Reserva de Espacios
Este documento explica cómo realizar reservas en el módulo Spaces Management.
Debe dirigirse a:
Spaces → Reserva de espacios
La ruta también se puede encontrar como: Areas-Eventos→ Reservas de Espacios y/o Equipos
Se abrirá una nueva ventana que le permitirá comenzar con la aplicación de reservas de Espacios, con la opción de seleccionar el "Tipo de Operación" que se quiera utilizar, solo en caso de tener mas de un tipo:
Al haber seleccionado la operación, en pantalla encontrará la lista de reservaciones a partir de la fecha actual y hasta 15 días a futuro:
- Botón para Iniciar Nueva Reservación: es el botón "+ Crear nueva reserva"
- Búsqueda de Reservaciones Realizadas: "ícono de lupa" situado a la parte superior izquierda de la pantalla, debajo del ícono Home, esta opción le permitirá ver y buscar cualquier reservación a futuro con parámetros específicos.
En la parte superior derecha de su pantalla encontrará el nombre e ícono con las iniciales del usuario.
- Cambio de operación: en caso de tener más de un "Tipo de Operación" en la propiedad, podrá realizar el cambio desde este selector, sin tener que cerrar la aplicación y volver a ingresar.
Para reservar un evento tendrá que observar las siguientes reglas:
- Agregar espacios por día y horario.
- Agregar equipos por día y horario.
- Agregar servicios por día y horario.
- Agregar productos por día y horario.
Esto quiere decir que si un espacio con un equipo se va a usar dos días o más deberá agregarlos por cada día, esto le permitirá al sistema tener la disponibilidad real permitiendo hacer reservaciones de los mismos espacios en diferentes horarios; igualmente le permitirá colocar notas de manera individual para cada concepto lo que resultará en una pauta de servicio detallada.
Reservar un Espacio
Flujo de Reservación
Entre a la aplicación de SPACES
Seleccione el botón Crear nueva reserva
Se abrirá la ventana de Búsqueda de Disponibilidad con los siguientes parámetros:
- (Opcional) Asociado: en caso de asociar el evento alguna Agencia/Empresa lo puede buscar por nombre o por Rut/ID (no es un campo obligatorio)
- Fecha y hora de inicio (Opcional) del evento
- (Opcional) Fecha y hora de término del evento
- (Opcional) Número de personas que asistirán al evento
Haga clic en el botón del ícono de la Lupa (Buscar).
El sistema mostrará los Espacios disponibles de acuerdo a los parámetros anteriores.
Seleccione un espacio haciendo clic en el selector de la tarifa del espacio seleccionado y haga clic en el botón Agregar.
Del lado derecho de la pantalla aparecerá una ventana con las opciones del espacio seleccionado, donde encontrará:
- Espacio seleccionado
- Tarifa elegida
- Cantidad de personas
- Espacio para agregar Notas del evento, las cuales podrán ser usadas en la pauta de servicio
- Selección del Tipo de Evento
Haga clic en el botón Crear Reserva.
Se abrirá la pantalla con 3 columnas:
- Lado izquierdo: histórico de reservas para acceder directamente a ellas.
- En medio: los metadatos de la reserva creada donde podrá consultar, seleccionar y/o modificar.
- Clave de confirmación del evento: para cada evento se entregará un código alfa-numérico, este no es lo mismo que el código de reserva de habitaciones
- Estatus de la reserva: Presupuesto, Reservado, Confirmado, Anulado, En casa
- Fechas y horarios reservados
- Tipo de Evento
- Cancelar Reserva
- Cotización: permite consultar, imprimir y enviar cotización
- Orden de Servicio: permite consultar e imprimir la órden
- Bitácora de modificaciones: histórico de cambios
- Código de reserva hotel: si el evento tiene habitaciones podrá asociarlas desde aquí para realizar la cotización (Debe haber ingresado las reservas de habitaciones desde el módulo de reservaciones en Front Office e ingresar en este campo el código de reserva para asociarla al evento)
- Cliente CxC, ligado a la base de clientes de Novohit
- Descuentos: el sistema le permite aplicar descuentos por espacios, equipos, servicios y productos (alimentos y bebidas), podrá indicar el porcentaje de descuento que aplicará por cada ítem
- Origen de Venta
- Agente de Ventas (Usuarios de Novohit con Puestos de Trabajo para Usuarios SPACES y asignados como Usuarios para Operación de SPACES )
- Descripción del evento
- Notas: podrá agregar notas generales al evento
- Lado derecho: las características de la Reserva Creada, donde podrá agregar.
- Sección Espacios: Espacios adicionales
- Sección Adicionales: Equipos, Servicios y Productos
- Sección Garantías: Tipos de Garantía
- Sección Prepago: Registro de Anticipos a la Reserva
Estatus de la reserva
Presupuesto: Por defecto, el sistema seleccionará el estado Presupuesto, este estado se puede parametrizar para que no afecte a la disponibilidad de espacios. También se puede parametrizar si se solicita que afecte la disponibilidad. Cuando se está en estado Presupuesto, se pueden generar reservas adicionales para las mismas fechas y horas para crear Presupuestos, y en un momento posterior, convertir una de esas reservas en estado Reservado o Confirmado.
Reservado: El estado Reservado puede seleccionarse manualmente cuando se acepta una Cotización en la reserva. El estado Reservado afecta a la disponibilidad.
Confirmado: Este estado no está habilitado para su uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente en función de las transacciones dentro de la reserva. Las transacciones de prepagos o garantías monetarias cambiarán automáticamente al estado Confirmado.
Cancelada: Este estado no está habilitado para uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente según las transacciones dentro de la reserva. Si se cancela el evento, el estado de la reserva cambiará automáticamente a Cancelado.
Registrado: Este estado no está habilitado para uso manual. Este parámetro se modificará automáticamente según las transacciones dentro de la reserva. Al llegar y registrarse en la reserva el estado Checked-in cambiará automáticamente.
Check out: El estado Check out debe realizarse manualmente una vez finalizado el evento. El estado Check out señala el final del ciclo de estados, y el área del evento puede volver a estar disponible o situación presupuestaria.
Notas sobre los Estatus de las Reservas
No se cambia la condición de Confirmación de la reserva y por lo tanto, tampoco su status en estos casos:
- La reserva tiene status "Presupuesto" y ese status no suma para ocupación (dependiendo de parámetro "Spc_Offer_Is_Not_Occupied"), y alguno de los espacios de la reserva está ocupado para las fechas reservadas. Esto quiere decir que no se puede activar su espacio por efectos de disponibilidad.
- La reserva está fuera de servicio (status = 7)
- La reserva está en alguno de los status: "Checkin", "Salida" o "Cancelada".
En cualquier otra condición diferente a las anteriores, la reserva actualizará el campo "Confirmada" (activo o desactivado) con el valor guardado.
Cuando se cambia la condición de "Confirmada", el status de la reserva se modificará solamente cuando:
- El status actual de la reserva es "Presupuesto" o "Reservada" y se desea dejar la reserva como confirmada (Confirmada = casilla activa). El status cambia a "Confirmada".
- El status actual de la reserva es "Confirmada" y se desea dejar la reserva como no confirmada (Confirmada = casilla desactivada). El status cambia a "Reservada"
En la sección ESPACIOS
Podrá cambiar los parámetros de la reservación haciendo clic en cada rubro: Montaje, Tarifa, Agregar Notas.
- Podrá modificar el montaje
- Cambiar la Tarifa
- Agregar Notas del Evento
- Agregar más espacios haciendo clic en el botón "+" ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
- Eliminar la reserva
- Dar check in a la reserva (En Casa)
Sección Adicionales: Agregar Equipos, Servicio y Productos
Para agregar Equipos - Servicios - Productos debe seleccionar en la pantalla lo que va agregar, en la parte central de la pantalla aparecerán los equipos, servicios o productos cargados según el ítem seleccionado. Para agregarlo:
- Haga clic en el botón "+ Agregar" que aparece debajo del ítem seleccionado:
- Cantidad: indique la cantidad de equipos.
- Tarifa: seleccione la tarifa a aplicar.
- Fecha y hora desde / hasta: indique el día y el horario en que se usará el equipo.
- Notas: agregue notas adicionales, estas notas podrán ser utilizadas en la pauta de servicio.
En caso de que el evento dure mas de un día debe ingresar los productos por día y horario correspondientes).
Repita para cada equipo, servicio o producto.
Secciones Garantías y Prepago
Aquí podrá registrar prepagos o garantías monetarias en un evento. Las formas de pago son parametrizadas según su área comercial.
Al ingresar una garantía, seleccione la casilla Confirmado y el estatus de la reserva del evento cambiará automáticamente a Confirmada.
Los prepagos que ingrese en el módulo se verán reflejados en el POS de Eventos donde tendrá que cobrarlo, al ingresar el prepago en la aplicación de SpacesManagement aparecerá en estatus Capturado una vez cobrado en el POS el status del prepago se actualizará automáticamente a Cobrado.
Los datos de Tipo de garantía, Monto de garantía y Comprobante de garantía, siempre se actualizan en la reserva, independientemente del status de la reserva.
Aplicar prepagos (anticipos) a un evento
Seleccione "PREPAGO" en la parte superior de la pantalla.
Haga clic en el boton "+" de la parte inferior izquierda de la pantalla.
Se mostrará una ventana para capturar el prepago.
- Indique el monto del prepago.
- Indique el documento o comprobante entregado al cliente.
- Haga clic en el botón Aceptar.
El prepago aparecerá en la tabla (parrilla), en la columna #Estatus se mostrará "CAP" (Capturado).
Para cobrar el Prepago deberá hacerlo en el Punto de Venta correspondiente.
Vaya al punto de venta en la aplicación principal de Novohit y seleccione:
POS (Puntos de Venta) → Caja Touch Screen Puntos de Venta
- Dentro del POS de Banquetes y Eventos verá una cuenta con la clave de reservación y las letras ADV (Advance).
- Seleccione la cuenta y haga clic en Imprimir.
- Vuelva a seleccionar la cuenta y haga clic en Pagar. Se abrirá la ventana con las formas de pago, seleccione las indicadas y confirme el pago haciendo clic en el botón Pagar.
Vuelva al módulo de Banquetes y Eventos, abra la reservación y confirme que el Prepago aparecerá como Cobrado o Aplicado, de esta forma podrá aplicar cuantos pagos sean necesarios y estos se enviarán a la cuenta cuando el evento se realice junto con los cargos del día.
El funcionamiento de anticipos en SPACES prevé el siguiente flujo:
1) Cuando se Agrega un NUEVO anticipo desde SPACES (Captura), el anticipo se envía automáticamente al POS con monto POSITIVO para que este pueda ser IMPRESO y PAGADO desde el POS.
2) Una vez que el anticipo está PAGADO en POS (FACTURADO o NO), este aparecerá como APLICADO en SPACES.
3) Cada vez que se sincronicen productos desde SPACES hacia POS (sea mediante la opción de SYNC o al hacer Check-in de una Area), los anticipos en estatus APLICADO se sincronizarán con signo Negativo. El objetivo de esto es que el monto Negativo no se aplique al gran totals de la cuenta del POS cuando se vaya a emitir el cobro final.
Consulte la sección "Sincronizar cargos del día" para Sincronizar pagos anticipados con POS
IMPORTANTE: Puede suceder que los Anticipos se envíen hacia el POS en cuentas separadas dependiendo de varios facturas, ej. la Parametrización de SPACES y si existen otros Componentes a enviar a POS al momento de la sincronización. Si este es el caso, deben unir las cuentas en POS con la opción CAMBIAR y unificar todas las cuentas del mismo Evento en una sola cuenta de POS. El Anticipo, estando ahora con signo negativo se restará al total de la cuenta.
4) PARA FACTURAR LA CUENTA DE UN EVENTO DESDE EL POS: Dependiendo de cómo lo manejen operativamente, podemos activar un parámetro que permita que al momento de Emitir una Factura desde el POS no incluya los Anticipos ya pagados previamente (en Negativo). Los Anticipos seguirán apareciendo en la cuenta impresa del POS pero se omitirán en la Factura para que se muestre el saldo total del Evento. Operativamente, esto implica que, si previamente ustedes emitieron una Factura del Anticipo pagado anteriormente, deben emitir una NC sobre ese anticipo o bien no emitir la Factura sobre Anticipos recibidos antes del saldo de la cuenta.
Buscar una reservación
En la columna del lado izquierdo encontrará todos los parámetros para realizar la búsqueda de reservas:
- Código de reservaciones
- ID cliente: busque por RFC, RUT, etc.
- Apellido.
- Nombre.
- Tipo de evento.
- Fecha desde / hasta.
- Fecha de reservación.
- Fecha de verificación.
- Fecha límite.
- Estatus.
Ingrese alguno de los datos mencionados y haga clic en Buscar, en la lista se mostrarán todos los eventos que coincidan con el parámetro de búsqueda.
Ver cotización del evento
Ingrese en la reservación del evento: En la columna de en medio haga clic en el botón Cotización y se abrirá una ventana con la opción para previsualizar el documento en pdf, mismo que podrá imprimir, guardar o enviar por correo electrónico.
El Balance o Saldo que se muestra en los reportes de Eventos es igual a:
+ Total de Habitaciones
+ Total Eventos
- Anticipos Habitaciones
- Anticipos Eventos
- Garantías Aplicadas a Habitaciones
- Garantías Aplicadas a Eventos
= BALANCE (Saldo)
Sincronizar cargos del día
Esto se usa cuando el evento está en casa y desea realizar los movimientos del día.
Haga clic en el botón Sync Cuenta, con esto enviará los cargos que corresponden al día actual o fechas anteriores que no hayan sido sincronizadas.
Esto deberá realizarlo cada día a fin de tener registrados los consumos de cada día, el sistema mandará los cargos por rentas de espacios, equipos, servicios y productos que hayan sido reservados únicamente.
Consulte la sección "Aplicar prepagos a un evento" cuando los pagos anticipados de Sync sean negativos.Cargos de consumos extras
Todos los cargos extras deberá registrarlos en el módulo de Spaces y sincronizar con el Punto de Venta. Aunque puede hacer los cargos extras en el punto de venta de Banquetes y Eventos, no se recomienda hacerlo así para mantener consistencia en los datos de la reserva contra los cobrados en el POS.
Facturación de anticipos y cuentas de eventos
Para realizar la facturación de las cuentas de Eventos el procedimiento es el mismo realizado en el POS, el cual puede consultarlo en el apartado correspondiente llamado Facturación Electrónica - Caja Touch.
Check-out de un Evento
El check-out de un Evento se realiza en la parte superior modificando el Estatus. Cuando se hace check out de un evento no modifica los status de los espacios, servicios, equipos, productos si estos tienen status "checkin", "anulada" o ya estan "checkout", de igual manera no se puede dar "check-out" a un evento si no está primero en estatus "check-in". Esto es para poder identificar los status de cada componente del evento y poder verificar cuales fueron check-in, cuales anulados, etc.
Después que un evento está en estatus check-out ya no se puede hacer nada con sus componentes independientemente de que sus componentes aún aparezcan como Check-in.
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