Facturación de Folios (Proceso de Facturación en Cuentas por Cobrar)

Facturación de Folios (Proceso de Facturación en Cuentas por Cobrar)

En esta aplicación se realiza el registro, búsqueda y anulación de facturación de los folios que provienen de Front Office y Puntos de Ventas. Además, se pueden realizar las facturas de otras actividades económicas de la compañía de forma manual.
La pantalla inicial muestra las siguientes secciones:
Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos: Se realiza la búsqueda de las facturas ya realizadas, ingresando la información en los campos de la ventana.
Documentos Emitidos: Despliega las facturas que están pendientes de pago (Estatus Impresa o Captura). La información que se muestra puede ser ordenada por la columna Cliente o #Docto. Real.



Tipos de Facturación

Folios: Se utiliza cuando el sistema ha sido instalado en una empresa hotelera, ya que los folios son los registros de control individual de las operaciones dentro del hotel (Front Office y/o Puntos de Ventas), que luego deben ser facturados conteniendo uno o más de estos Folios.
Manual: Permite la facturación de detalles / ítems manuales.

Estatus de Facturas

Captura: se puede realizar modificaciones dependiendo del tipo de factura que se realiza.
Facturas de Folios: Permite modificar el folio asignado, agregar o quitar folios.
Facturas Manuales: Permite modificar, agregar o eliminar detalles/glosa.
Impresa: Una vez realizada la impresión de la factura no se permite realizar ninguna modificación. Las formas de impresión de factura son:
Impresión sin Efecto Fiscal: Documento No Fiscal (en México) y Documento Emitido Afecto, Documento Emitido Exento (Chile). 
Impresión de Comprobante Fiscal Digital: CFDI (México) y DTE (Chile).
Anuladas: es la forma de cancelar el saldo de la factura, es indispensable que la factura este impresa para que se pueda anular y no tener pagos aplicados.

Facturación de Folios

Para facturar los folios recibidos de los módulos operativos, realice los siguientes pasos:
Ingrese en Administración →Cuentas por Cobrar→Facturación de Folios.
En la sección Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos:
Registre el nombre del cliente al que desea facturar en el campo Seleccione Cliente. Es importante mencionar que los clientes se dan de alta previamente en el Catálogo de Clientes.
Presione botón Buscar.
En la sección REGISTRO y EMISION Documento por Cobrar, registre los siguientes campos:
Campos
Descripción
Giro
Despliega los giros comerciales activo para facturar, seleccionar el que corresponda.
Tipo Documento
Muestra los tipos de Documentos (Factura Electrónica, Exenta, Exportación, etc.) se debe seleccionar según corresponda el giro seleccionado
Referencias No Tributarias
Se ingresan las referencia externas(aplica en Chile)
Fecha
Indica la fecha actual, pero puede modificarse de acuerdo al mes que este abierto el módulo. Novohit permite hasta dos meses posteriores al mes abierto.
Detalle
Presione el check box de "Folios".
Observaciones
Puede registrar algún comentario referente a la factura.
Presione el botón Agregar.


En la sección Folios de documentos, presione las casillas de los folios a facturar (puede ser uno o varios). Se mostrarán todos los folios que están pendientes de facturar del cliente seleccionado. Al ir seleccionando los folios, se muestra el total en el campo total seleccionado.
Si el importe de la factura es correcto, presione el botón Seleccionar Folios.  
Para la impresión de documentos sin efectos legales presionar botón Imprimir o un comprobante fiscal digital el botón Generar CFD/DTE.


Notes
Tip: Puede realizar la búsqueda de folios por un rango de fechas en la sección Folios a Incluir, se capturarán los campos Fecha Desde - Fecha Hasta y presione el botón Buscar.

Facturación Manual

Para realizar el procedimiento de Facturación Manual, realice los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Cuentas por Cobrar → Facturación de folios.
En la sección Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos:
Capture el nombre del cliente al cual desea facturar en el campo Seleccione Cliente. Los clientes se dan de alta previamente en Catálogo de clientes.
Presione el botón Buscar.
En la sección Registro y Emisión Documento por Cobrar, capture los siguientes campos:
Campo
Descripción
Giro
Despliega los giros comerciales activo para facturar, seleccionar el que corresponda.
Documento
Muestra los tipos de factura (Factura Nacional, Exenta, Exportación, etc.) debe seleccionar según corresponda y registrar el folio de la factura (Chile).
Fecha
Indica la fecha actual, pero puede modificarse de acuerdo al mes que este abierto el módulo. Novohit permite hasta dos meses posteriores al mes abierto.
Detalle
Presione el check box "Manual".
Observaciones
Puede registrar algún comentario referente a la factura.
Presione el botón Agregar.



En la Sección Ítem Documentos capture los siguientes campos:
Campo
Descripción
Descripción
Registre el concepto/glosa del ítem a facturar, es decir, el detalle a facturar.
Cantidad
Número del Items
Subtotal
Ingrese el importe. Se calculara automáticamente el Precio Unitario dividiendo el importe Subtotal entre la cantidad. Si el documento es factura con impuesto y automáticamente se mostrarán los impuestos.
IVA
Muestra el importe de impuesto según este parametrizado (México 8% o 16%, Chile 19%). Se desplegaran las columnas de los impuestos que tiene el clienta activado en el Catálogo de Clientes
Descuento
Capturar el importe del descuento
Sub Total Exento
Ingrese el importe que no tiene impuesto (Chile facturas exportación y exentas).
Presione el botón Agregar.


Para la impresión de documentos sin efectos legales presionar botón Imprimir o un comprobante fiscal digital el botón Generar CFD/DTE.

Búsqueda de Facturas

La búsqueda de facturas de un cliente para modificar (Estatus Captura) o reimprimir (Estatus Impreso) se lleva a cabo realizando los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Cuentas por Cobrar → Facturación de folios.
En la sección Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos:
Capture el nombre del cliente en el campo Seleccione Cliente.
Seleccione qué facturas se mostrarán, haciendo clic en una de las opciones del campo ""Movimientos"":
Pendientes: Despliega las facturas con status capturadas e impresas con saldo pendiente de pago.
Pagadas: Despliega las facturas con status capturadas e impresas con saldo cero, es decir, que se realizó el pago.
Todas: Despliega las facturas con status capturadas, impresas y anuladas; con saldo pendiente de pago y saldo cero.

La búsqueda se realiza con la información capturada en los campos.
Presione botón Buscar.
El resultado de la búsqueda se mostrara en la sección Documentos Emitidos.

Modificación de Facturas

Para realizar la modificación de facturas o documentos si no se muestran en la sección Documentos Emitidos, se requiere la búsqueda de la factura o documento realizando los siguientes pasos:
Ingresar en Administración → Cuentas por Cobrar → Facturación de folios.
En la sección Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos:
Capture el nombre del cliente en el campo Seleccione Cliente.
Seleccione qué facturas se mostrarán, haciendo clic en una de las opciones del campo "Movimientos":
Pendientes: Despliega las facturas con status capturadas e impresas con saldo pendiente de pago.
o
Todas: Despliega las facturas con status capturadas, impresas y anuladas; con saldo pendiente de pago y saldo cero.
En la sección Documentos Emitidos presione en el número que le corresponda a la factura o documento de la columna #Interno y se desplegará el detalle del documento.
Realizar las modificaciones en los campos requeridos.
Presionar botón  Guardar.
Para la impresión de documentos sin efectos legales presionar botón Imprimir o un comprobante fiscal digital el botón Generar CFD/DTE.




Reimpresión de Facturas

Para reimprimir facturas o documentos si no se muestran en la sección Documentos Emitidos, se requiere la búsqueda de la factura o documento realizando los siguientes pasos:
Ingresar en Administración → Cuentas por Cobrar → Facturación de folios.
En la sección Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos:
Capture el nombre del cliente en el campo Seleccione Cliente.
Seleccione qué facturas se mostrarán, haciendo clic en una de las opciones del campo "Movimientos":
Pendientes: Despliega las facturas con status capturadas e impresas con saldo pendiente de pago.
o
Todas: Despliega las facturas con status capturadas, impresas y anuladas; con saldo pendiente de pago y saldo cero.
Para reimprimir un documento en la sección Documentos Emitidos, haga clic en el número de la factura o documento ubicado en la columna #Docto Real.
  • Para documentos sin efecto fiscal, presione el número del documento.
  • Para realizar la reimpresión gráfica, haga clic en el número del CFD/DTE con extensión PDF.
  • Para descargar el archivo electrónico en formato XML, haga clic en el número con extensión XML.


Cancelar, Anular Documentos no Fiscales

Novohit no permite borrar las facturas no fiscales ya impresas, sin embargo permite cancelar quedando registrada la factura con estatus Anulada.
Es indispensable que las facturas a anular no cuenten con pagos aplicados. Para cancelar o anular facturas, realice los siguientes pasos:
Ingrese en Administración → Cuentas por Cobrar → Facturación de Folios.
En la ventana Busca Documentos por Cobrar Registrados y/o Emitidos:
Capture el nombre del cliente en el campo Seleccione Cliente.
Seleccione qué facturas se mostrarán, haciendo clic en una de las opciones del campo "Movimientos":
      Pendientes: Despliega las facturas con status capturadas e impresas con saldo pendiente de pago.
      Pagadas: Despliega las facturas con status capturadas e impresas con saldo cero, es decir, que se realizó el pago.
      Todas: Despliega las facturas con status capturadas, impresas y anuladas; con saldo pendiente de pago y saldo cero.
Presione el botón Buscar.
Seleccione de la sección Documentos Emitidos:
Presionar en el número de factura que desea anular en la columna #Interno, se desplegará el detalle del documento.
Presione el botón Anular en la sección Documento###.

Emisión de Notas de Crédito en México CFDi, Chile DTE

La cancelación de documentos tributarios/fiscales se realiza de acuerdo al pais

México (CFDi)

Cancelación CFDI
Notas de Crédito con CFDi en Cuentas por Cobrar - México

Chile (DTE)

Notas de Crédito Electrónica de DTE Cuentas por Cobrar - Chile