Histórico de Huéspedes

Histórico de Huéspedes

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Esta opción permite crear, consultar, modificar y unificar datos de huéspedes en el histórico, los que podrán ser utilizados al momento de reservar o registrar habitaciones. Para entrar seleccione: Front Office → Recepción → Histórico de Huéspedes.

En esta aplicación se visualizaran 3 secciones, Datos del Huésped, Buscar Huésped y Selección Huésped.

Registrar Nuevo Huésped

Para registrar un nuevo huésped en el Histórico de Huéspedes, debe ingresar la información requerida en la sección Datos del Huésped.

Una vez completados los campos correspondientes, presione el botón Grabar Datos de Nuevo Cliente para guardar el registro.

Si desea descartar la información ingresada y no registrar al huésped, presione el botón Ignorar.

Buscar y Modificar Datos de Huéspedes

Para realizar la búsqueda de clientes, debe ingresar uno o más datos en la sección Buscar Huésped y hacer clic en el botón Buscar, con el fin de localizar coincidencias en el Histórico de Huéspedes.

Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la sección Seleccione Huésped, de acuerdo con los filtros aplicados.

Para editar los datos de un huésped, debe hacer clic en el ícono de Lápiz ubicado en la primera columna del registro correspondiente. Al seleccionarlo, la información del huésped se cargará automáticamente en la sección Datos del Huésped, donde podrá realizar las modificaciones necesarias.

Una vez efectuados los cambios, presione el botón Actualizar Datos del Cliente para guardar la información actualizada.

Si desea descartar las modificaciones realizadas y no guardar los cambios, presione el botón Ignorar. 

Definir como Cliente Frecuente: Para incluir al huésped como cliente frecuente en caso de que aún no lo sea. Este botón sólo se mostrará cuando el huésped no esté registrado como cliente frecuente.

En el filtro de búsqueda, se han añadido restricciones para mostrar sólo la información del centro en el que se está trabajando.

Unificar Datos de Clientes (Merge)

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Esta funcionalidad permite unificar la información de uno o más huéspedes o clientes en un solo registro, seleccionando de forma controlada los campos que se desean conservar.

Al realizar la unificación de clientes, el sistema consolida automáticamente la siguiente información asociada:

1. Históricos de reservas de hotelería.

2. Históricos de estadías de hotelería.

3. Consumos de Punto de Venta (POS) asociados al cliente.

4. Históricos de eventos y grupos (SPACES).

5. Información relacionada con el tipo de cliente, incluyendo los casos en que el cliente esté definido como Cliente Frecuente.
   

6. Respuestas de los clientes a las encuestas de satisfacción.

Este proceso asegura la continuidad de la información histórica y evita la duplicidad de registros dentro del sistema.

Requerimientos básicos

Para poder utilizar esta funcionalidad debe reasignar los permisos para esta aplicación a los roles pertinentes: Esto se realiza en: Configuraciones → Configuración Roles Operación → Define Roles

Debe seleccionar el rol que corresponda con el Lápiz y luego habilitar la casilla Histórico de Huéspedes.

Luego debe recargar el navegador y limpiar la memoria caché del navegador para poder ver esta nueva funcionalidad.

Para más información respecto ala definición de roles puede consultar el manual Define Roles. 

Tutorial Unificar Datos de Huésped

Como se puede observar en el tutorial, los pasos para unificar datos de clientes son los siguientes: 

1. Diríjase a la sección Buscar Huésped e ingrese los datos generales de los clientes que desea unificar.
   
2. Al presionar el botón Buscar, se mostrarán los resultados en la sección Seleccione Huésped.
3. En la sección Seleccione Huésped deberá seleccionar en el check box de la columna unifica (columna 3) los clientes que desea unificar. 
   
4. Posteriormente, presione el botón Unificar. Al hacerlo, se desplegará automáticamente una nueva sección en la parte inferior de la sección Seleccione Huésped.
5. En esta nueva sección, deberá seleccionar los datos que desea conservar, marcando el check box correspondiente en cada columna, según el cliente seleccionado y el tipo de dato indicado en la columna 1.
6. Finalmente, el sistema guardará los campos seleccionados, consolidando la información de ambos clientes en un solo registro.
   

Unificación de Clientes Frecuentes

Cuando uno o más de los clientes seleccionados para unificar corresponden a Clientes Frecuentes, el sistema aplica reglas adicionales para asegurar la correcta consolidación de la información y evitar duplicidades.

Información visible en la selección de clientes 

En la ventana Seleccione Huésped, el sistema muestra columnas para casos de Clientes Frecuentes, tales como:

• Código de Cliente Frecuente

• Status Cliente Frecuente

• Fecha desde Cliente Frecuente

• Saldo de puntos

Esta información permite identificar claramente qué clientes poseen beneficios asociados a programas de fidelización antes de realizar la unificación.

Reglas de unificación cuando existe Cliente Frecuente

Al realizar la unificación, el sistema considera los siguientes escenarios:

1. Cuando el cliente que se actualiza (Cliente 1) no es frecuente y el cliente a eliminar (Cliente 2) sí es frecuente.

   • Se elimina el registro de Cliente Frecuente del Cliente 2.

   • El estado de Cliente Frecuente se asigna al Cliente 1.

2. Cuando el cliente que se actualiza (Cliente 1) sí es frecuente

   • Se mantiene su identificador de Cliente Frecuente.

   • Si el Cliente 2 también es frecuente, su registro de Cliente Frecuente será eliminado.
     

Durante la unificación, el sistema toma como referencia el primer cliente seleccionado (Cliente 1) para definir el registro final. Por este motivo, se recomienda revisar cuidadosamente el orden de selección y los datos marcados antes de confirmar la unificación.

Los puntos acumulados, movimientos y cualquier información relacionada al Cliente Frecuente eliminado se traspasan al cliente que se mantiene activo.

El sistema elimina automáticamente los registros de Clientes Frecuentes de los clientes duplicados como resultado del proceso de unificación.

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