cotización.
    10. Orden de Servicio: permite consultar e imprimir la orden.
    11. Bitácora de modificaciones: histórico de cambios realizados en la reserva.
    12. Código de reserva hotel: si el evento tiene habitaciones podrá asociarlas desde aquí para realizar la cotización (Debe haber ingresado las reservas de habitaciones desde el módulo de reservaciones en Front Office e ingresar en este campo el código de reserva para asociarla al evento).
    13. Cliente CxC: cliente asociado a la cuenta por cobrar, ligado a la base de clientes de Novohit.
    14. Total del evento: muestra el valor total del evento.
    15. Prepagos aplicados: indica los pagos anticipados aplicados a la reserva.
    16. Saldo: muestra el saldo pendiente del evento.
    17. Descuentos: el sistema le permite aplicar descuentos por espacios, equipos, servicios y productos (alimentos y bebidas), podrá indicar el porcentaje de descuento que aplicará por cada ítem.
    18. Origen de Venta: identifica el canal o fuente de venta del evento.
    19. Agente de Ventas (Usuarios de Novohit con Puestos de Trabajo para Usuarios SPACES  y asignados como Usuarios para Operación de SPACES )
    20. Descripción del evento: permite registrar una descripción general del evento.
    21. Notas: podrá agregar notas generales al evento.
  3. Lado derecho: las características de la Reserva Creada, donde podrá agregar.
    1. Sección Espacios: Espacios adicionales.
    2. Sección Adicionales: Equipos, Servicios y Productos.
    3. Sección Garantías: Tipos de Garantía.
    4. Sección Prepago: Registro de Anticipos a la Reserva.

Estatus de la reserva

Presupuesto: Por defecto, el sistema seleccionará el estado Presupuesto, este estado se puede parametrizar para que no afecte a la disponibilidad de espacios. También se puede parametrizar si se solicita que afecte la disponibilidad. Cuando se está en estado Presupuesto, se pueden generar reservas adicionales para las mismas fechas y horas para crear Presupuestos, y en un momento posterior, convertir una de esas reservas en estado Reservado o Confirmado. 
Reservado: El estado Reservado puede seleccionarse manualmente cuando se acepta una Cotización en la reserva. El estado Reservado afecta a la disponibilidad.
Confirmado: Este estado no está habilitado para su uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente en función de las transacciones dentro de la reserva. Las transacciones de prepagos o garantías monetarias cambiarán automáticamente al estado Confirmado. 

Warning
Cuando se registra un prepago o una garantía, el sistema cambia automáticamente el estado de la reserva a Confirmada, ya que existe una garantía de pago asociada.
Si posteriormente ese prepago o garantía es anulado, el sistema revierte automáticamente el estado de la reserva a Reservado, quedando sin la condición necesaria para realizar el check-in.
En estos casos, la reserva requiere nuevamente contar con una garantía o un prepago válido para poder confirmarse (dependiendo del tipo de evento y de su configuración, la condición puede ser con garantía o con prepago). Por lo tanto, será necesario registrar nuevamente un prepago o una garantía válida para que el sistema permita realizar el check-in.

Cancelada: Este estado no está habilitado para uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente según las transacciones dentro de la reserva. Si se cancela el evento, el estado de la reserva cambiará automáticamente a Cancelado.
Registrado: Este estado no está habilitado para uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente según las transacciones dentro de la reserva. Al llegar y registrarse en la reserva el estado Checked-in cambiará automáticamente.
Check out: El estado Check out debe realizarse manualmente una vez finalizado el evento. El estado Check out señala el final del ciclo de estados, y el área del evento puede volver a estar disponible o en situación presupuestaria.
Notas sobre los Estatus de las Reservas
No se cambia la condición de Confirmación de la reserva y por lo tanto, tampoco su status en estos casos:
  1. La reserva tiene status "Presupuesto" y ese status no suma para ocupación (dependiendo de parámetro "Spc_Offer_Is_Not_Occupied"), y alguno de los espacios de la reserva está ocupado para las fechas reservadas. Esto quiere decir que no se puede activar su espacio por efectos de disponibilidad.
  2. La reserva está fuera de servicio (status = 7) 
  3. La reserva está en alguno de los status: "Checkin", "Salida" o "Cancelada".
En cualquier otra condición diferente a las anteriores, la reserva actualizará el campo "Confirmada" (activo o desactivado) con el valor guardado.
Cuando se cambia la condición de "Confirmada", el status de la reserva se modificará solamente cuando:
  1. El status actual de la reserva es "Presupuesto" o "Reservada" y se desea dejar la reserva como confirmada (Confirmada = casilla activa). El status cambia a "Confirmada".
  2. El status actual de la reserva es "Confirmada" y se desea dejar la reserva como no confirmada (Confirmada = casilla desactivada). El status cambia a "Reservada"

En la sección ESPACIOS

Podrá cambiar los parámetros de la reservación haciendo clic en cada rubro: Montaje, Tarifa, Agregar Notas.
  1. Podrá modificar el montaje
  2. Cambiar la Tarifa
  3. Agregar Notas del Evento
  4. Agregar más espacios haciendo clic en el botón "+" ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
  5. Eliminar la reserva
  6. Dar check in a la reserva (En Casa)

AlertAl agregar nuevos espacios a una reserva ya existente, el estatus del nuevo espacio se asignará automáticamente según el estatus actual de la reserva, siempre que este corresponda a “Presupuesto”, “Reservado” o “Confirmado”.


Sección Adicionales: Agregar Equipos, Servicio y Productos

Para agregar Equipos - Servicios - Productos  debe seleccionar en la pantalla lo que va agregar, en la parte central de la pantalla aparecerán los equipos, servicios o productos cargados según el ítem seleccionado. Para agregarlo:
- Haga clic en el botón "+ Agregar" que aparece debajo del ítem seleccionado:
  1. Cantidad: indique la cantidad de equipos.
  2. Tarifa: seleccione la tarifa a aplicar.
  3. Fecha y hora desde / hasta: indique el día y el horario en que se usará el equipo.
  4. Notas: agregue notas adicionales, estas notas podrán ser utilizadas en la pauta de servicio.
En caso de que el evento dure mas de un día debe ingresar los productos por día y horario correspondientes.

Repita para cada equipo, servicio o producto.


Secciones Garantías

Aquí podrá registrar prepagos o garantías monetarias en un evento. Las formas de pago son parametrizadas según su área comercial.
Al ingresar una garantía, seleccione la casilla Confirmar y el estatus de la reserva del evento cambiará automáticamente a Confirmado.
Los prepagos que ingrese en el módulo se verán reflejados en el POS de Eventos donde tendrá que cobrarlo, al ingresar el prepago en la aplicación de SpacesManagement aparecerá en estatus Capturado una vez cobrado en el POS el status del prepago se actualizará automáticamente a Cobrado.


 Los datos de Tipo de garantía, Monto de garantía y Comprobante de garantía, siempre se actualizan en la reserva, independientemente del status de la reserva.

Aplicar prepagos (anticipos) a un evento

Seleccione "PREPAGO" en la parte superior de la pantalla.
Haga clic en el botón "+" de la parte inferior izquierda de la pantalla.
Se mostrará una ventana para capturar el prepago.
  1. Indique el monto del prepago.
  2. Indique el documento o comprobante entregado al cliente.
  3. Indique la forma de pago.
  4. Haga clic en el botón Aceptar.
El prepago aparecerá en la tabla (parrilla), en la columna #Estatus se mostrará "PAY" (Pagado).



- Automáticamente se realiza el cobro en el POS correspondiente a la operación.
- La cuenta aparecerá en el POS bajo el rubro de las Cuentas Pagadas con la clave de la reservación y las letras ADV (Advance).
En algunos casos, dependiendo de la configuración definida por el hotel en el sistema, al aplicar un prepago este puede no aparecer automáticamente como Pagado en el POS. En su lugar, puede registrarse con el estado CAP (Capturado).
En estos casos, el pago debe completarse manualmente en el POS siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Diríjase al Punto de Venta en la aplicación principal de Novohit y seleccione:
POS (Point of Sale) → Point of Sale Touch Screen
  • Dentro del POS visualizará una cuenta con la clave de la reservación y las letras ADV (Advance).
  • Seleccione la cuenta y presione Print.
  • Seleccione nuevamente la cuenta y presione Pay. Se abrirá la ventana con los métodos de pago; seleccione los correspondientes y confirme el pago haciendo clic en el botón Pay.
Posteriormente, regrese al módulo SPACES, abra la reservación y verifique que el Prepago aparezca con el estado Cobrado o Aplicado.
De esta manera, es posible aplicar tantos pagos como sea necesario, los cuales serán enviados a la cuenta cuando se realice el evento junto con los cargos del día.

Estados de un anticipo o prepago

Los prepagos pueden tener dos o tres estados, dependiendo de la configuración definida por el hotel en el sistema.
Esto se debe a que el comportamiento del prepago puede variar según la forma en que el sistema esté configurado para integrarse con el POS (Punto de Venta).
Estado PAY (Pagado)
Este estado indica que el prepago ya ha sido pagado.
En algunos hoteles, el sistema está configurado para que al generar un prepago desde el módulo Spaces, se cree automáticamente el pago en el POS y quede registrado como pagado. En estos casos, el prepago pasa directamente al estado PAY (Pagado) sin requerir ninguna acción adicional.
Estado CAP (Capturado)
Este estado se utiliza cuando el prepago se genera desde Spaces, pero el pago no se registra automáticamente en el POS.
En este escenario, el prepago se crea inicialmente en estado CAP (Capturado). Posteriormente, el usuario debe dirigirse al POS para procesar el pago correspondiente. Una vez que el pago es realizado manualmente en el POS, el estado del prepago cambia a PAY (Pagado).
Estado VOD (Anulado)
Este estado corresponde a los casos en que un prepago o anticipo es anulado o revertido. Cuando esto ocurre, el sistema registra el prepago con el estado VOD (Anulado), indicando que el anticipo ya no es válido dentro de la reserva.

Facturación de un anticipo

Vaya al punto de venta en la aplicación principal de Novohit y seleccione:
POS (Puntos de Venta) → POS Touch Screen
  • Dentro del POS en la sección de Cuentas Pagadas encontrará la cuenta pagada con la clave de la reservación y las letras ADV (Advance)
  • Abra la cuenta y de presione el botón Facturar
  • Se desplegará la ventana para facturar y llenar con los datos del fiscales del cliente

Buscar una reservación

En la columna del lado izquierdo encontrará todos los parámetros para realizar la búsqueda de reservas:
  1. Código de reservaciones
  2. Fecha desde / hasta
  3. ID cliente/Socio: busque por RFC, RUT, etc. (casilla de verificación habilitada para casos de miembros frecuentes
  4. Apellido.
  5. Nombre.
  6. Tipo de evento.
  7. Fecha de reservación.
  8. Fecha de seguimiento.
  9. Fecha límite.
  10. Estatus.
Ingrese alguno de los datos mencionados y haga clic en Buscar, en la lista se mostrarán todos los eventos que coincidan con el parámetro de búsqueda.


Ver cotización del evento

Ingrese en la reservación del evento: En la columna de en medio haga clic en el botón Cotización y se abrirá una ventana con la opción para previsualizar el documento en pdf, mismo que podrá imprimir, guardar o enviar por correo electrónico.
El Balance o Saldo que se muestra en los reportes de Eventos es igual a:
+ Total de Habitaciones 
+ Total Eventos
- Anticipos Habitaciones
- Anticipos Eventos
- Garantías Aplicadas a Habitaciones
- Garantías Aplicadas a Eventos 
= BALANCE (Saldo)

Check-in de un Evento

Para iniciar el Check-in de un evento, la reserva debe encontrarse previamente en estado Confirmado. Además, el Check-in solo puede realizarse cuando la fecha y hora del evento corresponden al día en que se ejecutará.
Una vez realizado el check-in, el estado del evento cambia a En casa, lo que indica que el evento se encuentra actualmente en ejecución.
Para realizar el Check-in, siga los siguientes pasos:
  1. Acceda a la sección Espacios dentro de la reserva del evento.
  2. Ubique el espacio correspondiente al evento.
  3. Haga clic en el menú de tres puntos ubicado junto al espacio.
  4. En el menú desplegable, seleccione la opción Check in.
Este proceso debe realizarse para cada espacio asociado al evento. Una vez que se haya realizado el check-in de los espacios correspondientes, el sistema actualizará automáticamente el estado del evento a En casa, indicando que el evento se encuentra en curso.



Corrección de errores operativos en eventos

Durante la operación diaria de reservas de espacios, pueden ocurrir situaciones en las que un usuario realiza acciones por error, como efectuar un check-in incorrecto o registrar movimientos financieros equivocados. En estos casos, el sistema permite realizar ciertos procedimientos de corrección para mantener la consistencia de la reserva y de las cuentas asociadas en los puntos de venta.
A continuación, se describen algunos de los casos más comunes y la forma de resolverlos:

Reversión de un check-in

Cuando se realiza un Check-in en una reserva de eventos, el sistema puede generar automáticamente cuentas en los puntos de venta asociados al evento o al paquete reservado. Estas cuentas permiten registrar consumos, anticipos y cargos adicionales relacionados con el evento.
Si el check-in fue realizado por error y se requiere revertir la operación, es posible anular las cuentas generadas en el Punto de Venta siempre que el check-in haya sido realizado el mismo día.
Para realizar la reversión se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Ingresar al Punto de Venta correspondiente.
2. Localizar la cuenta generada en la sección de cuentas pagadas.
3. Reactivar la cuenta utilizando la opción "Anular pago".
4. Imprimir la cuenta desde la misma ventana.
5. Una vez impresa, proceder a anular la cuenta utilizando la opción de anulación disponible.

Este proceso revierte los movimientos asociados al check-in y permite que la reserva vuelva a su estado anterior en SPACES, dependiendo de las garantías o anticipos asociados.
Warning
Importante:
Si la reserva generó cuentas en más de un punto de venta (por ejemplo cuando el evento corresponde a un paquete que incluye diferentes servicios), el procedimiento debe realizarse individualmente para cada cuenta antes de continuar con la siguiente.
Asimismo, el sistema no permite mantener dos cuentas abiertas con el mismo nombre de forma simultánea, por lo que es necesario completar el proceso completo de reactivación y anulación de cada cuenta antes de proceder con otra.

Reversión de un prepago o anticipo

En algunos casos puede ser necesario revertir un prepago o anticipo registrado en una reserva de evento, para ello se debe anular la cuenta asociada al pago desde el POS correspondiente.
Para realizar este proceso se debe seguir el siguiente procedimiento:
  1. Ingresar al Punto de Venta donde se registró el prepago.
  2. Localizar la cuenta asociada al pago en la sección de cuentas pagadas o cuentas por pagar (dependiendo de la configuración del cliente respecto a los prepagos).
  3. Reactivar la cuenta utilizando la opción "Anular pago".
  4. Imprimir la cuenta desde la misma ventana.
  5. Una vez impresa, proceder a anular la cuenta utilizando la opción de anulación disponible.
Al realizar la anulación de la cuenta en el Punto de Venta, el sistema revierte el prepago registrado, actualizando su estado a (VOD) y automáticamente se actualiza el saldo disponible del cliente en la reserva.
Warning
Importante:
En algunos casos si la reserva se encontraba en estado Confirmada debido al prepago registrado, al anular el anticipo la reserva puede perder dicha condición y regresar al estado Reservada, siempre que no exista otra garantía o prepago asociado.

Sincronizar cargos del día

Esto se usa cuando el evento está en casa y desea realizar los movimientos del día.
Haga clic en el botón Sync Cuenta, con esto enviará los cargos que corresponden al día actual o fechas anteriores que no hayan sido sincronizadas.
Esto deberá realizarlo cada día a fin de tener registrados los consumos de cada día, el sistema mandará los cargos por rentas de espacios, equipos, servicios y productos que hayan sido reservados únicamente.



NotesConsulte la sección "Aplicar prepagos a un evento" cuando los pagos anticipados de Sync sean negativos.

Cargos de consumos extras

Todos los cargos extras deberá registrarlos en el módulo de Spaces y sincronizar con el Punto de Venta. Aunque puede hacer los cargos extras en el Punto de Venta de Banquetes y Eventos, no se recomienda hacerlo así para mantener consistencia en los datos de la reserva contra los cobrados en el POS.

Facturación de anticipos y cuentas de eventos

Para realizar la facturación de las cuentas de Eventos el procedimiento es el mismo realizado en el POS, el cual puede consultarlo en el apartado correspondiente llamado Facturación Electrónica - Caja Touch.

Check-out de un Evento

El check-out de un Evento se realiza en la parte superior modificando el Estatus. Cuando se hace check out de un evento no modifica los status de los espacios, servicios, equipos, productos si estos tienen status "checkin", "anulada" o ya estan "checkout", de igual manera no se puede dar "check-out" a un evento si no está primero en estatus "check-in". Esto es para poder identificar los status de cada componente del evento y poder verificar cuales fueron check-in, cuales anulados, etc.
Después que un evento está en estatus check-out ya no se puede hacer nada con sus componentes independientemente de que sus componentes aún aparezcan como Check-in.

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