Sync entre Novohit y SiteMinder Channel Manager

Sync entre Novohit y SiteMinder Channel Manager

Novohit puede conectarse a SiteMinder y permitir el control de las tarifas, disponibilidades y restricciones desde nuestra plataforma PMS de Novohit, automatizando el proceso de la venta online en todos los canales OTA y GDS que tenga a través de SiteMinder Channel Manager.

Notes
Para ver la sincronización entre Novohit y el Booking Engine HotelRSV, vea la guía Sync con HotelRSV.

Introducción

La sincronización de datos entre Novohit y Siteminder se realiza a través del PmsXChange API v2 oficial de Siteminder por medio de XML desde Novohit hacia Siteminder y desde Siteminder hacia Novohit.
Cabe destacar que Siteminder envía el XML de las OTAs tal cual como lo recibe, Siteminder no modifica el XML recibido de las OTAs.

Datos sincronizados entre Novohit y Siteminder

Envío de:

  1. Tarifas

  2. Restricciones:

    1. MinStay
    2. Close
    3. Close To Arrival (CTA)
    4. Close to Departure (CTD)

  3. Disponibilidad global

Recepción de:

  1. Reservas

Alert
Siteminder no recibe restriccion de tipo LOS (Length of Stay, Estadía Exacta)
Para conectar Novohit con SiteMinder Channel Manager deberá cumplir con los siguientes requerimientos:
  1. Tener contrato de servicio de Channel Manager vigente con SiteMinder, este servicio servicio es independiente a Novohit y aplicará las condiciones que SiteMinder determine.
  2. Contratar con Novohit la Interface de conectividad con SiteMinder, podrá hacer la solicitud vía Ticket en https://help.novohit.com
  3. Esperar a que nuestra mesa de ayuda le confirme vía el mismo Ticket, las fechas para la integración. En ese Ticket recibirá las instrucciones y documentación de inicio.
  4. Se asume que el usuario sabe registrar Agencias y crear Temporadas, por lo que en este documento sólo abordamos los temas que permitirán enlazar las agencia (OTAS) con el Channel Manager de SiteMinder. Si tiene duda sobre el registro de Agencias y Temporadas consulte a las secciones correspondientes del Manual de Novohit.
Los temas que debe dominar para realizar este procedimiento son:
  1. Registrar Agencias (Canales).
  2. Crear o Editar Temporadas incluyendo el Manejo de Temporadas Maestras y Temporadas Derivadas.
Info
Sincronización de Reservas
Las reservas capturadas en HotelRSV se enviarán a Novohit automáticamente cuando la transacción se concluya.
Gestión de Reservas y parámetro RsvWeb_Avail_Control

Configuración Inicial: Enlaces y Vinculaciones entre Novohit y SiteMinder

Si solicitó la activación del servicio  de SYNC con SiteMinder, siga estos pasos para comenzar a utilizar la interface.

Agencias de Novohit con Canales u OTAS en SiteMinder 

Para enlazar Agencias con SiteMinder primero se debe crear la agencia de acuerdo al manual Registro de Agencias o Empresas con Convenio.
Una vez que se tiene registrada la agencia, se debe enlazar con las OTAS de SiteMinder de la siguiente forma, ingrese en: Front Office → Ventas → Registro de Agencias y Empresas.


En el campo Agencia en SiteMinder seleccione de la lista desplegable la Agencia equivalente en SiteMinder.
Seleccione la casilla Canal Propio de Internet.
Haga clic en el botón Agregar.
Repita estos pasos para todas las agencias que desee vincular.

Alert
Sólo se deben asociar las agencias que se utilizarán efectivamente, no asocie más canales que no vaya a utilizar.

Tipos de Moneda

Alert
  1. Al realizar este registro, se debe verificar que las agencias tengan el mismo tipo de monedas que SiteMinder.
  2. Sólo se debe asociar las agencias con el Tipo de Moneda que está usando en SiteMinder, por ejemplo, si en SiteMinder su tarifa base es USD, en Novohit sólo debe asociar la Agencia correspondiente a la OTA en USD.
Notes
No se recomienda asociar agencias con otro tipo de moneda diferente al que se usa de base en SiteMinder. Sin embargo, si se configura más de una Agencia en Novohit (cada una con diferente tipo de moneda) con la misma OTA o Canal en Siteminder, el algoritmo de Novohit intentará asociar el tipo de Moneda que llega desde Siteminder a la Agencia correspondiente en Novohit que coincida con el tipo de Moneda. Solicite por Ticket esta configuración.

Impuestos en Reservas

Los impuestos posibles a aplicar son:
  1. AmountBeforeTax (Antes de Impuestos).
  2. AmountAfterTax (Después de Impuestos).
Una vez recibidas las tarifas de SiteMinder, el impuesto se determina según la configuración de impuestos de la agencia (canal/OTA) en Novohit. Novohit tomará la tarifa que corresponda. Si desde SiteMinder se recibe una tarifa con impuestos diferente a la de la agencia en Novohit, se hace la conversión de los montos al momento de guardar la reserva en Novohit para mantener consistencia.
Alert
  1. Se debe verificar que el manejo de los impuestos sean iguales en Novohit que en SiteMinder. Ejemplo: si en SiteMinder la tarifa es con impuestos incluidos en Novohit también debe ser así. De lo contrario, cuando lleguen las reservas podrán tener disparidades.
  2. El campo % (de la línea Tipo de Tarifa), debe indicar el monto total de impuesto o impuestos que puede traer la tarifa, ese porcentaje lo utilizará Novohit para convertir la tarifa (sumar o desglosar) según se indique en el canal externo al recibir la tarifa.
  3. Este porcentaje de impuesto sólo es para convertir la tarifa que reciba desde canales externos, los impuestos que se aplicarán en la operación se definen en otro lado y no se verán afectados por este valor.

Tipos de Habitaciones en Novohit y en SiteMinder

En Novohit

Se deben enlazar los Tipos de Habitaciones, para ello se debe ingresar en: Configuraciones → Configuración Operaciones → General → Define fotografías por Tipo de Habitación.
Se mostrará la siguiente pantalla:


En Siteminder

Ingresar a: Distribución → Conexiones → Novohit 


Dar click en el código de Habitacion / Inventario, aparecerá una ventana PMS ROOM RATE ACTIONS y luego la opción Edit PMS Mapping. Ahí podría ingresar el código de Habitacion/Inventario (Inventory Code, Room Code) usando el mismo id_tp_room que obtiene en Tipos de Habitación PMS - Novohit (room_types), según se muestra en la imagen de la sección anterior "En Novohit".


Temporadas de Novohit con Tarifas y Restricciones en SiteMinder

Alert
Para realizar el proceso es necesario haber concluido el paso anterior de Vinculación de Agencias con los Canales de SiteMinder.
Notes
Cada vez que se cree un nuevo Rate Plan en Siteminder, se deberá realizar esta configuración.
Para determinar cuáles Temporadas de Novohit se mapearán hacia Siteminder.

En Novohit

Ingrese a Front Office → Ventas → Define Temporadas y Tarifas por Agencia.
La pantalla mostrará cuatro secciones:
  1. Busca Temporada: en esta sección podrá empezar a escribir el nombre de la agencia y el sistema realizará un filtro basado en los caracteres ingresados.
  2. Envío de Tarifas a Siteminder: esta sección mostrará las agencias que fueron vinculadas en el paso anterior, también muestra la moneda que utilizará cada una. Si alguna Agencia no se muestra en esta sección, es porque no fue vinculada según el paso anterior.
  3. Define Temporada: en esta sección se crean las temporadas, las derivaciones de tarifa y se enlazan a las tarifas de SiteMinder.
  4. Temporadas Definidas: esta sección muestra todas las temporadas (tarifas) creadas para la Agencia consultada.

Para enlazar las tarifas se deben Crear Temporadas necesarias dentro de la Agencia que corresponda, para ello:
  1. Seleccione la Agencia, puede seleccionarla fácilmente haciendo clic en el ícono Lápiz en la sección Envío de Tarifas hacia Siteminder.
  2. En la sección Define Temporada deberá ingresar la información en los campos correspondientes según se indica en el manual Manejo de Tarifas Maestra y Derivadas, pero en este paso se debe agregar el Código de Tarifa para enlazar con la tarifa correspondiente en SiteMinder:
  1. Tarifa STMN: Se debe crear un código de tarifa, con caracteres alfanuméricos (sin caracteres especiales, tildes, guiones o acentos) con un máximo de 9 caracteres.
  2. Seleccione la tarifa Maestra del campo de búsqueda Temporada Maestra.
  3. Indique el Factor a aplicar, teniendo tres opciones:
  1. Dejar vacíos: se aplicará la misma tarifa maestra.
  2. Monto: podrá indicar con signo (+ ó -) un monto para incrementar o disminuir la tarifa. Ejemplo: el valor 100 incrementará cien pesos (o la moneda utilizada en la agencia), el valor de la Tarifa Maestra; mientras que el valor -100 restará cien pesos (o la moneda utilizada en la agencia) del valor de la Tarifa Maestra.
  3. Porcentaje: podrá indicar con signo (+ o -) un porcentaje para incrementar o decrementar la tarifa. Ejemplo: El valor 10 incrementará diez porciento al valor de la Tarifa Maestra; mientras que el valor -10 restará diez porciento del valor de la Tarifa Maestra.

En Siteminder

El mapeo en Siteminder es donde se realiza la conexión de las tarifas de Novohit con el Tipo de Habitación y la cantidad de personas por tarifa. Para realizar esto, se debe:
Ingresar a Siteminder en la URL y con las claves provistas por Siteminder. Este acceso es independiente a Novohit y deberá solicitar su acceso a Siteminder.
Del menú superior seleccione Novohit.
Se mostrará la siguiente pantalla donde verá, por cada Tipo de Habitación, en la columna izquierda la tarifa y en la columna derecha el mapeo, en esta última columna es donde deberá hacer clic para crear el mapeo o modificarlo. Aparecerá una ventana PMS ROOM RATE ACTIONS y luego la opción Edit PMS Mapping:



Se abrirá la siguiente pantalla donde deberá observar lo siguiente:
  1. El mapeo se realiza por Tipo de Habitación y por Tarifa.
  2. El código de Habitación y de Inventario lo obtuvo desde Tipos de Habitación PMS - Novohit como fue descrito en el paso anterior.
  3. El código de tarifa es el mismo que fue creado en Novohit según lo indicado en el apartado Enlace de Tarifas con Siteminder, este código, llevará un guión medio y un número que será proporcionado por Novohit el cual indica si la tarifa es para una o dos personas, según la parametrización que se tenga en Novohit.

Idea
Se sugiere que el nombre de la tarifa sea el mismo en Novohit que en Siteminder siguiendo la sintaxis: Nombre Tarifa - Clave Tarifa, ejemplo Weekend - WEEKND.
Alert
Si por algún motivo el hotel decide no enviar tarifas a Siteminder desde Novohit, de todas maneras se deben crear todos los pasos indicados, en particular:
Se deben enlazar el código de Tipo de Tarifa de Novohit en Siteminder, aunque no haya temporada, igual debe ir el código con el guión, ejemplo: -12.

Notas sobre la Sintaxis Tarifa

Para enlazar las Temporadas entre Novohit y Siteminder, Novohit utilizará la siguiente combinación de códigos:
  1. Tipo de Habitación (ej: 2), el cual será el mismo para Código de Habitación y Código de inventario.
  2. Temporada (Rate Plan), ej: BDVOL19 y Tipo de Tarifa: (ej: 13) se usarán para el Código de Tarifa en Siteminder.
En particular, para las tarifas (Rates Plan) se maneja una combinación de la temporada más el tipo de tarifa separados por un guión sin espacios (cd_stmn_rate_plan-id_tipo_de_tarifa), este código se crea uniendo estos dos conceptos:
  1. Código de Enlace de la Tarifa (Temporada), ej. BDVOL19
  2. Código de Tipo de Tarifa (que puede ser Sencilla, Doble), ej. 13

Notes
Al ingresar el código de Tarifa STMN en Novohit, se debe recordar que Novohit enviará ese código (BDVOL19) junto con el código de Tipo de Tarifa (13) y Siteminder lo integrará sepadado por un guión BDVOL19-13.
Alert
Si por error en Tarifa STMN colocamos BDVOL19-13 y Novohit envía este código con el del Tipo de Tarifa (13), al ingresarse en Siteminder el código será BDVOL19-13-13 por lo tanto, no lo encontrará y enviará un warning indicando que ese tipo de tarifa no existe.
Por lo tanto, el código de la tarifa en Siteminder será BDVOL19-13. Este código es el que se ingresará en Siteminder en el menú Novohit → Habitaciones y Tarifas → Nombre Tarifa.
Notes
En Siteminder, en el menú Novohit → Habitaciones y Tarifas se debe seleccionar la casilla "Mostrar las habitaciones no mapeadas a Novohit" con la finalidad de comprobar que no queden tarifas sin mapear.


Garantías en Novohit con Formas de Pago en Siteminder

Se debe definir el Tipo de Garantía que se utilizará para confirmar las reservaciones, para ello, debe ingresar en: Configuraciones → Configuración Front Office → Caja → Define Garantías de una Reservación.
Notes
Si usted no encuentra esta opción, ingrese un ticket en help.novohit.com


El tipo de garantía que se utilizará en la reserva debe ser el primero (según campo show_order) que tenga habilitado el campo "Uso app WEB" y debe ser el primero en la lista (según la columna Orden).
Dependiendo del valor de los campos "Confirma RSV" y "e-pay" del tipo de garantía confirmará o no la reserva de STMN (si ambos están activados -> Confirmada, si alguno no está activado -> No confirmada).
Si la reserva está confirmada quedará con status Garantizada, de lo contrario quedará como No Garantizada.
Alert
El Tipo de Garantía que se utilizará en la reserva debe ser el primero (según campo show_order) ya que de lo contrario podrán haber errores en la interface.
Notes
En Siteminder no se debe realizar ninguna operación para vincular las formas de pago.
Idea
No hay forma de saber si las reservas que llegan por Canales OTAs a traves de Siteminder están efectivamente pagadas o no, esto es una limitación de las OTAs, no de Siteminder ni de Novohit. Las OTAs no tienen una forma consistente de informar a Siteminder y por ende a Novohit que una reserva está pagada. Por esto todas las reservas se deben registrar con el mismo Estatus, el mismo Tipo de Garantía.

Anticipos

Es posible registrar Anticipos para las Reservaciones que llegan por Siteminder. Esto se aplicaría para todas las reservas, ya que la información que llega de las OTAs no indica si una reserva efectivamente fue pagada o no.
Idea
En general se recomienda que los Anticipos se registren manualmente. 

Campos de Estadísticas

Para todos los campos de estadísticas de la reserva recibida (Origen de ventas, categoría de atención, tipo de huésped, planes) Novohit utilizará el valor que está definido como default en cada una de las estadísticas.
El hotel debe verificar que cada campo de Estadísticas (Configuraciones → Configuración Front Office → Estadísticas → …) tenga seleccionada la casilla Aplica al Reservar.
Ejemplos:

Origen de Ventas



Categoría de Atención



Tipo de Huésped



Aspectos a Considerar Durante la Fase de Arranque y Días Posteriores Inmediatos a la Activación de la Interface

Todas las reservaciones que se generen durante el proceso de conexión Novohit - Siteminder deberán sincronizarse automáticamente.
Las reservaciones anteriores a la fecha de arranque de la conexión con Siteminder no se sincronizarán y si éstas fueron ingresadas manualmente en Novohit, es probable que Siteminder notifique un error de respuestas del PMS, en estos casos iniciales se debe resolver manualmente:
  1. Verificar la fecha de creación de la reserva en ambos sistemas.
  2. Si la fecha de creación de la reserva es inferior a la fecha de arranque de conexión Novohit - Siteminder se deberá realizar el cambio (modificación o cancelación) manualmente.

Formas de Pago

Existen dos opciones para registrar las garantías que llegan de los canales de Siteminder:
  1. Modalidad A: Como Anticipo por Reservas y por lo tanto, deberán ser manejados como tal.
  2. Modalidad B: Sólo como dato informativo en el campo Garantía, en este caso, solo graban los datos de manera informativa sin ningún tipo de afectación a la cuenta.
  3. Siteminder no proporciona detalles sobre si las garantías son confirmadas como anticipos o no, por lo que no se puede mapear a Novohit de manera dinámica. Los datos que envían son solamente informativos, por lo que deberán definir cuál modalidad aplicar para configurarla en el sistema.

Validaciones posteriores

Se recomienda que al menos durante los primeros 30 días desde la implementación se estén verificando las reservas que lleguen desde Siteminder ya que algunas podrán haber sido ingresadas manualmente, esto es para evitar duplicidad de reservas o sobreventa.
BNota:

Sincronización de Reservas y Recepción de Reservas desde GDS / OTAS / Siteminder

Novohit recibe las reservas desde Siteminder aproximadamente cada 6 minutos.
Idea
Cada vez que se recibe una reserva, Novohit envía hacia Siteminder la disponibilidad para las mismas fechas de la reserva recibida.

Sincronización de tarifas y restricciones hacia GDS / OTAS / Siteminder

La interface de Novohit con PMSXChange de Siteminder permite sincronización de datos de Tarifas y Restricciones hasta 750 días a Futuro. Si las temporadas tienen más de 750 días en el periodo, Novohit enviará hasta 750 días.

Sincronización de disponibilidad hacia GDS / OTAS / Siteminder

La disponibilidad real de Novohit se sincroniza en dos formas:
  1. Cada vez que se recibe una reserva, Novohit envía hacia Siteminder la disponibilidad para las mismas fechas de la reserva recibida.
  2. Novohit enviará la disponibilidad total del hotel aproximadamente 20 minutos o menos. Cada envío de disponibilidad será únicamente de los próximos 90 días.
Siteminder no gestiona la disponibilidad de cada OTA, por lo que NOVOHIT envía a Siteminder la disponibilidad del hotel, no las adjudicaciones de las agencias. Se añadió una nueva configuración en la interfaz entre Siteminder y NOVOHIT, para que las reservas recibidas de Siteminder no sean rechazadas en NOVOHIT por motivos de disponibilidad, ya que se supone que esta verificación se realizó en Siteminder.

Allotment o Disponibilidad por Agencia, Canal, OTA o GDS

Siteminder no permite asignar disponibilidad diferenciada por Agencia, Canal, OTA o GDS. Todos los canales deben tener la misma disponibilidad, por lo que Novohit envía la disponibilidad real de todo el hotel.
Warning
HotelRSV sí considera la asignación de agencias (canales) como una característica. Consulte Sincronización con HotelRSV.

Sobreventa

La interface con Siteminder no prevé configurar Sobreventa (overbooking) aún si hay % configurado en Tipos de Habitaciones.
Warning
La disponibilidad que se envia a Siteminder no incluye este % de sobreventa. Siteminder siempre recibe la disponiblidad e inventario real sin sobreventa. 

Modificaciones de Reservas desde GDS / OTAS por Siteminder

Cuando existe una modificación de reserva en la OTA, en Novohit se crea una nueva reserva, pero se mantiene el código de la reservación original de la OTA para mantener referencia y trazabilidad.
Siteminder envía a Novohit toda la reserva completa con todos los datos, es decir, no envía únicamente los cambios.
La interface Novohit - Siteminder solo prevé que los cambios de las reservas vengan de Siteminder a Novohit y no viceversa ya que Siteminder no acepta cambios en reservas por parte del PMS, por lo que si usted realiza cambios en Novohit y luego llega un cambio de Siteminder, se perderían los cambios realizados en Novohit.
Puesto que algunos campos no son estándar, se arriesgaría a perder la trazabilidad de los cambios (Deltas) de las reservas si el sistema tratara de identificar únicamente los cambios de todos los campos.
Usted puede buscar una reserva por código OTA, por código Novohit y obtener todas las reservaciones asociadas por cambios.

Bitácora de Transacciones entre Novohit y Siteminder


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