Reserva de Espacios

Reserva de Espacios

Este documento explica cómo realizar reservas en el módulo Spaces Management.
Debe dirigirse a:
      Spaces → Reserva de espacios
La ruta también se puede encontrar como: Areas-Eventos→ Reservas de Espacios y/o Equipos
Se abrirá una nueva ventana la que le permitirá comenzar con la aplicación de reservas de Espacios con las siguientes opciones:


  1. Botón para Iniciar Nueva Reservación: es el botón que tiene un símbolo "+"
  2. Lista de reservaciones a partir de la fecha actual y hasta 15 días a futuro:
  3. Botón de Reservaciones Realizadas: este botón le permitirá ver y buscar cualquier reservación a futuro.
El ícono de Home que encontrará en toda la aplicación es para devolverse a la pantalla inicial de Spaces
En la parte superior derecha de su pantalla encontrará el selector "Operación de Usuario"
  1. Cambio de operación: en caso de tener más de un "Tipo de Operación" en su Hotel, podrá realizar el cambio desde este selector, sin tener que cerrar la aplicación y volver a ingresar.
  2. Logout: Para salir de la aplicación.

Para reservar un evento tendrá que observar las siguientes reglas:
  1. Agregar salones por día y horario.
  2. Agregar equipos por día y horario.
  3. Agregar servicios por día y horario.
  4. Agregar productos por día y horario.
Esto quiere decir que si un salón con un equipo se va a usar dos días o más deberá agregarlos por cada día, esto le permitirá al sistema tener la disponibilidad real permitiendo hacer reservaciones de los mismos salones en diferentes horarios; igualmente le permitirá colocar notas de manera individual para cada concepto lo que resultará en una pauta de servicio detallada.

Reservar un Espacio



Flujo de Reservación


Entre a la aplicación de SPACES
Seleccione el botón Nueva Reservación.
Se abrirá la ventana de Búsqueda de Disponibilidad con los siguientes parámetros:
  1. (Opcional) Asociado: en caso de asociar el evento alguna Agencia/Empresa lo puede buscar por nombre o por Rut/ID (no es un campo obligatorio)
  2. Fecha y hora de inicio del evento
  3. Fecha y hora de término del evento.
  4. (Opcional)  Número de personas que asistirán al evento.
  5. (Opcional) Montaje a utilizar en el evento.

Haga clic en el botón Buscar.
El sistema mostrará los Espacios disponibles de acuerdo a los parámetros anteriores. En caso de ya tener parametrizado los valores para cada segmento, la ventana de disponibilidad de cada espacio o área  indicará una tarifa default.
Seleccione un salón haciendo clic en el botón Nueva Reservación (signo (+))
Se abrirá la ventana del salón correspondiente donde deberá:
  1. Elegir la tarifa a aplicar y luego en el botón Guardar (tarifa)
  2. Podrá escribir notas para el salón, estas notas podrán ser usadas en la pauta de servicio.
Haga clic en el botón Aceptar para seguir con la reservación.
Regresará a la ventana anterior donde podrá ver en un globo azul que el salón fue tomado.
Haga clic en el botón Continuar, parte inferior izquierda.
Abrirá una ventana para registrar información estadística:
  1. Origen de venta.
  2. Agente de Venta (Usuarios de Novohit con Puestos de Trabajo para Usuarios SPACES  y asignados como Usuarios para Operación de SPACES )
  3. Tipo de evento.
  4. Código de reserva hotel: si el evento tiene habitaciones podrá asociarlas desde aquí para realizar la cotización (Debe haber ingresado las reservas de habitaciones desde el módulo de reservaciones en Front Office e ingresar en este campo el código de reserva para asociarla al evento).
  5. Haga clic en el botón Guardar.
La reservación del Espacio está completa en la pantalla podrá ver lo siguiente:
  1. La parte superior está dividida en dos partes:
    1. Lado izquierdo podrá ver:
      1. Estatus de la reserva:
        1. Presupuesto: Por defecto, el sistema seleccionará el estado Presupuesto, este estado se puede parametrizar para que no afecte a la disponibilidad de espacios. También se puede parametrizar si se solicita que afecte la disponibilidad. Cuando se está en estado Presupuesto, se pueden generar reservas adicionales para las mismas fechas y horas para crear Presupuestos, y en un momento posterior, convertir una de esas reservas en estado Reservado o Confirmado. 
        2. Reservado: El estado Reservado puede seleccionarse manualmente cuando se acepta una Cotización en la reserva. El estado Reservado afecta a la disponibilidad.
        3. Confirmado: Este estado no está habilitado para su uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente en función de las transacciones dentro de la reserva. Las transacciones de prepagos o garantías monetarias cambiarán automáticamente al estado Confirmado. 
        4. Cancelada: Este estado no está habilitado para uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente según las transacciones dentro de la reserva. Si se cancela el evento, el estado de la reserva cambiará automáticamente a Cancelado.
        5. Registrado: Este estado no está habilitado para uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente según las transacciones dentro de la reserva. Al llegar y registrarse en la reserva el estado Checked-in cambiará automáticamente.
        6. Check out: El estado Check out debe realizarse manualmente una vez finalizado el evento. El estado Check out señala el final del ciclo de estados, y el área del evento puede volver a estar disponible o situación presupuestaria.
      1. Clave de confirmación del evento: para cada evento se entregará un código alfa-numérico, este no es lo mismo que el código de reserva de habitaciones.
      2. Fechas y horarios reservados.
      3. Datos del cliente, pueden ser modificados desde el icono LÁPIZ.
      4. Total del evento, podrá ver el saldo que irá variando conforme se agreguen servicios y se apliquen depósitos.
      5. Descuentos:el sistema le permite aplicar descuentos por salones (espacios), equipos, servicios y productos (alimentos y bebidas) seleccionando el ícono Lápiz podrá indicar el porcentaje de descuento que aplicará por ítem.
      6. Origen de venta.
    1. Del Lado derecho verá:
      1. Tipo de eventos.
      2. Descripción del evento.
      3. Notas: podrá agregar notas generales al evento.
    2. En medio de la pantalla verá el salón reservado con toda la información que se ingresó en los parámetros de búsqueda y la tarifa aplicada así como la notas.
      1. Podrá cambiar los parámetros del salón haciendo clic en el botón Cambiar.
      2. Podrá modificar el montaje.
      3. Agregar más salones haciendo clic en el botón Agregar Espacio ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
      4. Eliminar el salón.
      5. Dar check in.
  1. En la parte inferior de la pantalla verá una barra horizontal azul que tiene tres opciones:
  2. Espacios: donde se administran los salones y explicado hasta el punto anterior.


  1. Productos y servicios: donde podrá agregar Equipos, Servicios y Productos
Para agregar Equipos - Servicios - Productos  debe seleccionar en la pantalla lo que va agregar, en la parte inferior izquierda aparecerán los productos cargados según el item seleccionado. Para agregarlo a la cuenta puede realizarlo de dos formas: 
  1. 1. Puede arrastrar el producto hasta la cuenta, aparecerá una nueva pantalla que le preguntará cuantos de estos productos agrega,  la tarifa aplicar, el horario en que lo solicita y notas que se veran reflejadas en los reportes, luego debe seleccionar el botón AGREGAR y el producto aparecerá en la "cuenta" ( en caso de que el evento dure mas de un día debe ingresar los productos por día y horario correspondientes)
  2. 2. Puede seleccionar el simbolo "+" que aparece en el producto tecelandolo dos veces, aparecerá una nueva pantalla que le preguntará cuantos de estos productos agrega,  la tarifa aplicar, el horario en que lo solicita y notas que se veran reflejadas en los reportes, luego debe seleccionar el botón AGREGAR y el producto aparecerá en la "cuenta" ( en caso de que el evento dure mas de un día debe ingresar los productos por día y horario correspondientes).

Agregar Equipos, Servicio y Productos

Ya que la reservación esté abierta haga clic en la barra inferior (azul) donde dice productos y servicios.
Verá una pantalla que tiene del lado izquierdo la lista de equipos, por default se mostrarán los equipos, pero encima de esa lista podrá cambiar a Servicios o Productos AyB.
Para agregar un equipo, servicio o producto de un clic sostenido y arrastre a la ventana derecha (Cuenta) y suéltelo, se abrirá la ventana del equipo:
  1. Cantidad: indique la cantidad de equipos.
  2. Tarifa: seleccione la tarifa a aplicar.
  3. Fecha y hora desde / hasta: indique el día y el horario en que se usará el equipo.
  4. Notas: agregue notas adicionales, estas notas podrán ser utilizadas en la pauta de servicio.
Repita para cada equipo, servicio o producto.
Haga clic en el botón Agregar.



Garantías y facturación

Aquí podrá registrar prepagos o garantías monetarias en un evento. Las formas de pago son parametrizadas según su área comercial. Al ingresar una garantía, seleccione la casilla Confirmado y el estatus de la reserva del evento cambiará automáticamente a Confirmada. Los prepagos que ingrese en el módulo se verán reflejados en el POS de Eventos donde tendrá que cobrarlo, al ingresar el prepago en la aplicación de SpacesManagement aparecerá en estatus Capturado una vez cobrado en el POS el status del prepago se actualizará automáticamente a Cobrado.




Aplicar prepagos (anticipos) a un evento 

Entre en la reservación.
Seleccione la barra inferior azul donde dice Garantías y Facturación.
Verá tres columnas, en la primera del lado izquierdo, seleccione Prepagos.
Se mostrará una tabla (parrilla) donde se registra rán los depósitos o prepagos.
Haga clic en el botón Registrar Prepago.
  1. Abrirá la ventana de Registro de Prepago.
  2. Indique el monto del prepago.
  3. Indique el documento o comprobante entregado al cliente.
  4. Haga clic en el botón Aceptar.
El prepago aparecerá en la tabla (parrilla), en la columna Estatus se mostrará "Captura".
Para cobrar el Prepago deberá hacerlo en el Punto de Venta correspondiente.

Vaya al punto de venta en la aplicación principal de Novohit y seleccione:
      POS (Puntos de Venta) → Caja Touch Screen Puntos de Venta
  1. Dentro del POS de Banquetes y Eventos verá una cuenta con la clave de reservación y las letras ADV (Advance).
  2. Seleccione la cuenta y haga clic en Imprimir.
  3. Vuelva a seleccionar la cuenta y haga clic en Pagar. Se abrirá la ventana con las formas de pago, seleccione las indicadas y confirme el pago haciendo clic en el botón Pagar.
Vuelva al módulo de Banquetes y Eventos, abra la reservación y confirme que el Prepago aparecerá como Cobrado o Aplicado, de esta forma podrá aplicar cuantos pagos sean necesarios y estos se enviarán a la cuenta cuando el evento se realice junto con los cargos del día.

El funcionamiento de anticipos en SPACES prevé el siguiente flujo:

1) Cuando se Agrega un NUEVO anticipo desde SPACES (Captura), el anticipo se envía automáticamente al POS con monto POSITIVO para que este pueda ser IMPRESO y PAGADO desde el POS.
2) Una vez que el anticipo está PAGADO en POS (FACTURADO o NO), este aparecerá como APLICADO en SPACES. 
3) Cada vez que se sincronicen productos desde SPACES hacia POS (sea mediante la opción de SYNC o al hacer Check-in de una Area), los anticipos en estatus APLICADO se sincronizarán con signo Negativo. El objetivo de esto es que el monto Negativo no se aplique al gran totals de la cuenta del POS cuando se vaya a emitir el cobro final.
Consulte la sección "Sincronizar cargos del día" para Sincronizar pagos anticipados con POS
IMPORTANTE: Puede suceder que los Anticipos se envíen hacia el POS en cuentas separadas dependiendo de varios facturas, ej. la Parametrización de SPACES y si existen otros Componentes a enviar a POS al momento de la sincronización. Si este es el caso, deben unir las cuentas en POS con la opción CAMBIAR y unificar todas las cuentas del mismo Evento en una sola cuenta de POS. El Anticipo, estando ahora con signo negativo se restará al total de la cuenta.
4) PARA FACTURAR (DTE) LA CUENTA DE UN EVENTO DESDE POS: Dependiendo de cómo lo manejen operativamente, podemos activar un parámetro que permita que al momento de Emitir un DTE desde el POS no incluya los Anticipos ya pagados previamente (en Negativo) en el DTE. Los Anticipos seguirán apareciendo en la cuenta impresa del POS pero se omitirán en el DTE para que el DTE muestre el saldo total del Evento. Operativamente, esto implica que, si previamente ustedes emitieron DTE del Anticipo pagado anteriormente, deben emitir una NC sobre ese anticipo o bien no emitir DTE sobre Anticipos recibidos antes del saldo de la cuenta. 
En la parte superior hay una barra azul con cuatro iconos de izquierda a derecha son:
  1. Home: le permite regresar a la pantalla de inicio para comenzar una nueva reservación o búsqueda.
  2. Impresora: mostrará en formato pdf la cotización del evento.
  3. Sync Cuenta: le permite enviar los cargos del día a la caja.
  4. Anular: anula la reservación.

Buscar una reservación


En el módulo de SPACES, haga clic en el botón Reservaciones Realizadas.
Abrirá una lista con todos los eventos reservados.
En la parte superior verá un cuadro azul con una punta de flecha apuntando hacia abajo, haga clic en ella y verá la ventana de Búsqueda donde tendrá las siguientes opciones:
  1. Código de reservaciones
  2. ID cliente: busque por RFC, RUT, etc.
  3. Apellido.
  4. Nombre.
  5. Tipo de evento.
  6. Fecha desde / hasta.
  7. Fecha de reservación.
  8. Fecha de verificación.
  9. Fecha límite.
  10. Estatus.
Ingrese alguno de los datos mencionados y haga clic en Filtrar, en la lista se mostrarán todos los eventos que coincidan con el parámetro de búsqueda.
Haga doble clic en la reservación para abrirla.




Ver cotización del evento

Ingrese en la reservación del evento: Haga clic en el botón Impresora y se abrirá una ventana con el documento en pdf el cual podrá imprimir, guardar o enviar por correo electrónico.
El Balance o Saldo que se muestra en los reportes de Eventos es igual a:
+ Total de Habitaciones 
+ Total Eventos
- Anticipos Habitaciones
- Anticipos Eventos
- Garantías Aplicadas a Habitaciones
- Garantías Aplicadas a Eventos 
= BALANCE (Saldo)

Sincronizar cargos del día


Esto se usa cuando el evento está en casa y desea realizar los movimientos del día.
Haga clic en el botón Sync Cuenta, con esto enviará los cargos que corresponden al día actual o fechas anteriores que no hayan sido sincronizadas.
Esto deberá realizarlo cada día a fin de tener registrados los consumos de cada día, el sistema mandará los cargos por rentas de salones, equipos, servicios y productos que hayan sido reservados únicamente.

Consulte la sección "Aplicar prepagos a un evento" cuando los pagos anticipados de Sync sean negativos.

Cargos de consumos extras


Todos los cargos extras deberá registrarlos en el módulo de Spaces y sincronizar con el Punto de Venta. Aunque puede hacer los cargos extras en el punto de venta de Banquetes y Eventos, no se recomienda hacerlo así para mantener consistencia en los datos de la reserva contra los cobrados en el POS.

Facturación de anticipos y cuentas de eventos


Para realizar la facturación de las cuentas de Eventos el procedimiento es el mismo realizado en el POS, el cual puede consultarlo en el apartado correspondiente llamado Facturación Electrónica - Caja Touch.

Check-out de un Evento


El check-out de un Evento se realiza en la parte superior modificando el Estatus. Cuando se hace check out de un evento no modifica los status de los espacios, servicios, equipos, productos si estos tienen status "checkin", "anulada" o ya estan "checkout", de igual manera no se puede dar "check-out" a un evento si no está primero en estatus "check-in". Esto es para poder identificar los status de cada componente del evento y poder verificar cuales fueron check-in, cuales anulados, etc.
Después que un evento está en estatus check-out ya no se puede hacer nada con sus componentes independientemente de que sus componentes aún aparezcan como Check-in.


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