Registro y Ajustes de Folios

Registro y Ajustes de Folios

Esta aplicación permite buscar, modificar, capturar y ajustar los folios (registros de control individual de las operaciones o transacciones) para emitir una deuda por cobrar. Pueden ser enviados desde el módulo de Front Office y/o Puntos de Venta y se puede facturar uno o varios al mismo tiempo. 
Puede ingresar a través de Administración →Cuentas por Cobrar→Registro y Ajuste de Folios.
La pantalla inicial muestra las siguientes secciones:
Búsqueda de Folios y Ajustes: se realiza la búsqueda de folios ya cargados, desde los módulos del Front y Puntos de Venta.
Folios Registrados: Muestra los folios cargados.

Estatus de los Folios

Cargado: El folio está disponible para ser facturado.
Facturado: El folio fue utilizado en una factura impresa.
Asignados a Factura: El folio integra una factura la cual todavía no se imprime.

Búsqueda de Folios

Para realizar la búsqueda de folios, realice los siguientes pasos:
Ingrese a Administración →Cuentas por Cobrar→Registro y Ajuste de Folios.
En la sección Búsqueda de Folios y Ajustes registre la información del folio que desea buscar en los siguientes campos:
Campos
Descripción
Seleccione Cliente
Seleccione un cliente dando clic en la list box o escriba el nombre del cliente al que asignó el folio.
Fecha de Carga desde - hasta
Ingrese un periodo de tiempo o un día en formato dd/mm/aaaa.
Folio de CxC
Número de folio de Cuentas por Cobrar.
Origen
Haga clic en este list box para seleccionar el origen del folio, puede ser checkout, abono a cuenta, punto de ventas, etc.
Status
Seleccione de los estatus cargados, facturados, asignados a una factura; o seleccione " Todos los Status".
Presionar el botón Buscar.
En la sección Folios Registrados se mostrará el resultado de la búsqueda o desplegará el mensaje " No hay Registros".



Modificación de Folios

Puede modificar el cliente o la descripción de los folios solamente cuando se tiene el estatus de Cargado, realizando los siguientes pasos:
Ingrese a Administración →Cuentas por Cobrar→Registro y Ajuste de Folios.
En la sección Búsqueda de Folios y Ajustes registre la información en los siguientes campos:
Campos
Descripción
Seleccione Cliente
Seleccione el cliente al cual fue asignado por error haciendo clic en el list box o indique el nombre del cliente.
Fecha de Carga Desde - Hasta
Ingrese un periodo de tiempo o un día con formato dd/mm/aaaa.
Folio CxC
Número de folio de Cuentas por Cobrar.
Origen
Haga clic en este list box para seleccionar el origen del folio, puede ser checkout, abono a cuenta, punto de ventas, etc.
Status
Seleccione de los estatus cargados, facturados, asignados a una factura; o seleccione " Todos los Status".
Presione el botón Buscar.



En la sección Folios Registrados se mostrará el resultado de la búsqueda o se desplegará el mensaje " No hay Registros". 

Haga clic en la columna Folio en el número de folio que desea modificar.
En la sección Folio XX puede modificar los siguientes campos:
Campo
Descripción
Clientes
Seleccione el cliente al cual pertenece el folio, haciendo clic en el list box o registrando el nombre. El nuevo cliente debe tener el mismo tipo de moneda que el cliente original.
Descripción
Ingrese nueva información, borre o modifique la que se muestra en el folio.
Presione el botón Actualizar Folio.

Si el cliente al que se envió el folio por error tiene una moneda diferente, deberá realizar un ajuste al folio y registrar un folio manual al cliente correcto con la información correspondiente.

Alta, Carga de Folio Manual

Para registrar el Folio Manual, se realizan los siguientes pasos:
Ingrese en Administración→Cuentas por Cobrar→Registro y Ajustes de Folios.
En la sección Registro y Ajuste de Folio, ingrese el cliente al cual desea realizar la carga del folio manual en el campo Seleccione Cliente.
Haga clic en el botón Buscar.
En la sección Registro de Folio ingrese la información de los siguientes campos:
Campos
Descripción
Fecha del Folio
Se mostrará la fecha actual, sin embargo puede ser modificada (permite capturar dentro del periodo abierto cualquier día, pero que no esté generada la póliza de ese día de Cuentas por Cobrar).
Origen
Haga clic en este inbox para seleccionar qué tipo de folio es, puede ser Checkout, Advance, POS, Facade.
Documento
Número de Folio que se está agregando.
Monto
Indique el monto que se está agregando.
Status
Seleccione si es está cargado, facturado o asignados a factura. 
Descripción
Ingrese un comentario relacionado al folio que está cargando. En este campo se puede registrar el nombre del huésped, en caso de ser un folio del Front.
Estadía
Permite registrar la información referente a la cuenta como Hab (Número de habitación ocupada), Personas (Número de personas en la habitación), Estadía (periodo de ocupación).
Presione el botón Grabar Folio.

Ajuste a un Folio

Para realizar un ajuste a un folio es necesario realizar los siguientes pasos:
Ingrese a: Administración→Cuentas por Cobrar→Registro y Ajustes de Folios.
En la sección Búsqueda de Folios y Ajustes capture la información de los siguientes campos:
Campos
Descripción
Seleccione Cliente
Seleccione el cliente al cual desea realizar el ajuste de folio.
Fecha de Carga
Ingrese un periodo de tiempo o un día en formato dd/mm/aaaa.
Folio de CxC
Indique el número de Folio de cuentas por cobrar.
Origen
Seleccione el módulo donde se originó el folio, por ejemplo Checkout, Advance, POS, etc. o seleccione "Todos los Orígenes".
Status
Seleccione si es un folio Cargado, Facturado o Asignado a una Factura, de lo contrario seleccione "Todos los Status".
Si desconoce información de estos campos, al seleccionar el cliente se desplegarán todos los folios que tiene asignados.
Presione el botón Buscar.
Seleccione el folio a ajustar de los que se despliegan en pantalla, posicionándose y dando clic en el número de folio.
En la sección Carga Ajuste del Folio XX, se capturará la importe del folio con signo negativo, si se desea disminuir o anular y con signo positivo si se desea aumentar, en el campo Monto.
En el campo Concepto se indicará el concepto de ajuste de los que se tienen establecidos en el sistema, seleccione el que corresponda.
Puede capturar un comentario referente al ajuste en el campo Descripción.
Presione botón Grabar Ajuste. 


En Novohit para resguardar la integridad de la información No se borran Folios, para anular o dejar sin efecto (en cero), se realiza un ajuste de la misma cantidad pero con signo negativo. Al ser el saldo de folio cero, no se muestra al momento de la facturación.
La fecha del ajuste será la fecha del día en que se realice (no puede ser retroactiva).

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