Reserva de Mesas en POS con Spaces

Reserva de Mesas en POS con Spaces

Reserva de Mesas en POS con Spaces





Introducción

Esta funcionalidad le permite reservar mesas del POS para la unidad de negocios de Alimentos y Bebidas. 

Requisitos

Es necesario haber realizado la configuración del módulo antes de ser usado. Ver la guía de configuraciones aquí
Esta funcionalidad requiere de las siguientes licencias y módulos:
  1. POS para unidad de negocios de Alimentos y Bebidas con parámetro Selector de Areas habilitado. 
  2. Spaces (Control de Espacios) con tipo de Operación Restaurante
Si tiene dudas acerca de sus licencias, coloque un ticket en help.novohit.com a nuestro departamento administrativo.
Haga las configuraciones antes de utilizar este módulo. Ver la guía de configuraciones aquí.

Reserva de Mesas en Spaces

Abra el Módulo de:
      Spaces en Áreas - Eventos - Equipos → Reserva de Espacios
La ruta también se puede encontrar como: Areas-Eventos → Reservas de Espacios y/o Equipos
En caso de tener varios tipos de operación, seleccionar el que corresponda a Reservas de Mesas Restaurante.




Hacer clic en el botón Nueva Reservación.



En los parámetros de búsqueda de disponibilidad, defina fecha, hora y cantidad de personas.
Opcional: Si usted tiene habilitada la opción Clientes CxC (catálogo de clientes de cuentas por cobrar), puede seleccionar el cliente en la búsqueda para obtener resultados de tarifas según el segmento del cliente. 
Los resultados de búsqueda serán determinados según la disponibilidad real. Coloque la fecha y hora más apropiada para la búsqueda que esté realizando.
La hora de salida es importante para indicar el término de la reserva y liberar el espacio
Consejo útil
Cuando esté capturando una reserva en un call center, puede buscar un rango más amplio para ver toda la disponibilidad y sugerir al cliente algunas alternativas, podrá ajustar el horario una vez capturada la reserva. 
Presione el botón Buscar.



Los resultados serán los espacios (equivalente a las mesas del POS) disponibles por áreas.
Debe hacer clic en el botón con el signo más  para seleccionar un área.



Presione el bloque para verificar disponiblidad horaria de todos los espacios



En la nueva ventana, seleccione la o las mesas a reservar.
Cada espacio (mesa) se debe agregar de manera individual.
Cuando haya tomado las mesas necesarias, hacer clic en Aceptar.



Se regresará a la pantalla anterior donde indica cuántas mesas se están tomando para la reserva.
Hacer clic en botón Continuar.


En el siguiente paso indique el Origen de la Venta, aparecerán las opciones según la parametrización de su unidad de negocios.
Haga clic en el botón Guardar.



En la siguiente pantalla podrá agregar los datos del Cliente individual o del Cliente CxC, y poner notas en caso de que fuera necesario.
También cambiar datos estadísticos como Tipo de Evento, Origen y Descripción. Asimismo podrá anular la reserva. Más detalles sobre la operación del módulo de Spaces en Reserva de Espacios.



En la parte inferior podrá agregar o cambiar espacios (mesas), horario y notas de cada espacio. Más detalles sobre la operación del módulo de Spaces en Reserva de Espacios.



Para uso eventos, no se recomienda adicionar PRODUCTOS, EQUIPOS ni SERVICIOS, puesto que esto lo realizará en la cuenta.
Afectación de Disponibilidad
PRESUPUESTO si afecta disponibilidad
Si su unidad de negocios afecta disponibilidad con el estatus PRESUPUESTO, la reserva ya está tomando disponibilidad real y no debe cambiar estatus.
Si usted solo utiliza el módulo de Spaces para reserva de mesas de restaurante y no tiene una unidad de negocio para eventos, es probable que el estatus PRESUPUESTO ya tome disponibilidad. Si tiene dudas acerca de su configuración, coloque un ticket en help.novohit.com a nuestro departamento de Soporte.
PRESUPUESTO no afecta disponibilidad
Si su unidad de negocios no toma en cuenta el estatus PRESUPUESTO para la disponibilidad, entonces debe de efectuar los siguientes pasos.
Para que la reservación tenga efecto en la disponibilidad, se debe cambiar el estatus de la reserva.
Para cambiar el estatus, tiene dos opciones:
  1. Cambiar el Estatus a RESERVADO en la parte superior de la pantalla.




  1. Confirmar la reserva, seleccionar en la parte inferior la barra llamada Garantía y Facturación
Seleccionar la forma de Garantía o bien seleccionar Sin Garantía y luego seleccionar la casilla Confirmado.




Use las garantías para efectos estadísticos y toma de decisiones a futuro.
No es necesario hacer Check-in, Check-out o sincronizar cuenta
No realice Check-in, Check-out ni Sincronizar Cuenta.
Para Reserva de Mesas, no debe hacer Check-in, Check-out ni Sincronizar Cuenta. Estas operaciones no son necesarias, puesto que abrirá una mesa en POS (ver pasos siguientes).


Uso de Mesas Reservadas en POS Touch

A partir de que su reserva esté creada, podrá abrir cuentas en el POS Touch. Pero aparecerán las mesas reservadas. 
Posteriormente, la reserva de las mesas se reflejarán en el POS considerando lo siguiente:
  1. Que sea la fecha de la reserva.
  2. Que esté dentro del rango de tiempo del parámetro Minutos de Espera Mesa Reservada.
Al abrir una cuenta, aparecerán las reservas del día que estén dentro del rango de llegada según el parámetro Minutos de Espera Mesa Reservada. 
El Selector de Áreas mostrará: 
  1. Mesa
  2. Código de Reserva
  3. Hora Ingreso - Salida
  4. Titular de la reserva
El sistema mostrará el titular de la reserva en POS con esta prioridad:
  1. Cliente CxC
  2. Cliente
  3. Descripción del Evento
  4. Tipo de Evento
Puesto que el tipo de evento es obligatorio, si no registró ninguno de los valores anteriores, mostrará el Tipo de Evento. 




Para asignar la mesa solo debe seleccionarla, como medida de control, el sistema le pedirá confirmar que la mesa se esté asignando correctamente.




Una vez abierta, ya se tiene la cuenta donde podrá realizar todas las operaciones que normalmente realiza dentro del POS.

Cambio de Mesas o de Productos

Al cambiar una cuenta a otra mesa, o al cambiar un producto de una cuenta a otra, el selector de mesas mostrará las mesas que tengan reserva próxima, es decir, que estén en la fecha y dentro del rango de llegada según el parámetro Minutos de Espera Mesa Reservada.



Reportes

El personal de recepción de la unidad de negocios de Alimentos y Bebidas (Hostess/Host/Maitre) tendrá el control de sus mesas reservadas a través del Reporte Mesas Reservadas que podrá consultar en línea o imprimirlo para tener un seguimiento de las llegadas.
El reporte mostrará todas las mesas reservadas del día, independientemente del Tipo de Operación.
El reporte se encuentra en:
      Alimentos y Bebidas → Punto de Ventas → Reportes → Mesas Reservadas

Filtros - Parámetros


Descripción
Filtro
Indique la fecha de llegada de la reserva.
FECHA DESDE
Indique la hora de inicio de las reservas, deje en blanco para todo el día.
HORA DESDE
Seleccione el conjunto de estatus a consultar:
  1. Activas (PRESUPUESTO, RESERVADAS, CONFIRMADAS).
  2. Canceladas (ANULADAS, FUERA DE SERVICIO).
  3. Todas.
ESTATUS DE RESERVAS
(FILTRO RÁPIDO POR GRUPO)

Puede dejarlos en blanco para obtener el reporte de las reservas del día
El reporte mostrará todas las mesas reservadas, independientemente del Tipo de Operación.




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